Zo organiseer je een toneelvoorstelling

Begin met de speeldatum, locatie en rolverdeling; die bepalen vrijwel alle vervolgstappen. Verzamel daarna tekstbestanden, maak een repetitierooster en werk decor, kostuums, rekwisieten en techniek parallel uit. Plan publiekszaken pas definitief wanneer capaciteit, reserveringen en programma duidelijk zijn. De laatste week draait om passen, bouwen, testen en één volledige generale repetitie, zodat fouten niet pas tijdens de voorstelling zichtbaar worden.

Gebruik dit plan

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2 personen
2
Aanmeldingen verwerken
3
Dieetwensen verzamelen
4
Locatiegegevens bevestigen
5
Reserveringen maken
6
Tekstbestanden verzamelen
7
Rolverdeling bevestigen
2 personen
8
Repetitierooster verspreiden
9
Decorontwerp uitwerken
2 personen
10
Rekwisietenlijst maken
2 personen
11
Kostuums inventariseren
2 personen
12
Muziekbestanden verzamelen
13
Lichtplan uitwerken
2 personen
14
Geluidsplan uitwerken
2 personen
15
Programma samenstellen
16
Programma's afdrukken
2 personen
17
Naamkaartjes maken
18
Tickets en gastenlijst printen
19
Decorstukken bouwen
4 personen
20
Decorstukken schilderen
3 personen
21
Rekwisieten verzamelen
2 personen
22
Kostuums passen
3 personen
23
Kostuums herstellen
2 personen
24
Techniek doorlopen
4 personen
25
Volledige generale repetitie
12 personen
26
Publieksinformatie controleren
27
Boodschappen doen
2 personen
28
Materialen klaarzetten
2 personen

Event

29
Locatie openen
2 personen
30
Techniek uitladen
4 personen
31
Decor uitladen
4 personen
32
Podiumvloer controleren
2 personen
33
Decor opbouwen
5 personen
34
Publieksstoelen opstellen
4 personen
35
Entreebalie inrichten
2 personen
36
Garderobe inrichten
2 personen
37
Cateringtafel opbouwen
2 personen
38
Dranken koud zetten
2 personen
39
Lichtinstallatie opbouwen
3 personen
40
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
41
Techniek testen
3 personen
42
Kleedkamers inrichten
2 personen
43
Kostuums klaarleggen
2 personen
44
Rekwisieten klaarzetten
2 personen
45
Make-up en haar verzorgen
3 personen
46
Acteurs laten inspelen
2 personen
47
Publiek ontvangen
4 personen
48
Programma's uitdelen
2 personen
49
Tickets controleren
2 personen
50
Pauzedrankjes serveren
3 personen
51
Dranken bijvullen
2 personen
52
Pauzezaal opruimen
2 personen
53
Voorstelling begeleiden
4 personen
54
Publieksvragen ontvangen
55
Fotomoment begeleiden
2 personen
56
Avondvoorstelling voorbereiden
4 personen
57
Avondpubliek ontvangen
4 personen
58
Avondtickets controleren
2 personen
59
Avondvoorstelling begeleiden
4 personen
60
Nazitdrankjes serveren
3 personen
61
Publiek uitzwaaien
2 personen

Nazorg

62
Rekwisieten opruimen
3 personen
63
Kostuums verzamelen
2 personen
64
Techniek uitschakelen
3 personen
65
Decor veilig afbreken
5 personen
66
Stoelen terugplaatsen
4 personen
67
Apparatuur inpakken
3 personen
68
Servies afwassen
2 personen
69
Afval verzamelen
2 personen
70
Locatie schoonmaken
3 personen
71
Gevonden voorwerpen verzamelen
72
Materialen inventariseren
2 personen
73
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Publieksstoelenaantal 120
Tafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 12
Kledingrekkenaantal 3
Garderoberekkenaantal 4
Krukkenaantal 6

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
Laptop
Audiokabelsaantal 8
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Gaffer tapeaantal 4

Verlichting

LED-theaterspotsaantal 6
Lichtstatievenaantal 4
Lichtcontroller
Reserveledlampenaantal 8

Decoratie

Achterdoekaantal 2
Zwarte doekenaantal 6
Decorpanelenaantal 6
Decoratieve plantenaantal 8
Decoratieve schilderijenaantal 4
Kleefhakenaantal 20
Tafelkledenaantal 8
Programmabordenaantal 6
Pijlbordenaantal 8
Naamkaartjeshoudersaantal 20
Bloemstukkenaantal 6
Kraftpapieraantal 2
Acrylverfaantal 12
Verfkwastenaantal 12
Schilderstapeaantal 6
Tie-wrapsaantal 100
Touwaantal 2
Kabelgotenaantal 12

Keuken

Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Serveerbladenaantal 6
Scharenaantal 6
Verpakkingstapeaantal 6
Nietmachinesaantal 2
Reservebatterijenaantal 24

Servies

Glazenaantal 140
Koffiekopjesaantal 60
Koffielepelsaantal 60
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Schaaltjesaantal 12
Serveerkommenaantal 10

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilsetsaantal 2
Emmersaantal 3
Toiletreinigingsborstelsaantal 2

Catering

Boodschappen

Kostuums

Basisverkleedkledingaantal 20
Kostuumaccessoiresaantal 30
Kledinghoezenaantal 20
Kledingstomersaantal 2

Make-up

Theatermake-upsetsaantal 6
Make-upsponzenaantal 24
Make-upkwastenaantal 12
Make-upremoveraantal 4
Haarsprayaantal 4
Spiegelsaantal 6

Rekwisieten

Tafellampenaantal 3
Servies voor decoraantal 12
Boeken voor decoraantal 15
Decoratieve vazenaantal 4
Koffersaantal 4
Handtassenaantal 6
Zaklampenaantal 4
Notitieboekenaantal 10
Pennenaantal 20

Veiligheid

Zaklampenaantal 4
Antislipmattenaantal 8
Kabelmattenaantal 12
Branddeken
Fluorhesjesaantal 6

Kantoor

A4-papieraantal 2
Balpennenaantal 20
Markeerstiftenaantal 12
Klembordenaantal 6
Notitieblokkenaantal 10

Tips

Plan de volledige generale repetitie uiterlijk enkele dagen voor de voorstelling en speel het stuk zonder onderbreking, inclusief decorwissels, kostuums, muziek, licht en geluid. Noteer daarna direct alle aanpassingen.
Maak na de rolverdeling één gedeeld repetitierooster en verzamel alle tekstbestanden in dezelfde versie. Controleer binnen 48 uur of iedere speler de juiste scènes en wijzigingen heeft.
Werk het licht- en geluidsplan uit vóór je techniek doorloopt. Test actieve speakers, mengpaneel, microfoons, audiokabels, lichtcontroller en verlengkabels op de echte speelplek, niet alleen op papier.
Inventariseer kostuums en rekwisieten per personage en scène. Plan kostuumpassen minimaal één week vooraf; herstelwerk en ontbrekende kleine spullen worden anders vaak pas tijdens de generale repetitie ontdekt.
Regel publieksinformatie in één ronde: locatiegegevens bevestigen, uitnodigingen versturen, aanmeldingen en dieetwensen verzamelen en tickets, gastenlijst, programma’s en naamkaartjes printen. Print de definitieve publieksdocumenten uiterlijk één dag voor de voorstelling.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een toneelvoorstelling?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met locatie, reserveringen, rolverdeling en repetitierooster. Plan decor, kostuums en techniek uiterlijk 3 weken voor de speeldatum, zodat er nog tijd is voor herstel en tests.
Wanneer plan je de generale repetitie voor een toneelvoorstelling?: Plan één volledige generale repetitie 2 tot 4 dagen voor de voorstelling. Speel dan het hele programma met decor, kostuums, rekwisieten, muziek, licht en geluid in de juiste volgorde.
Wanneer moet je kaartjes en de gastenlijst printen?: Print tickets en gastenlijst uiterlijk 1 dag voor de voorstelling, nadat aanmeldingen en reserveringen zijn verwerkt. Houd daarnaast een digitale versie bij voor last-minute wijzigingen.
Hoe controleer je de techniek van een toneelvoorstelling?: Loop licht en geluid minimaal 1 week vooraf door op locatie en test alles opnieuw tijdens de generale repetitie. Controleer per microfoon, speaker, kabel en lichtbron de werking en leg reserveledlampen en gaffer tape klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.