Eine Bühnenaufführung Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Bühnenaufführung greifen viele Bereiche ineinander: Rollen, Texte, Proben, Kostüme, Bühnenbild und Technik müssen rechtzeitig zusammenpassen. Beginne deshalb mit dem Termin, dem Veranstaltungsort und der Besetzung, bevor du Dekoration oder Requisiten planst. Danach arbeitest du dich vom Probenplan über Musik, Licht und Ton bis zur Aufführung vor. Plane außerdem Zeit für Anproben, Reparaturen und einen vollständigen technischen Durchlauf ein.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Einladungen verschicken
2 Personen
2
Anmeldungen bearbeiten
3
Ernährungswünsche erfassen
4
Veranstaltungsortdaten bestätigen
5
Reservierungen vornehmen
6
Textdateien sammeln
7
Rollenverteilung bestätigen
2 Personen
8
Probenplan verteilen
9
Dekorentwurf ausarbeiten
2 Personen
10
Requisitenliste erstellen
2 Personen
11
Kostüme inventarisieren
2 Personen
12
Musikdateien sammeln
13
Lichtkonzept ausarbeiten
2 Personen
14
Beschallungskonzept ausarbeiten
2 Personen
15
Programm zusammenstellen
16
Programme ausdrucken
2 Personen
17
Namensschilder erstellen
18
Tickets und Gästeliste drucken
19
Bühnenbilder bauen
4 Personen
20
Bühnendekoration streichen
3 Personen
21
Requisiten sammeln
2 Personen
22
Kostüme anprobieren
3 Personen
23
Kostüme reparieren
2 Personen
24
Technik durchgehen
4 Personen
25
Komplette Generalprobe
12 Personen
26
Publikumsinformationen prüfen
27
Einkaufen gehen
2 Personen
28
Materialien bereitstellen
2 Personen

Event

29
Location öffnen
2 Personen
30
Technik ausladen
4 Personen
31
Dekoration ausladen
4 Personen
32
Bühnenboden prüfen
2 Personen
33
Dekor aufbauen
5 Personen
34
Publikumssitze aufstellen
4 Personen
35
Eingangstresen einrichten
2 Personen
36
Garderobe einrichten
2 Personen
37
Catering-Tisch aufbauen
2 Personen
38
Getränke kalt stellen
2 Personen
39
Lichtanlage aufbauen
3 Personen
40
Beschallungsanlage aufbauen
3 Personen
41
Technik testen
3 Personen
42
Umkleidekabinen einrichten
2 Personen
43
Kostüme bereitlegen
2 Personen
44
Requisiten bereitstellen
2 Personen
45
Make-up und Haare machen
3 Personen
46
Schauspieler Probespielen lassen
2 Personen
47
Publikum empfangen
4 Personen
48
Programme ausgeben
2 Personen
49
Tickets kontrollieren
2 Personen
50
Pausengetränke servieren
3 Personen
51
Getränke nachfüllen
2 Personen
52
Pausenraum aufräumen
2 Personen
53
Aufführung begleiten
4 Personen
54
Publikumsfragen entgegennehmen
55
Fotomoment begleiten
2 Personen
56
Abendvorstellung vorbereiten
4 Personen
57
Abendpublikum empfangen
4 Personen
58
Abendtickets kontrollieren
2 Personen
59
Abendvorstellung begleiten
4 Personen
60
Getränke nach dem Feiern servieren
3 Personen
61
Publikum verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

62
Requisiten aufräumen
3 Personen
63
Kostüme einsammeln
2 Personen
64
Technik ausschalten
3 Personen
65
Dekoration sicher abbauen
5 Personen
66
Stühle wieder aufstellen
4 Personen
67
Geräte einpacken
3 Personen
68
Geschirr abwaschen
2 Personen
69
Abfall sammeln
2 Personen
70
Location reinigen
3 Personen
71
Fundsachen sammeln
72
Materialien inventarisieren
2 Personen
73
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PublikumssitzeAnz. 120
TischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 12
KleiderständerAnz. 3
GarderobenständerAnz. 4
HockerAnz. 6

Ausstattung

Aktive LautsprecherAnz. 2
Mischpult
FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 3
Laptop
AudiokabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 6
Gaffer TapeAnz. 4

Beleuchtung

LED-TheaterspotsAnz. 6
LichtstativeAnz. 4
Lichtcontroller
Ersatz-LED-LampenAnz. 8

Dekoration

HintergrundvorhangAnz. 2
Schwarze TücherAnz. 6
DekorplattenAnz. 6
Dekorative PflanzenAnz. 8
Dekorative GemäldeAnz. 4
KlebehakenAnz. 20
TischdeckenAnz. 8
ProgrammschilderAnz. 6
WegweiserAnz. 8
NamensschildhalterAnz. 20
BlumenarrangementsAnz. 6
KraftpapierAnz. 2
AcrylfarbeAnz. 12
PinselAnz. 12
AbdeckbandAnz. 6
KabelbinderAnz. 100
SeilAnz. 2
KabelkanäleAnz. 12

Küche

WasserkocherAnz. 2
KaffeemaschinenAnz. 2
ThermoskannenAnz. 4
KühlboxenAnz. 4
ServiertablettsAnz. 6
ScherenAnz. 6
VerpackungsbandAnz. 6
TackerAnz. 2
ErsatzbatterienAnz. 24

Geschirr

GläserAnz. 140
KaffeetassenAnz. 60
KaffeelöffelAnz. 60
TellerAnz. 120
BestecksetsAnz. 120
SchälchenAnz. 12
ServierschalenAnz. 10

Reinigung

Staubsauger
WischsetsAnz. 2
EimerAnz. 3
ToilettenbürstenAnz. 2

Catering

Einkäufe

Kostüme

Grundausstattung für VerkleidungenAnz. 20
KostümaccessoiresAnz. 30
KleiderhüllenAnz. 20
KleiderdampferAnz. 2

Make-up

Theater-Make-up-SetsAnz. 6
Make-up-SchwämmeAnz. 24
Make-up-PinselAnz. 12
Make-up-EntfernerAnz. 4
HaarsprayAnz. 4
SpiegelAnz. 6

Requisiten

TischlampenAnz. 3
Geschirr für DekoAnz. 12
Bücher für die DekorationAnz. 15
Dekorative VasenAnz. 4
KofferAnz. 4
HandtaschenAnz. 6
TaschenlampenAnz. 4
NotizbücherAnz. 10
StifteAnz. 20

Sicherheit

TaschenlampenAnz. 4
Rutschfeste MattenAnz. 8
KabelmattenAnz. 12
Feuerdecke
WarnwestenAnz. 6

Büro

A4-PapierAnz. 2
KugelschreiberAnz. 20
MarkerAnz. 12
KlemmbretterAnz. 6
NotizblöckeAnz. 10

Tipps

Lege Rollenverteilung und Probenplan mindestens 6 Wochen vor der Aufführung fest. So bleiben noch mehrere Termine, um Texte zu lernen und Umbesetzungen aufzufangen.
Sammle Text- und Musikdateien frühzeitig in einem gemeinsamen Ordner und prüfe jede Datei spätestens 10 Tage vorher auf Version, Reihenfolge und Abspielbarkeit.
Teste Licht und Ton nicht erst am Veranstaltungstag: Plane einen Technikdurchgang mit Mischpult, Funkmikrofonen, Lautsprechern und LED-Theaterspots mindestens 7 Tage vorher ein.
Inventarisiere Kostüme und Requisiten nach Rollen und Szenen. Fehlende Teile oder Reparaturen fallen am besten 2 Wochen vor der Generalprobe auf, nicht beim Einlass.
Drucke Programme, Namensschilder, Tickets und Gästeliste spätestens 3 Tage vor der Aufführung. Rechne bei der Sitzplanung mit der tatsächlichen Anzahl von Publikumssitzen und halte einen klaren Bereich für Garderobe und Einlass frei.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Bühnenaufführung organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. In den ersten 2 Wochen sollten Termin, Veranstaltungsort, Rollen und der grundlegende Probenplan feststehen.
Wann sollte die Generalprobe stattfinden?: Plane die vollständige Generalprobe 1 bis 3 Tage vor der Aufführung. Sie sollte mit Kostümen, Requisiten, Bühnenbild, Musik, Licht und Ton möglichst unter realistischen Bedingungen stattfinden.
Wie viele Mikrofone braucht man für eine Bühnenaufführung?: Das hängt von der Zahl der gleichzeitig sprechenden Personen und den Rollenwechseln ab. Plane pro gleichzeitig benötigter Stimme ein Mikrofon und mindestens 1 Ersatzmikrofon oder eine Ersatzlösung ein.
Wann muss die Veranstaltungstechnik geprüft werden?: Führe den ersten Technikdurchgang mindestens 7 Tage vorher durch und teste am Aufführungstag nochmals Kabel, Strom, Lautsprecher, Mischpult und Licht. So bleibt Zeit, fehlende Verlängerungskabel oder Ersatzlampen zu besorgen.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.