Cómo organizar una representación teatral paso a paso

Organizar una representación teatral requiere coordinar personas, materiales y tiempos en un orden claro. Empieza por cerrar el reparto, el lugar y las inscripciones; después reúne el texto y prepara ensayos, vestuario y escenografía. Durante la última semana, concentra las comprobaciones técnicas y deja listo el programa para el público. Este plan te ayuda a llegar al ensayo general con los papeles, accesorios, sonido e iluminación probados.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Enviar invitaciones
2 personas
2
Gestionar inscripciones
3
Recoger preferencias dietéticas
4
Confirmar los datos de la ubicación
5
Hacer reservas
6
Reunir archivos de texto
7
Confirmar la distribución de roles
2 personas
8
Distribuir el horario de ensayos
9
Desarrollar el diseño de la decoración
2 personas
10
Hacer la lista de accesorios
2 personas
11
Inventariar los disfraces
2 personas
12
Reunir archivos de música
13
Desarrollar el plan de iluminación
2 personas
14
Elaborar el plan de sonido
2 personas
15
Elaborar el programa
16
Imprimir programas
2 personas
17
Hacer tarjetas con nombres
18
Imprimir entradas y lista de invitados
19
Construir las piezas decorativas
4 personas
20
Pintar las piezas decorativas
3 personas
21
Reunir los accesorios
2 personas
22
Probarse los disfraces
3 personas
23
Reparar disfraces
2 personas
24
Revisar la técnica
4 personas
25
Ensayo general completo
12 personas
26
Comprobar la información para el público
27
Hacer la compra
2 personas
28
Preparar los materiales
2 personas

Evento

29
Abrir la ubicación
2 personas
30
Descargar el equipo técnico
4 personas
31
Descargar la decoración
4 personas
32
Comprobar el suelo del escenario
2 personas
33
Montar la decoración
5 personas
34
Colocar las sillas para el público
4 personas
35
Montar el mostrador de entrada
2 personas
36
Montar el guardarropa
2 personas
37
Montar la mesa de catering
2 personas
38
Enfriar las bebidas
2 personas
39
Montar la instalación de iluminación
3 personas
40
Montar el sistema de sonido
3 personas
41
Probar la técnica
3 personas
42
Preparar los vestuarios
2 personas
43
Preparar los disfraces
2 personas
44
Preparar los accesorios
2 personas
45
Maquillaje y peinado
3 personas
46
Hacer improvisar a los actores
2 personas
47
Recibir al público
4 personas
48
Repartir programas
2 personas
49
Comprobar las entradas
2 personas
50
Servir bebidas del descanso
3 personas
51
Rellenar las bebidas
2 personas
52
Ordenar la sala de descanso
2 personas
53
Coordinar la presentación
4 personas
54
Recibir preguntas del público
55
Coordinar el momento de fotos
2 personas
56
Preparar la función de la noche
4 personas
57
Recibir al público de la noche
4 personas
58
Comprobar las entradas de la noche
2 personas
59
Coordinar la función de la noche
4 personas
60
Servir bebidas para después
3 personas
61
Despedir al público
2 personas

Seguimiento

62
Recoger los accesorios
3 personas
63
Reunir los trajes
2 personas
64
Apagar la técnica
3 personas
65
Desmontar la decoración con seguridad
5 personas
66
Volver a colocar las sillas
4 personas
67
Empacar el equipo
3 personas
68
Lavar la vajilla
2 personas
69
Recoger la basura
2 personas
70
Limpiar el lugar
3 personas
71
Recoger objetos perdidos
72
Inventariar materiales
2 personas
73
Devolver los objetos prestados
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Asientos para el públicocant. 120
Mesascant. 8
Sillas plegablescant. 12
Percheroscant. 3
Percheroscant. 4
Taburetescant. 6

Equipo

Altavoces activoscant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes de micrófonocant. 3
Portátil
Cables de audiocant. 8
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Cinta gaffercant. 4

Iluminación

Focos LED de teatrocant. 6
Trípodes de iluminacióncant. 4
Controlador de luces
Lámparas LED de repuestocant. 8

Decoración

Telón de fondocant. 2
Telas negrascant. 6
Paneles decorativoscant. 6
Plantas decorativascant. 8
Cuadros decorativoscant. 4
Ganchos adhesivoscant. 20
Mantelescant. 8
Carteles del programacant. 6
Carteles direccionalescant. 8
Portanombrescant. 20
Arreglos floralescant. 6
Papel kraftcant. 2
Pintura acrílicacant. 12
Pincelescant. 12
Cinta de pintorcant. 6
Bridascant. 100
Cuerdacant. 2
Canaletas para cablescant. 12

Cocina

Teterascant. 2
Máquinas de cafécant. 2
Termoscant. 4
Neveras portátilescant. 4
Bandejas de serviciocant. 6
Tijerascant. 6
Cinta de embalajecant. 6
Grapadorascant. 2
Baterías de repuestocant. 24

Vajilla

Vasoscant. 140
Tazas de cafécant. 60
Cucharillas de cafécant. 60
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120
Cuencoscant. 12
Cuencos de serviciocant. 10

Limpieza

Aspiradora
Fregonascant. 2
Cuboscant. 3
Cepillos de limpieza de bañoscant. 2

Catering

Compras

Disfraces

Vestuario básicocant. 20
Accesorios de vestuariocant. 30
Fundas para ropacant. 20
Vaporizadores de ropacant. 2

Maquillaje

Sets de maquillaje teatralcant. 6
Esponjas de maquillajecant. 24
Pinceles de maquillajecant. 12
Desmaquillantecant. 4
Laca para el cabellocant. 4
Espejoscant. 6

Atrezzo

Lámparas de mesacant. 3
Vajilla para decoracióncant. 12
Libros para la decoracióncant. 15
Jarrones decorativoscant. 4
Maletascant. 4
Bolsoscant. 6
Linternascant. 4
Cuadernoscant. 10
Bolígrafoscant. 20

Seguridad

Linternascant. 4
Alfombrillas antideslizantescant. 8
Alfombrillas para cablescant. 12
Manta ignífuga
Chalecos reflectantescant. 6

Oficina

Papel A4cant. 2
Bolígrafoscant. 20
Rotuladores fosforescentescant. 12
Portapapelescant. 6
Bloc de notascant. 10

Consejos

Cierra el reparto y reúne todos los archivos de texto antes de distribuir el horario de ensayos. Si el guion cambia después, tendrás que repetir escenas y ajustar entradas, accesorios y sonido.
Confirma la ubicación y haz las reservas con varias semanas de antelación. Comprueba también dónde irán las sillas, mesas, percheros y el espacio para cambiarse de vestuario.
Haz un inventario del vestuario y de los accesorios al menos 7 días antes de la función. Programa las pruebas de vestuario con tiempo suficiente para reparar prendas y sustituir lo que falte.
Prueba sonido e iluminación en el propio escenario, no solo en casa. Revisa micrófonos, mesa de mezclas, altavoces, cables, focos LED, controlador de luces y lámparas de repuesto durante una sesión completa.
Reserva el ensayo general completo para los últimos 2 o 3 días, con vestuario, decoración, música, sonido e iluminación. Imprime los programas, las entradas y la lista de invitados antes de ese ensayo para detectar errores sin presión.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una representación teatral?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes de la función. Ese margen permite cerrar el reparto, gestionar inscripciones, reservar el lugar, organizar los ensayos y preparar vestuario, decoración y técnica.
¿Cuándo se debe hacer el ensayo general de una obra de teatro?: Hazlo entre 2 y 3 días antes de la representación. Debe ser completo y realizarse en el espacio final, con texto, vestuario, accesorios, música, sonido, iluminación y cambios de escena.
¿Cuándo hay que imprimir las entradas y los programas?: Imprime las entradas y la lista de invitados entre 3 y 5 días antes. Los programas pueden imprimirse después de confirmar el orden definitivo de las escenas y, como máximo, 2 días antes de la función.
¿Cuándo se prepara el vestuario y la escenografía?: Ten inventariado el vestuario y reunidos los accesorios al menos 7 días antes. Construye y pinta las piezas decorativas con varios días de margen para que se sequen, se reparen y puedan probarse durante un ensayo.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.