Checklist pour organiser un marché de Noël avec conte

Un marché de Noël avec conte demande deux organisations en parallèle : l’accueil des exposants et du public, puis la préparation du spectacle. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, des autorisations au montage des stands. Prévoyez aussi les détails souvent oubliés, comme les besoins électriques, les répétitions, les inscriptions alimentaires et le rangement des costumes. Le programme doit laisser assez de temps pour installer le marché avant le début du conte.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Répartir le lieu et le terrain
2 personnes
Vérifier les autorisations et les déclarations
Réserver les stands et les tentes
Prévoir l’électricité et l’éclairage
Sélectionner l’histoire de Noël
2 personnes
Répartir les rôles pour le conte de Noël
3 personnes
Adapter le script pour l’histoire de Noël
2 personnes
Contacter les vendeurs du marché
2 personnes
Confirmer la répartition des stands
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier l’événement en ligne
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Répéter le spectacle avec les acteurs
8 personnes
Sélectionner la musique pour le conte
2 personnes
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
Vérifier les prévisions météo
Confirmer les livraisons avec les fournisseurs
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Vérifier la décoration de Noël
2 personnes
Revoir l’histoire de Noël
8 personnes
Balisage du site
3 personnes
Monter les stands et les tentes
6 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Brancher l'alimentation électrique
2 personnes
Installer l'éclairage
4 personnes
Suspendre la décoration
4 personnes
Installer le sapin de Noël
3 personnes
Monter le décor du conte de Noël
4 personnes
Installer l’équipement sonore
3 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Accueil des vendeurs
3 personnes
Équiper les stands de cartes nominatives
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Installer le point café et thé
2 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Installer l'entrée et la signalisation
2 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
4 personnes
Tenir le point d'information
2 personnes
Soutenir les stands
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir du chocolat chaud
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Garder les tables propres
2 personnes
Diffuser de la musique de Noël
Annoncer le conte de Noël
Jouer le conte de Noël
8 personnes
Accompagner le public pendant le conte
3 personnes
Gérer le spectacle lumineux
Animer le coin photo
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Laisser les vendeurs décharger
2 personnes

Suivi

Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Conserver les restes de nourriture
2 personnes
Rassembler la vaisselle et les couverts
3 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Démonter les stands et les tentes
6 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Démonter l'éclairage
3 personnes
Nettoyer le site
5 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Nettoyer le matériel emprunté
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
Ranger la décoration de l’histoire de Noël
3 personnes
Ranger le matériel audio
2 personnes
Remettre le lieu propre
3 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 12
Tentes de réceptionqté 4
Tablesqté 14
Chaises pliantesqté 80
Tabourets de barqté 8
Table de loge
Porte-manteauxqté 2
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 100
Plateauxqté 100
Assiettes à dessertqté 150
Couvertsqté 180
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 16
Thermosqté 8
Carafes d'eauqté 8

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Bains-marieqté 3
Réfrigérateursqté 2
Glacièresqté 4
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Rallonges électriquesqté 5
Multiprisesqté 8
Ordinateurs portables
Terminaux de paiementqté 2

Décoration

Sapin de Noël artificiel
Boules de Noëlqté 80
Guirlandes de Noëlqté 20
Couronnes de Noëlqté 6
Personnages de Noëlqté 8
Crèche de Noël
Décor de conte de Noël
Nappes rougesqté 20
Rouleaux de toile de juteqté 4
Costume de Père Noël
Ailes d’angeqté 2
Bâtons étoilesqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 12
Lanternes LEDqté 20
Projecteurs LEDqté 6
Pilesqté 40
Passe-câblesqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 3
Couteaux à painqté 2
Verres doseursqté 3
Saladiersqté 4
Pinces de serviceqté 8
Carafesqté 2
Ouvre-boîtesqté 2
Papier aluminiumqté 2
Film alimentaireqté 2
Conteneurs réfrigérésqté 3

Nettoyage

Poubellesqté 12
Balais à poussièreqté 3
Raclettes de solqté 2
Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 20
Balais à mainqté 4
Gants de travailqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Sécurité

Extincteursqté 4
Trousses de premiers secoursqté 2
Barrières de sécuritéqté 10
Tapis antidérapantsqté 8

Présentation

Pupitres de programmeqté 4
Panneaux d'informationqté 6
Étiquettes de standqté 12
Panneaux indicateursqté 10
Panneaux en ardoiseqté 6
Panneaux d’affichageqté 2

Théâtre

Costumesqté 8
Marionnettes à mainqté 4
Dossiers de scriptqté 8
Playlist musicale

Catering

Courses

Conseils

Commencez par fixer la date, les horaires et le déroulé du conte, puis vérifiez les autorisations avant de réserver les tentes et les stands. Gardez une marge d’au moins 30 minutes entre la fin du montage et l’accueil du public.
Pour l’électricité, recensez séparément les machines à café, bouilloires, réfrigérateurs, éclairages et sonorisation. Prévoyez les rallonges et multiprises nécessaires, sans faire passer de câble dans les zones de circulation.
Pour le conte, désignez un responsable, les acteurs, la personne au son et une personne chargée des entrées et sorties. Organisez au moins une répétition complète avec les microphones, les haut-parleurs et la musique utilisés le jour même.
Demandez les besoins alimentaires au moment des inscriptions et confirmez les livraisons quelques jours avant l’événement. Comptez les gobelets, tasses, assiettes, couverts et plateaux en fonction du nombre attendu, avec une réserve pour les pertes et les rinçages.
Consultez la météo avant de confirmer l’installation extérieure. Préparez le balisage, les zones couvertes, les porte-manteaux et la table de loge avant l’arrivée des vendeurs et des acteurs, car ces éléments sont souvent réglés trop tard.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché de Noël avec conte ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de vérifier les autorisations, réserver les tentes et les stands, contacter les vendeurs, envoyer les invitations et répéter le conte.
Quand faut-il réserver les stands et les tentes pour un marché de Noël ?: Réservez-les au moins 4 à 6 semaines avant la date prévue. Confirmez ensuite la répartition des stands et les besoins électriques environ 7 jours avant l’installation.
Combien de répétitions prévoir pour un conte de Noël ?: Prévoyez au minimum 2 répétitions, dont une répétition complète avec le son, les microphones et la musique. Faites la dernière répétition entre 3 et 7 jours avant le marché.
Quand vérifier la météo et les livraisons du marché de Noël ?: Consultez les prévisions 7 jours avant, puis de nouveau 24 à 48 heures avant l’événement. Confirmez les livraisons avec les fournisseurs au plus tard 2 jours avant le montage.

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