Organiser une rencontre avec des réfugiés, étape par étape

Une rencontre avec des réfugiés se prépare d’abord autour de l’accueil et de la compréhension. Commence par réserver le lieu, fixer la date et construire un programme simple, puis adapte chaque information aux langues parlées par les participants. Les inscriptions servent à prévoir les besoins alimentaires, les interprètes, le transport et l’espace pour les enfants. Ce plan t’aide à enchaîner ces étapes sans laisser la traduction, la technique ou la circulation au dernier moment.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu
2
Fixer la date et le programme
2 personnes
3
Rédiger les invitations
2 personnes
4
Traduire les invitations
3 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
2 personnes
7
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
8
Recenser les langues des interprètes
2 personnes
9
Réserver des interprètes
2 personnes
10
Commander le catering
2 personnes
11
Confirmer les partenaires du programme
2 personnes
12
Sélectionner les activités pour enfants
2 personnes
13
Conserver le programme musical
2 personnes
14
Collecter les informations de transport
15
Créer un itinéraire de parking et de circulation
16
Traduire le programme
2 personnes
17
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
18
Répartir les tables d’information
2 personnes
19
Vérifier les présentations
2 personnes
20
Tester la technique
2 personnes
21
Faire les courses
3 personnes
22
Refroidir les boissons
2 personnes
23
Préparer la restauration longue conservation
2 personnes
24
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
25
Vérifier l’espace
2 personnes
26
Installer les tables
4 personnes
27
Installer les chaises
4 personnes
28
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
29
Installer les tables d’information
4 personnes
30
Aménager l’espace enfants
3 personnes
31
Suspendre la décoration
3 personnes
32
Installer la signalisation
2 personnes
33
Raccorder la sonorisation
2 personnes
34
Installer le projecteur et l'écran
2 personnes
35
Dresser les tables du buffet
4 personnes
36
Préparer les en-cas
4 personnes
37
Préparer le café et le thé
2 personnes
38
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
4 personnes
39
Donner le briefing aux interprètes
4 personnes

Événement

40
Accueillir les invités
5 personnes
41
Distribuer les badges
3 personnes
42
Servir le café et le thé
3 personnes
43
Faire le discours d’ouverture
44
Présenter les informations de bienvenue
3 personnes
45
Accompagner les interprètes
2 personnes
46
Tenir les tables d'information
8 personnes
47
Encadrer les activités pour enfants
4 personnes
48
Servir des amuse-bouches
4 personnes
49
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
50
Vider les poubelles
2 personnes
51
Réapprovisionner le buffet
4 personnes
52
Servir le repas chaud
5 personnes
53
Encadrer le programme musical
2 personnes
54
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
55
Accompagner les départs
4 personnes
56
Rassembler les objets trouvés
2 personnes

Suivi

57
Éteindre l’équipement
2 personnes
58
Désinstaller le buffet
4 personnes
59
Faire la vaisselle
4 personnes
60
Trier les déchets
3 personnes
61
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
62
Retirer la décoration
3 personnes
63
Nettoyer l’espace
4 personnes
64
Inventorier le matériel
2 personnes
65
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
66
Ranger les restes
2 personnes
67
Restituer les clés du lieu
68
Envoyer les messages de remerciement
2 personnes
69
Traiter la liste de présence

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 100
Tables de buffetqté 4
Tables d’informationqté 6
Chaises hautes pour enfantsqté 8
Porte-manteauxqté 2
Poteaux de balisageqté 8

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 110
Bols réutilisablesqté 100
Gobelets réutilisablesqté 180
Tasses à caféqté 120
Verres à eauqté 120
Couvertsqté 120
Louchesqté 12
Louches à soupeqté 6
Plateaux de serviceqté 16
Plats de service avec couvercleqté 8
Plateauxqté 8

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Bacs de maintien au chaudqté 6
Glacièresqté 4
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Pieds de microqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Pinces de serviceqté 8
Verres doseursqté 3
Saladiersqté 6
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4
Étiquettes pour glacièreqté 20

Décoration

Nappesqté 16
Guirlandes de fanionsqté 8
Décoration en papierqté 12
Compositions floralesqté 6
Badges nominatifsqté 120
Stylosqté 40
Panneaux d'informationqté 12
Numéros de tableqté 12

Activités pour enfants

Crayons de couleurqté 12
Livres de coloriageqté 30
Papier à dessinqté 200
Feutresqté 12
Blocs de constructionqté 4
Puzzlesqté 8
Jeuxqté 8
Tapis de jeuqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Lampadairesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Seaux de nettoyageqté 3
Serpillièresqté 3
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Gantsqté 12

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 4
Couvertures anti-feuqté 2

Catering

Courses

Conseils

Lance les invitations au moins 3 semaines avant la rencontre et prévois une version dans chaque langue utile. Demande dès l’inscription les besoins alimentaires, les langues comprises et les éventuelles difficultés de transport.
Réserve les interprètes dès que les langues sont connues, idéalement 2 à 3 semaines avant l’événement. Confirme avec eux le programme, les moments de prise de parole et le vocabulaire particulier à traduire.
Prévois le parcours depuis l’arrivée jusqu’aux tables d’information : parking, signalétique et circulation doivent être compréhensibles sans explication orale. Vérifie ce parcours sur place au moins 3 jours avant.
Teste l’ordinateur, le vidéoprojecteur, l’écran, les microphones et les haut-parleurs la veille, puis refais un contrôle 2 heures avant l’accueil. Les rallonges et multiprises sont souvent oubliées alors qu’elles conditionnent toute l’installation.
Organise le buffet en tenant compte du temps de service : refroidis les boissons le jour précédent et prépare les aliments longue conservation avant l’arrivée des invités. Garde une table clairement identifiée pour les informations alimentaires et les traductions.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une rencontre avec des réfugiés ?: Prévois au minimum 3 semaines pour réserver le lieu, confirmer les partenaires, trouver les interprètes et envoyer les invitations traduites. Un délai de 4 à 6 semaines laisse davantage de marge pour les inscriptions et le catering.
Quand faut-il envoyer les invitations traduites ?: Envoie-les environ 3 semaines avant la rencontre, avec la date, le programme, l’adresse, les informations de transport et la possibilité de signaler un besoin alimentaire. Fixe une date limite d’inscription 7 à 10 jours avant l’événement.
Comment prévoir les interprètes pour une rencontre avec des réfugiés ?: Recense les langues dès les premières inscriptions et réserve les interprètes au moins 2 semaines avant la date. Confirme ensuite leur présence, leurs horaires et les présentations à traduire 3 jours avant.
Que faut-il vérifier le jour de la rencontre ?: Contrôle l’espace, les tables, les chaises, la signalétique, le buffet et les badges au moins 2 heures avant l’accueil. Teste aussi toute la technique avec les présentateurs et vérifie que les boissons sont suffisamment froides.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.