Cómo organizar un encuentro de refugiados sin perder detalles

Empieza por reservar el lugar y fijar una fecha con un programa realista. Después organiza las inscripciones, las preferencias dietéticas y los idiomas necesarios para que la información llegue a todas las personas. El catering, el transporte y las actividades infantiles requieren confirmaciones separadas. Durante la última semana, concentra el trabajo en las traducciones, las tarjetas de nombre, las mesas informativas y las pruebas técnicas.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Reservar el lugar
2
Fijar la fecha y el programa
2 personas
3
Redactar invitaciones
2 personas
4
Traducir las invitaciones
3 personas
5
Enviar invitaciones
2 personas
6
Gestionar inscripciones
2 personas
7
Recoger preferencias dietéticas
2 personas
8
Inventariar los idiomas de los intérpretes
2 personas
9
Reservar intérpretes
2 personas
10
Pedir el catering
2 personas
11
Confirmar los socios del programa
2 personas
12
Seleccionar actividades infantiles
2 personas
13
Registrar el programa musical
2 personas
14
Recopilar la información de transporte
15
Hacer el recorrido de aparcamiento y acceso
16
Traducir el programa
2 personas
17
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
18
Distribuir las mesas de información
2 personas
19
Revisar las presentaciones
2 personas
20
Probar la técnica
2 personas
21
Hacer la compra
3 personas
22
Enfriar bebidas
2 personas
23
Preparar catering no perecedero
2 personas
24
Llevar materiales al lugar
3 personas
25
Comprobar el espacio
2 personas
26
Montar mesas
4 personas
27
Colocar sillas
4 personas
28
Montar el mostrador de recepción
2 personas
29
Montar mesas de información
4 personas
30
Montar el rincón infantil
3 personas
31
Colgar la decoración
3 personas
32
Colocar la señalización
2 personas
33
Conectar el equipo de sonido
2 personas
34
Colocar el proyector y la pantalla
2 personas
35
Montar las mesas del bufé
4 personas
36
Preparar aperitivos
4 personas
37
Preparar café y té
2 personas
38
Dar briefing al equipo de recepción
4 personas
39
Dar la sesión informativa a los intérpretes
4 personas

Evento

40
Recibir a los invitados
5 personas
41
Repartir las tarjetas con nombres
3 personas
42
Servir café y té
3 personas
43
Dar el discurso de apertura
44
Presentar la información de bienvenida
3 personas
45
Coordinar intérpretes
2 personas
46
Atender las mesas de información
8 personas
47
Supervisar las actividades infantiles
4 personas
48
Servir aperitivos
4 personas
49
Rellenar las bebidas
3 personas
50
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
51
Reponer el bufé
4 personas
52
Servir la comida caliente
5 personas
53
Coordinar el programa musical
2 personas
54
Reponer café y té
2 personas
55
Coordinar la despedida y la salida
4 personas
56
Recoger objetos perdidos
2 personas

Seguimiento

57
Apagar el equipo
2 personas
58
Desmontar el bufé
4 personas
59
Lavar la vajilla
4 personas
60
Clasificar residuos
3 personas
61
Recoger mesas y sillas
5 personas
62
Retirar la decoración
3 personas
63
Limpiar el espacio
4 personas
64
Inventariar materiales
2 personas
65
Devolver el material prestado
2 personas
66
Guardar los restos
2 personas
67
Entregar las llaves del lugar
68
Enviar mensajes de agradecimiento
2 personas
69
Procesar la lista de asistencia

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 12
Sillascant. 100
Mesas de buffetcant. 4
Mesas informativascant. 6
Sillas para niñoscant. 8
Percheroscant. 2
Postes separadorescant. 8

Vajilla

Platos reutilizablescant. 110
Cuencos reutilizablescant. 100
Vasos reutilizablescant. 180
Tazas de cafécant. 120
Vasos para aguacant. 120
Cubiertoscant. 120
Cucharonescant. 12
Cucharones para sopacant. 6
Bandejas de servircant. 16
Bandejas de servir con tapacant. 8
Bandejascant. 8

Equipo

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Bandejas para mantener calientecant. 6
Neveras portátilescant. 4
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Portátil
Proyector
Pantalla de proyección
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Altavocescant. 2
Soportes para micrófonocant. 2

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 6
Pinzas de servircant. 8
Jarras medidorascant. 3
Cuencos para mezclarcant. 6
Papel de aluminiocant. 4
Film transparentecant. 4
Etiquetas para neveras portátilescant. 20

Decoración

Mantelescant. 16
Guirnaldascant. 8
Decoración de papelcant. 12
Arreglos floralescant. 6
Pancartas con nombrescant. 120
Bolígrafoscant. 40
Paneles informativoscant. 12
Números de mesacant. 12

Actividades infantiles

Lápices de colorescant. 12
Libros para colorearcant. 30
Papel para dibujarcant. 200
Rotuladorescant. 12
Bloques de construccióncant. 4
Puzlescant. 8
Juegoscant. 8
Colchonetas de juegocant. 4

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 6
Lámparas de piecant. 4

Limpieza

Papeleracant. 8
Cubos de limpiezacant. 3
Fregonascant. 3
Sets de escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Guantescant. 12

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Linternascant. 4
Mantas ignífugascant. 2

Catering

Compras

Consejos

Reserva intérpretes en cuanto tengas un inventario de idiomas: esperar a que cierren las inscripciones puede dejarte sin cobertura para una lengua necesaria.
Envía las invitaciones traducidas con un plazo de inscripción de al menos 10 a 14 días y pregunta a la vez por dietas, transporte y necesidades de acceso.
Confirma el catering según el número de inscripciones y separa las opciones dietéticas antes del montaje; no dejes esta revisión para el día del encuentro.
Haz el recorrido de aparcamiento y acceso con antelación y añade esa información al programa traducido. Comprueba también dónde colocar las mesas informativas y los percheros.
Prueba portátil, proyector, pantalla, micrófonos y altavoces antes de que llegue el público. Lleva cables alargadores y regletas compatibles, y comprueba el espacio al descargar los materiales.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un encuentro de refugiados?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes para reservar el lugar, fijar el programa y confirmar socios e intérpretes. Cierra las inscripciones y las dietas entre 10 y 14 días antes.
¿Cuándo hay que reservar a los intérpretes?: Hazlo en cuanto sepas qué idiomas aparecen en las inscripciones, idealmente 3 o 4 semanas antes. Reconfirma disponibilidad y horarios durante la semana previa.
¿Cuándo se debe pedir el catering?: Pide una primera previsión al menos 2 semanas antes y confirma las cantidades definitivas entre 3 y 5 días antes. Incluye las preferencias dietéticas recogidas en las inscripciones.
¿Qué se revisa el día anterior al encuentro?: Comprueba el espacio, la distribución de mesas y sillas, las mesas informativas, el programa, las tarjetas de nombre y todo el equipo técnico. Deja las bebidas enfriándose y prepara con antelación el catering no perecedero.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.