Organiser une célébration de Pâques sans rien oublier

Une célébration de Pâques se prépare par étapes : d’abord la date, le lieu et le budget, puis les inscriptions, les bénévoles et le programme. Les activités pour enfants demandent une organisation distincte, surtout pour la chasse aux œufs et la chasse au trésor. Prévoyez aussi un suivi précis des allergies, du repas et du matériel de service. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, jusqu’aux derniers achats et à la mise en place.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu et les espaces
Définir le budget et l'entrée
2 personnes
Établir le programme musical
2 personnes
Choisir des activités pour enfants
2 personnes
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Désigner les animateurs pour enfants
2 personnes
Confirmer les musiciens
Calculer les quantités de catering
2 personnes
Créer le récapitulatif des allergènes
Préparer le plan de cache-cache des œufs de Pâques
2 personnes
Préparer la chasse au trésor
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les livrets du programme
Créer l’itinéraire et la signalisation
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses pour les produits non périssables
2 personnes
Récupérer le matériel
2 personnes
Laver le linge de table
Trier la décoration
2 personnes
Acheter des œufs et du matériel de bricolage
2 personnes
Faire les courses de produits frais
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Cuire et colorer les œufs de Pâques
3 personnes
Préparer le matériel de la chasse au trésor
2 personnes
Stocker les produits frais au froid
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Organiser les clés et l’accès
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier les espaces
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les tables de buffet
3 personnes
Aménager le coin scène
3 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Aménager l’espace enfants
2 personnes
Mettre en place la chasse au trésor
3 personnes
Cacher les œufs de Pâques
3 personnes
Installer le point café et thé
2 personnes
Mettre en place les plats du buffet
4 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes

Événement

Tenir la table d’inscription
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Annoncer le programme
Animer la célébration de Pâques
3 personnes
Coordonner les spectacles musicaux
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Animer les ateliers créatifs pour enfants
4 personnes
Encadrer la chasse aux œufs de Pâques
5 personnes
Distribuer les œufs retrouvés
2 personnes
Ouvrir le buffet
2 personnes
Servir le repas
5 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Assurer la musique live
3 personnes
Servir le dessert
3 personnes
Organiser les adieux et les remerciements
2 personnes
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes

Suivi

Refroidir les restes en toute sécurité
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
4 personnes
Nettoyer la cuisine
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Débrancher le matériel de sonorisation
2 personnes
Nettoyer les sols et les toilettes
3 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Distribuer les restes
2 personnes
Remettre le lieu en état
2 personnes
Envoyer les messages de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 90
Tables de buffetqté 4
Table d'inscription
Chaises hautes pour enfantsqté 8
Tabouretsqté 12
Porte-manteauxqté 2
Nappesqté 16

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 100
Petits bolsqté 100
Assiettes à dessertqté 100
Tasses à caféqté 80
Verres à eauqté 100
Verres à vinqté 80
Couteauxqté 100
Fourchettesqté 100
Cuillèresqté 100
Cuillères à caféqté 80
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12
Plats de service avec couvercleqté 6
Carafesqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 3
Plats à gratinqté 8
Bacs de maintien au chaudqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Pinces de serviceqté 8
Papier aluminiumqté 4

Équipement

Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 3
Pieds de microqté 3
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Piles rechargeablesqté 12
Ordinateur portable
Écran de présentation

Décoration

Guirlandes de Pâquesqté 12
Branches de Pâquesqté 6
Fleurs artificiellesqté 24
Décorations de tableqté 12
Paniers de Pâquesqté 40
Panneaux en ardoiseqté 4
Porte-nomsqté 90
Panneau d’accueil
Panneaux indicateursqté 8
Bougies LEDqté 24

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes LEDqté 8

Activités pour enfants

Tables de loisirs créatifsqté 4
Tapis de bricolageqté 20
Œufs de Pâques en plastiqueqté 120
Cartes de chasse au trésorqté 40
Stylosqté 50
Crayons de couleurqté 12
Feutresqté 12
Ciseauxqté 12
Bâtons de colleqté 24
Coloriagesqté 100
Autocollantsqté 20
Paniers de lotsqté 10

Catering

Courses

Nettoyage

Poubellesqté 8
Sets de serpillièreqté 2
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Aspirateur
Brosses de toilettesqté 4
Distributeurs de papierqté 4
Distributeurs de serviettesqté 4

Sécurité

Trousse de premiers secours
Lampes de pocheqté 4
Ruban de balisageqté 2
Tapis antidérapantsqté 6

Administration

Formulaires d'inscriptionqté 100
Brochures du programmeqté 100
Badges nominatifsqté 100
Stylosqté 20
Caisse
Terminal de paiement
Braceletsqté 100
Presse-papiersqté 4

Conseils

Commencez par fixer la date, le programme et les espaces disponibles au moins 6 à 8 semaines avant l’événement. Gardez une zone séparée pour l’inscription, le buffet et les activités des enfants.
Envoyez les invitations 4 à 6 semaines à l’avance et fixez une date limite d’inscription environ 10 jours avant la célébration. Vous aurez ainsi le temps de relancer les absents et d’estimer les quantités du repas.
Demandez les allergies et besoins alimentaires lors de l’inscription, puis préparez un récapitulatif séparé pour les personnes qui servent le repas. Vérifiez ces informations une dernière fois 48 heures avant l’événement.
Pour la chasse aux œufs et la chasse au trésor, préparez le parcours, les indices et les limites de la zone au moins 3 jours à l’avance. Désignez un animateur pour les enfants et prévoyez un adulte par groupe si plusieurs activités ont lieu en même temps.
Faites les courses des produits non périssables 3 à 5 jours avant, puis récupérez le matériel et lavez les nappes la veille. Le jour même, installez les tables, la table d’inscription, la signalisation et le buffet avant l’arrivée des premiers participants.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une célébration de Pâques ?: Commencez 6 à 8 semaines avant la date prévue. Réservez d’abord le lieu, fixez le programme et le budget, puis lancez les invitations avant de répartir les bénévoles.
Combien de temps avant envoyer les invitations pour Pâques ?: Envoyez-les 4 à 6 semaines avant l’événement. Indiquez une date limite de réponse située environ 10 jours avant la célébration afin de calculer le repas et les places assises.
Quand préparer une chasse aux œufs de Pâques ?: Préparez le parcours, les règles et les indices au moins 3 jours avant. Faites une vérification finale la veille pour vous assurer que la zone est sûre et que les œufs sont bien répartis.
Quand acheter le matériel et les produits pour la célébration ?: Achetez les produits non périssables 3 à 5 jours avant, puis récupérez le matériel la veille. Gardez le jour même pour les produits frais, l’installation des tables et les derniers contrôles.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.