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Organiser une exposition scolaire sans rien oublier

Une exposition scolaire demande de coordonner les classes, les œuvres, les espaces et l’accueil des visiteurs. Commence par fixer la date et les horaires, puis avance vers la collecte des travaux, la préparation du parcours et l’installation. Les légendes, les badges, les besoins alimentaires et les branchements sont souvent réglés trop tard. Cette checklist rassemble les étapes à suivre pour préparer l’exposition progressivement et vérifier les derniers détails avant l’ouverture.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Fixer la date et les horaires d'ouverture

    2 personnes

  • Déterminer les espaces d’exposition

    2 personnes

  • Définir le thème de l'exposition

    3 personnes

  • Recenser les classes participantes

    2 personnes

  • Rassembler les travaux

    4 personnes

  • Enregistrer les travaux

    3 personnes

  • Mettre à part les pièces abîmées

    2 personnes

  • Photographier les travaux

    2 personnes

  • Rédiger les légendes

    3 personnes

  • Vérifier les badges nominatifs

    2 personnes

  • Concevoir les invitations

    2 personnes

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Traiter les inscriptions

    2 personnes

  • Recueillir les besoins alimentaires

    2 personnes

  • Imprimer la liste des visiteurs

  • Créer le plan du parcours

    2 personnes

  • Faire les réservations

    2 personnes

  • Calculer les quantités de catering

    2 personnes

  • Vérifier la liste des courses

    2 personnes

  • Faire les courses

    3 personnes

  • Apporter les travaux à l'école

    4 personnes

  • Installer les tables et les chaises

    4 personnes

  • Installer les panneaux de présentation

    4 personnes

  • Protéger les murs

    3 personnes

  • Accrocher les œuvres

    6 personnes

  • Placer les pièces sur les tables

    4 personnes

  • Valider les légendes

    3 personnes

  • Installer les panneaux de classe

    3 personnes

  • Marquer l’entrée et la sortie

    2 personnes

  • Suspendre les flèches d’orientation

    2 personnes

  • Aménager le stand d’information

    2 personnes

  • Installer la table d'inscription

    2 personnes

  • Installer la table traiteur

    3 personnes

  • Mettre les boissons au frais

    2 personnes

  • Préparer l'espace café et thé

    2 personnes

  • Préparer la vaisselle et les couverts

    2 personnes

  • Préparer les en-cas

    4 personnes

  • Vérifier les toilettes

    2 personnes

  • Nettoyer les espaces d’exposition

    4 personnes

  • Vérifier l'éclairage

    2 personnes

  • Dégager les sorties de secours

    2 personnes

  • Installer les dernières œuvres

    4 personnes

  • Relire les légendes

    2 personnes

  • Briefer les bénévoles

    2 personnes

Événement

  • Tenir le comptoir d’accueil

    2 personnes

  • Accueillir les visiteurs

    3 personnes

  • Distribuer le programme

    2 personnes

  • Indiquer l’itinéraire aux visiteurs

    2 personnes

  • Présenter les travaux

    4 personnes

  • Encadrer les activités pour enfants

    3 personnes

  • Servir le café et le thé

    2 personnes

  • Servir des amuse-bouches

    2 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Rassembler la vaisselle

    2 personnes

  • Vider les poubelles

    2 personnes

  • Contrôler l’exposition

    2 personnes

  • Réparer les étiquettes décollées

    2 personnes

  • Informer les derniers visiteurs

    2 personnes

  • Encadrer la sortie

    2 personnes

  • Protéger les travaux

    3 personnes

Suivi

  • Trier les travaux

    4 personnes

  • Emballer les travaux

    4 personnes

  • Rapporter les travaux

    4 personnes

  • Ranger les tables et les chaises

    4 personnes

  • Démonter les panneaux de présentation

    4 personnes

  • Retirer la décoration

    3 personnes

  • Faire la vaisselle

    3 personnes

  • Ranger le service traiteur

    3 personnes

  • Rassembler les déchets

    3 personnes

  • Nettoyer les espaces

    5 personnes

  • Nettoyer les toilettes

    2 personnes

  • Nettoyer les sols

    3 personnes

  • Restituer le matériel emprunté

    2 personnes

  • Ranger le catering restant

    2 personnes

  • Remettre les clés et les moyens d’accès

  • Mettre les matériaux endommagés à part

    2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tablesqté 12
  • Chaisesqté 80
  • Panneaux de présentationqté 16
  • Tabouretsqté 8
  • Tables nappéesqté 3
  • Tables hautesqté 4

Décoration

  • Ballonsqté 100
  • Guirlande de fanionsqté 6
  • Rosaces en papierqté 20
  • Ruban décoratifqté 4
  • Panneaux en ardoiseqté 8
  • Panneaux directionnelsqté 12
  • Décoration de tableqté 12
  • Mur photo

Vaisselle

  • Gobelets réutilisablesqté 100
  • Tasses à caféqté 60
  • Sous-tassesqté 60
  • Assiettesqté 100
  • Fourchettesqté 100
  • Couteauxqté 60
  • Cuillères à caféqté 60
  • Plateaux de serviceqté 8
  • Carafeqté 4
  • Thermosqté 6

Équipement

  • Machines à caféqté 2
  • Bouilloiresqté 2
  • Glacièresqté 4
  • Rallongesqté 6
  • Multiprisesqté 6
  • Pistolets à colleqté 3
  • Plastifieuse
  • Imprimante d'étiquettes
  • Appareil photo

Cuisine

  • Planches à découperqté 4
  • Couteaux à painqté 3
  • Pinces de cuisineqté 4
  • Plateaux de serviceqté 10
  • Verres doseursqté 2
  • Papier aluminiumqté 2
  • Boîtes de conservationqté 8
  • Gants de cuisineqté 2
  • Tabliersqté 6

Nettoyage

  • Seauxqté 4
  • Serpillièresqté 4
  • Balaiqté 3
  • Balayette et pelleqté 3
  • Chiffons microfibresqté 20
  • Épongesqté 10
  • Gants en caoutchoucqté 8
  • Poubellesqté 8

Éclairage

  • Lampes LEDqté 12
  • Éclairage d’ambianceqté 6
  • Lampes à pilesqté 6

Catering

  • Courses

Présentation

  • Cadres photoqté 30
  • Pinces à lingeqté 100
  • Fil de liaisonqté 4
  • Ruban de peintreqté 12
  • Ruban adhésif double faceqté 10
  • Colle repositionnableqté 20
  • Agrafeusesqté 4
  • Agrafesqté 8
  • Ciseauxqté 10
  • Règlesqté 6
  • Marqueurs noirsqté 20
  • Feutres de couleurqté 40
  • Papier A4qté 2
  • Papier A3
  • Étiquettes nominativesqté 150
  • Brochures d’informationqté 150
  • Presse-papiersqté 6
  • Blocs-notesqté 8
  • Stylos à billeqté 30
  • Pots à stylosqté 4

Activités pour enfants

  • Papier à dessinqté 500
  • Crayons de couleurqté 12
  • Crayons de cireqté 12
  • Feutresqté 12
  • Coloriagesqté 100
  • Tabliers pour enfantsqté 20
  • Colles en bâtonqté 20
  • Ciseaux pour enfantsqté 20
  • Pinceauxqté 30
  • Peinture pour affichesqté 12
  • Palettes de mélangeqté 20
  • Nappes pour bricolageqté 6

Sécurité

  • Ruban de balisageqté 4
  • Tapis antidérapantsqté 8
  • Goulottes de câblesqté 12
  • Lampes de pocheqté 4
  • Gilets de sécuritéqté 8
  • Trousse de premiers secours

Transport

  • Caisses de transport pliablesqté 12
  • Housses de protectionqté 20
  • Film à bullesqté 2
  • Couvertures de déménagementqté 12
  • Chariots à mainqté 2

Conseils

  • Prévois une date de collecte des travaux au moins 10 jours avant l’ouverture. Cela laisse le temps d’enregistrer les pièces, de mettre de côté celles qui sont abîmées, de les photographier et de rédiger les légendes.
  • Dessine le parcours avant de déplacer le mobilier. Indique l’emplacement des panneaux, des tables, des chaises et des œuvres, puis vérifie que les visiteurs peuvent circuler sans bloquer les zones d’accueil.
  • Compte les visiteurs inscrits au moins 3 jours avant l’exposition pour ajuster les boissons, les tasses, les gobelets, les assiettes et les couverts. Ajoute une marge de 10 % pour les visiteurs non prévus ou les consommations supplémentaires.
  • Teste les machines à café, les bouilloires et les thermos le jour précédent. Vérifie aussi les rallonges et les multiprises afin d’éviter de chercher une prise ou un branchement pendant l’installation.
  • Réserve un créneau d’installation d’au moins 2 heures avant l’ouverture. Les murs doivent être protégés avant d’accrocher les œuvres, et les panneaux directionnels ainsi que le plan du parcours doivent être posés avant l’arrivée des familles.

Questions fréquentes

Quand faut-il commencer à organiser une exposition scolaire ?
Commence au moins 6 semaines avant l’ouverture. Fixe d’abord la date, les horaires, les espaces et le thème, puis réserve les équipements et lance les invitations.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer une exposition scolaire ?
Prévois au minimum 2 heures pour installer les tables, les chaises, les panneaux, les protections murales et les œuvres. Ajoute 30 minutes pour vérifier les légendes, le parcours et la signalétique.
Combien de boissons prévoir pour une exposition scolaire ?
Pour le premier service, compte environ 2 boissons par personne, puis 1 boisson supplémentaire par personne et par heure. Ajuste le calcul avec les inscriptions et les besoins alimentaires recueillis au moins 3 jours avant.
Quand envoyer les invitations pour une exposition scolaire ?
Envoie-les 3 à 4 semaines avant la date de l’exposition. Fixe une date limite d’inscription environ 7 jours avant afin d’imprimer la liste des visiteurs et de calculer les quantités de restauration.

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