Flüchtlingstreffen organisieren: Schritt für Schritt
Bei einem Flüchtlingstreffen entscheidet nicht nur das Programm über den Ablauf. Verständliche Einladungen, passende Dolmetschende und verlässliche Informationen zu Anreise und Ernährung müssen früh geklärt werden. Beginne mit Ort, Datum und Programm und arbeite dich dann über Anmeldungen, Verpflegung und Helferplanung bis zur Technikprobe vor. So erkennst du Engpässe, bevor die ersten Gäste eintreffen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Location reservieren
- 2
Datum und Programm festlegen
2 Personen
- 3
Einladungen erstellen
2 Personen
- 4
Einladungen übersetzen
3 Personen
- 5
Einladungen verschicken
2 Personen
- 6
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 7
Ernährungswünsche erfassen
2 Personen
- 8
Dolmetschersprachen erfassen
2 Personen
- 9
Dolmetscher reservieren
2 Personen
- 10
Catering bestellen
2 Personen
- 11
Programmpartner bestätigen
2 Personen
- 12
Kinderaktivitäten auswählen
2 Personen
- 13
Musikprogramm festlegen
2 Personen
- 14
Transportinformationen sammeln
- 15
Parkplatz- und Laufweg anlegen
- 16
Programm übersetzen
2 Personen
- 17
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 18
Infotische einteilen
2 Personen
- 19
Präsentationen prüfen
2 Personen
- 20
Technik testen
2 Personen
- 21
Einkaufen gehen
3 Personen
- 22
Getränke kühlen
2 Personen
- 23
Lagerfähiges Catering bereitstellen
2 Personen
- 24
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
- 25
Raum kontrollieren
2 Personen
- 26
Tische aufstellen
4 Personen
- 27
Stühle aufstellen
4 Personen
- 28
Empfangstheke einrichten
2 Personen
- 29
Informationstische einrichten
4 Personen
- 30
Kinderbereich einrichten
3 Personen
- 31
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 32
Beschilderung anbringen
2 Personen
- 33
Musikanlage anschließen
2 Personen
- 34
Projektor und Leinwand aufstellen
2 Personen
- 35
Buffet-Tische eindecken
4 Personen
- 36
Snacks vorbereiten
4 Personen
- 37
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
- 38
Briefing für das Empfangsteam geben
4 Personen
- 39
Briefing für Dolmetscher geben
4 Personen
Event
- 40
Gäste empfangen
5 Personen
- 41
Namensschilder verteilen
3 Personen
- 42
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
- 43
Eröffnungsrede halten
- 44
Willkommensinformationen präsentieren
3 Personen
- 45
Dolmetscher begleiten
2 Personen
- 46
Infotische besetzen
8 Personen
- 47
Kinderaktivitäten betreuen
4 Personen
- 48
Snacks servieren
4 Personen
- 49
Getränke nachfüllen
3 Personen
- 50
Mülleimer leeren
2 Personen
- 51
Buffet auffüllen
4 Personen
- 52
Warme Mahlzeit servieren
5 Personen
- 53
Musikprogramm begleiten
2 Personen
- 54
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
- 55
Verabschiedung und Abreise begleiten
4 Personen
- 56
Fundsachen sammeln
2 Personen
Nachbereitung
- 57
Geräte ausschalten
2 Personen
- 58
Buffet abräumen
4 Personen
- 59
Geschirr abwaschen
4 Personen
- 60
Abfall trennen
3 Personen
- 61
Tische und Stühle aufräumen
5 Personen
- 62
Dekoration entfernen
3 Personen
- 63
Raum reinigen
4 Personen
- 64
Materialien inventarisieren
2 Personen
- 65
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 66
Reste einlagern
2 Personen
- 67
Locationschlüssel abgeben
- 68
Dankesnachrichten versenden
2 Personen
- 69
Anwesenheitsliste bearbeiten
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 12
- StühleAnz. 100
- BuffetischeAnz. 4
- InformationstischeAnz. 6
- KinderhochstühleAnz. 8
- KleiderständerAnz. 2
- AbsperrpfostenAnz. 8
Geschirr
- Mehrweg-TellerAnz. 110
- Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 100
- Wiederverwendbare BecherAnz. 180
- KaffeetassenAnz. 120
- WassergläserAnz. 120
- BestecksetsAnz. 120
- ServierlöffelAnz. 12
- SuppenkellenAnz. 6
- ServierschalenAnz. 16
- Servierplatten mit DeckelAnz. 8
- TablettsAnz. 8
Ausstattung
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 3
- WarmhaltebehälterAnz. 6
- KühlboxenAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- Laptop
- Beamer
- Projektionsleinwand
- FunkmikrofoneAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- MikrofonständerAnz. 2
Küche
- SchneidebretterAnz. 6
- KüchenmesserAnz. 6
- ServierzangenAnz. 8
- MessbecherAnz. 3
- RührschüsselnAnz. 6
- AluminiumfolieAnz. 4
- FrischhaltefolieAnz. 4
- KühlboxetikettenAnz. 20
Dekoration
- TischdeckenAnz. 16
- WimpelkettenAnz. 8
- PapierdekorationAnz. 12
- BlumenarrangementsAnz. 6
- NamensschilderAnz. 120
- StifteAnz. 40
- InfotafelnAnz. 12
- TischnummernAnz. 12
Kinderaktivitäten
- BuntstifteAnz. 12
- MalmalbücherAnz. 30
- ZeichenpapierAnz. 200
- FilzstifteAnz. 12
- BausteineAnz. 4
- PuzzlesAnz. 8
- SpieleAnz. 8
- SpielmattenAnz. 4
Beleuchtung
- LED-LichterkettenAnz. 6
- StehlampenAnz. 4
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 8
- PutzeimerAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- BesensetsAnz. 3
- Handfeger und KehrblechAnz. 3
- HandschuheAnz. 12
Sicherheit
- Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
- TaschenlampenAnz. 4
- LöschdeckenAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Ort, Datum und Programm zuerst fest, idealerweise mindestens sechs Wochen vorher. Prüfe dabei Raumgröße, Laufwege, Parkmöglichkeiten und einen gut erreichbaren Bereich für Informationstische.
- Verschicke die Einladung in allen benötigten Sprachen und setze eine Rückmeldefrist von etwa zwei Wochen vor dem Treffen. Erfasse dabei gleichzeitig Ernährungswünsche, benötigte Dolmetschsprachen und Transportinformationen.
- Plane Dolmetschende nicht nur für offizielle Präsentationen ein. Teile mindestens eine verantwortliche Person pro benötigter Sprache ein und bestätige deren Einsatz spätestens sieben Tage vorher.
- Bestelle das Catering erst nach der Anmeldefrist und rechne bei Getränken mit etwa zwei bis drei Portionen pro Person für die erste Stunde. Denke zusätzlich an Kinderhochstühle, kindgerechte Aktivitäten und ausreichend Geschirr für Buffet und Kaffee.
- Teste Laptop, Beamer, Leinwand, Lautsprecher und Funkmikrofone mindestens einen Tag vorher. Bringe lagerfähige Lebensmittel und Materialien früher zum Ort, kühle Getränke rechtzeitig und kontrolliere den Raum am Veranstaltungstag mindestens 90 Minuten vor Beginn.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Flüchtlingstreffen organisieren?
- Beginne mindestens sechs Wochen vor dem geplanten Termin mit Ort, Datum und Programm. Einladungen sollten etwa vier Wochen vorher verschickt werden, damit Anmeldungen, Übersetzungen und Dolmetschende noch rechtzeitig organisiert werden können.
- Wann sollte man die Einladungen für ein Flüchtlingstreffen verschicken?
- Verschicke die übersetzten Einladungen ungefähr vier Wochen vor dem Treffen. Setze eine Rückmeldefrist rund zwei Wochen vor dem Termin, damit du Catering, Sitzplätze, Transport und Sprachbedarf planen kannst.
- Wie viele Dolmetscher braucht ein Flüchtlingstreffen?
- Plane mindestens eine verantwortliche Person für jede benötigte Sprache ein und kläre zusätzlich, ob mehrere Gesprächsbereiche gleichzeitig stattfinden. Bestätige die Dolmetschenden spätestens sieben Tage vor der Veranstaltung und halte ihre Einsatzzeiten schriftlich fest.
- Wann muss man die Technik für ein Flüchtlingstreffen testen?
- Teste Laptop, Beamer, Leinwand, Mikrofone und Lautsprecher mindestens einen Tag vorher am Veranstaltungsort. Am Veranstaltungstag solltest du die Technik nochmals etwa 90 Minuten vor Beginn einschalten und den Ton prüfen.
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