Organiser une prière du soir sans rien oublier

Une prière du soir demande surtout une bonne coordination entre l’accueil, l’animation et la logistique. Cette checklist suit l’ordre des préparatifs, de la confirmation de la date jusqu’à l’accueil des participants. Elle couvre aussi les points souvent réglés trop tard : les besoins alimentaires, les textes imprimés, la sonorisation, l’éclairage et les boissons chaudes. Utilisez-la pour répartir les responsabilités et vérifier les derniers détails avant le début de la rencontre.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et l'heure
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer le responsable de la prière
Confirmer les musiciens
Établir le programme
2 personnes
Sélectionner les versets bibliques
2 personnes
Imprimer les feuilles de prière
Imprimer la liste des participants
Faire les courses
2 personnes
Vérifier l’espace
2 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer des tables d'accueil
2 personnes
Préparer le matériel de prière
2 personnes
Installer l’équipement sonore
2 personnes
Régler l’éclairage
Préparer le café et le thé
2 personnes
Mettre les boissons au frais
Aménager la table d'accueil
2 personnes
Tester la technique
2 personnes
Informer l'officiant
2 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
3 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Animer la prière du soir
3 personnes
Fournir la musique
2 personnes
Encadrer la collecte
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Accompagner les visiteurs à la sortie
2 personnes

Suivi

Débarrasser la vaisselle
2 personnes
Démonter l’équipement sonore
2 personnes
Ranger les chaises et les tables
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Vérifier les stocks
Fermer le lieu
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 60
Tablesqté 6
Nappe pour la table d'accueil

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verres à théqté 60
Verres à eauqté 60
Assiettesqté 60
Cuillères à caféqté 60
Louchesqté 4

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 4
Multiprisesqté 3

Décoration

Chemins de tableqté 4
Bougies électriquesqté 12
Compositions floralesqté 3
Panneau d’accueil

Fournitures pour l'église

Biblesqté 20
Livres de prièresqté 20
Paniers de collecteqté 2
Pieds de microqté 3
Stylosqté 20

Cuisine

Thermosqté 4
Plateauxqté 4
Glacièresqté 2
Carafes d’eauqté 4

Nettoyage

Seauxqté 2
Chiffons de nettoyageqté 8
Balai et pelleqté 2

Catering

Courses

Conseils

Confirmez la date, l’heure et les responsables au moins 2 semaines à l’avance. Le responsable de la prière, les musiciens et l’officiant doivent connaître le programme final avant l’impression des documents.
Demandez les besoins alimentaires au moment des inscriptions, puis prévoyez une marge de 10 % pour les boissons et les accompagnements. Cela évite de découvrir le soir même qu’il manque des tasses, de l’eau ou une option adaptée.
Imprimez les feuilles de prière, les versets et la liste des participants au plus tard la veille. Préparez quelques exemplaires supplémentaires, ainsi que des stylos à la table d’accueil.
Réservez 60 à 90 minutes avant l’arrivée du groupe pour installer les chaises, la table d’accueil, le matériel de prière et la sonorisation. Testez chaque microphone, haut-parleur, rallonge et multiprise avec l’éclairage déjà allumé.
Mettez le café, le thé et l’eau en place avant l’accueil, mais gardez les boissons chaudes dans des thermos jusqu’au moment prévu. Comptez environ 5 minutes pour installer la table et 10 minutes pour remettre l’espace en ordre après la prière.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une prière du soir ?: Envoyez-les 2 à 3 semaines avant la rencontre, avec la date, l’heure, le lieu et la demande d’inscription. Fixez une date limite de réponse 5 à 7 jours avant afin de prévoir les chaises, les documents et les boissons.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer une prière du soir ?: Prévoyez 60 à 90 minutes avant l’arrivée des participants. Gardez encore 15 minutes pour tester la technique, régler l’éclairage et vérifier que les textes, les Bibles et les livres de prières sont disponibles.
Quand imprimer le programme et les feuilles de prière ?: Imprimez la version définitive la veille, après confirmation du responsable, des musiciens et des versets bibliques. Préparez 5 à 10 % d’exemplaires en plus pour les visiteurs ou les documents abîmés.
Que faut-il vérifier le jour de la prière du soir ?: Vérifiez l’espace, les chaises, l’accueil, les microphones, les haut-parleurs, les rallonges, l’éclairage et les boissons au moins 30 minutes avant le début. Informez ensuite l’officiant et les personnes chargées de l’animation de tout changement de dernière minute.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.