Organiser une marche sponsorisée, étape par étape
Une marche sponsorisée se prépare dans un ordre précis : le parcours et les autorisations d’abord, puis les inscriptions, les bénévoles et la logistique du jour J. Prévoyez assez de temps pour faire valider l’itinéraire, réserver le départ et organiser le point de repos. Les erreurs les plus fréquentes concernent le balisage, les besoins alimentaires et les listes imprimées trop tard. Ce guide vous aide à coordonner les 59 tâches du plan sans perdre de vue l’objectif de sponsoring.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Définir l'itinéraire de randonnée
2 personnes
- 2
Demander l’autorisation de parcours
- 3
Réserver le lieu de départ
- 4
Réserver un point de repos
- 5
Définir l’objectif de sponsoring
2 personnes
- 6
Ouvrir le formulaire d’inscription
- 7
Envoyer les invitations
2 personnes
- 8
Publier la page sponsors
- 9
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 10
Recueillir les besoins alimentaires
- 11
Recruter des bénévoles
2 personnes
- 12
Répartir les tâches des bénévoles
2 personnes
- 13
Vérifier l'itinéraire
2 personnes
- 14
Vérifier les prévisions météo
- 15
Établir la liste définitive des participants
2 personnes
- 16
Imprimer les dossards
- 17
Imprimer les cartes d'itinéraire
- 18
Imprimer les listes de sponsors
- 19
Faire les courses
2 personnes
- 20
Rassembler le matériel
2 personnes
- 21
Préparer les flèches de direction
2 personnes
- 22
Composer la trousse de premiers secours
- 23
Confirmer les participants
2 personnes
Événement
- 24
Ouvrir le point de départ
2 personnes
- 25
Installer les tables et les chaises
4 personnes
- 26
Installer les tentes de fête
4 personnes
- 27
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
- 28
Installer les flèches d'orientation
4 personnes
- 29
Aménager un espace de repos
3 personnes
- 30
Refroidir les boissons
2 personnes
- 31
Préparer le café et le thé
2 personnes
- 32
Décorer le point d’arrivée
2 personnes
- 33
Préparer les snacks
2 personnes
- 34
Briefer les bénévoles
2 personnes
- 35
Tenir la table d’inscription
3 personnes
- 36
Enregistrer les participants
3 personnes
- 37
Distribuer les dossards
2 personnes
- 38
Expliquer l’itinéraire
2 personnes
- 39
Faire partir les marcheurs
3 personnes
- 40
Tenir le poste de route
4 personnes
- 41
Tenir le point de repos
3 personnes
- 42
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 43
Garder la trousse de premiers secours disponible
2 personnes
- 44
Enregistrer les marcheurs à l’arrivée
2 personnes
- 45
Servir la soupe et le pain
3 personnes
- 46
Servir le café et le thé
2 personnes
- 47
Vérifier l’argent des sponsors
2 personnes
- 48
Assurer le moment de remerciement
2 personnes
- 49
Retirer les flèches d’itinéraire
4 personnes
- 50
Rassembler les déchets
3 personnes
Suivi
- 51
Démonter les tentes de fête
4 personnes
- 52
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
- 53
Faire la vaisselle
3 personnes
- 54
Nettoyer le lieu
4 personnes
- 55
Rapporter le matériel
2 personnes
- 56
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
- 57
Déposer l’argent des sponsors en toute sécurité
2 personnes
- 58
Remercier les participants
2 personnes
- 59
Informer les sponsors
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 2
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 40
- Tables de bièreqté 6
Signalisation
- Flèches de directionqté 45
- Panneaux de directionqté 12
- Ruban de balisageqté 4
- Cônes de signalisationqté 12
- Cartes d'itinéraireqté 120
Inscription
- Numéros de départqté 120
- Presse-papiersqté 6
- Stylos à billeqté 30
- Marqueurs permanentsqté 12
- Caisse
- Terminal de paiement
- Nappesqté 8
Matériel de sport
- Gilets de sécuritéqté 20
- Braceletsqté 120
- Siffletsqté 8
- Talkies-walkiesqté 8
Vaisselle
- Tassesqté 120
- Verresqté 150
- Bol à soupeqté 120
- Assiettesqté 120
- Couvertsqté 120
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Marmites à soupeqté 2
- Thermosqté 6
- Glacièresqté 6
- Louchesqté 6
- Carafesqté 6
Éclairage
- Lampes LEDqté 8
- Rallongesqté 4
Sécurité
- Trousses de premiers secoursqté 2
- Lampes de pocheqté 6
Nettoyage
- Poubellesqté 8
- Balais à mainqté 4
- Balayette et pelleqté 3
Catering
- Courses
Conseils
- Commencez par l’itinéraire et les autorisations. Faites valider le parcours avant d’ouvrir les inscriptions, puis vérifiez-le une nouvelle fois quelques jours avant la marche pour repérer un accès fermé ou un balisage manquant.
- Fixez l’objectif de sponsoring avant d’envoyer les invitations. La page sponsors et le formulaire d’inscription doivent expliquer clairement comment les participants contribuent et quelles informations vous devez recueillir.
- Ne recrutez pas les bénévoles au dernier moment. Répartissez les rôles entre accueil, orientation, ravitaillement et sécurité, et prévoyez des gilets, des sifflets et des talkies-walkies pour les personnes en mouvement.
- Préparez le ravitaillement à partir des inscriptions définitives. Recueillez les besoins alimentaires avant les achats et vérifiez que les tasses, verres, bols, assiettes et couverts correspondent au nombre attendu.
- Imprimez les documents après la confirmation des participants, mais avant l’installation. Les dossards, cartes d’itinéraire et listes de sponsors doivent être triés avec les stylos, presse-papiers, caisse et terminal de paiement au point de départ.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser une marche sponsorisée ?
- Prévoyez au moins 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de définir le parcours, demander l’autorisation, réserver le départ et le point de repos, recruter les bénévoles et traiter les inscriptions.
- Quand ouvrir les inscriptions pour une marche sponsorisée ?
- Ouvrez-les dès que le parcours, l’autorisation et le lieu de départ sont suffisamment confirmés, idéalement 4 à 6 semaines avant l’événement. Fixez une date limite quelques jours avant la marche pour finaliser les besoins alimentaires et les quantités.
- Combien de bénévoles faut-il prévoir ?
- Le nombre dépend du parcours et du nombre de participants, mais prévoyez au minimum une personne à l’accueil, une équipe au point de repos et des bénévoles aux endroits où l’itinéraire change de direction. Ajoutez une marge de 10 à 20 % pour remplacer les absents.
- Quand installer le balisage d’une marche sponsorisée ?
- Installez les flèches, panneaux, rubans et cônes le jour même, suffisamment tôt pour contrôler tout le parcours avant l’arrivée des participants. Faites une dernière vérification 1 à 2 heures avant le départ et retirez ensuite chaque élément de signalisation.
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