Cómo organizar una caminata de patrocinio sin improvisar
Una caminata de patrocinio se organiza en este orden: primero aseguras la ruta y los permisos, después defines el objetivo y abres las inscripciones. Cuando ya conoces el número de participantes, puedes calcular voluntarios, comida, señalización y material de registro. La semana anterior se comprueba el recorrido, se prepara la documentación y se confirma la previsión meteorológica. El día de la caminata, un punto de salida bien montado y una ruta señalizada evitan la mayoría de los problemas.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Definir la ruta a pie
2 personas
- 2
Solicitar el permiso de ruta
- 3
Reservar la ubicación de salida
- 4
Reservar un punto de descanso
- 5
Establecer el objetivo de patrocinio
2 personas
- 6
Abrir el formulario de inscripción
- 7
Enviar invitaciones
2 personas
- 8
Publicar la página de patrocinio
- 9
Gestionar inscripciones
2 personas
- 10
Recoger preferencias dietéticas
- 11
Reclutar voluntarios
2 personas
- 12
Asignar las tareas de voluntariado
2 personas
- 13
Comprobar la ruta
2 personas
- 14
Comprobar el pronóstico del tiempo
- 15
Crear la lista final de participantes
2 personas
- 16
Imprimir los dorsales
- 17
Imprimir mapas de ruta
- 18
Imprimir las listas de patrocinadores
- 19
Hacer la compra
2 personas
- 20
Reunir los materiales
2 personas
- 21
Preparar las flechas de ruta
2 personas
- 22
Preparar el botiquín de primeros auxilios
- 23
Confirmar participantes
2 personas
Evento
- 24
Abrir el punto de salida
2 personas
- 25
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 26
Montar carpas
4 personas
- 27
Montar la mesa de inscripciones
2 personas
- 28
Colocar flechas de ruta
4 personas
- 29
Montar el área de descanso
3 personas
- 30
Enfriar bebidas
2 personas
- 31
Preparar café y té
2 personas
- 32
Decoración del punto de llegada
2 personas
- 33
Preparar los snacks
2 personas
- 34
Instruir a los voluntarios
2 personas
- 35
Atender la mesa de inscripción
3 personas
- 36
Registrar a los participantes
3 personas
- 37
Repartir dorsales
2 personas
- 38
Explicar la ruta
2 personas
- 39
Dar la salida a los caminantes
3 personas
- 40
Atender el puesto de ruta
4 personas
- 41
Atender el punto de descanso
3 personas
- 42
Rellenar las bebidas
2 personas
- 43
Mantener primeros auxilios disponibles
2 personas
- 44
Registrar a los senderistas que lleguen
2 personas
- 45
Servir sopa y pan
3 personas
- 46
Servir café y té
2 personas
- 47
Comprobar el dinero del patrocinio
2 personas
- 48
Organizar el momento de agradecimiento
2 personas
- 49
Retirar las flechas de ruta
4 personas
- 50
Recoger la basura
3 personas
Seguimiento
- 51
Desmontar las carpas
4 personas
- 52
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 53
Lavar la vajilla
3 personas
- 54
Limpiar el lugar
4 personas
- 55
Devolver los materiales
2 personas
- 56
Devolver el material prestado
2 personas
- 57
Ingresar de forma segura el dinero de patrocinio
2 personas
- 58
Agradecer a los participantes
2 personas
- 59
Informar a los patrocinadores
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 2
- Mesascant. 8
- Sillascant. 40
- Mesas de cervezacant. 6
Señalización de ruta
- Flechas de rutacant. 45
- Señales de rutacant. 12
- Cinta de valladocant. 4
- Conos de tráficocant. 12
- Mapas de rutacant. 120
Inscripción
- Dorsalescant. 120
- Portapapelescant. 6
- Bolígrafoscant. 30
- Rotuladores permanentescant. 12
- Caja registradora
- Terminal de pago
- Mantelescant. 8
Material deportivo
- Chalecos reflectantescant. 20
- Pulserascant. 120
- Silbatoscant. 8
- Walkie-talkiescant. 8
Vajilla
- Tazascant. 120
- Vasoscant. 150
- Tazones para sopacant. 120
- Platoscant. 120
- Cubiertoscant. 120
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Ollas para sopacant. 2
- Termoscant. 6
- Neveras portátilescant. 6
- Cucharonescant. 6
- Jarras de servircant. 6
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 8
- Cables alargadorescant. 4
Seguridad
- Botiquines de primeros auxilioscant. 2
- Linternascant. 6
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Escobas de manocant. 4
- Recogedor y escobacant. 3
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la ruta antes de publicar la convocatoria. Solicita el permiso y reserva el punto de salida y el descanso con varias semanas de margen; cambiar el recorrido después obliga a rehacer mapas, flechas y comunicaciones.
- Define el objetivo de patrocinio y el sistema de inscripción desde el principio. Pide también las preferencias dietéticas al registrarse, porque descubrirlas el día anterior complica la compra y la comida del punto de descanso.
- Calcula los voluntarios por función, no solo por número de asistentes: necesitas personas para la salida, los cruces, el descanso, la inscripción y el cierre. Asigna cada tarea por escrito y entrega chalecos reflectantes y walkie-talkies a quienes estén repartidos por la ruta.
- Haz una comprobación completa del recorrido durante la semana previa. Cuenta las flechas, señales, conos y metros de cinta de vallado, y coloca las indicaciones de forma que sigan siendo visibles desde ambos sentidos cuando sea necesario.
- Prepara la lista final, dorsales, mapas y listas de patrocinadores como mínimo un día antes. En la salida, separa la mesa de registro del cobro y prueba el terminal de pago, la caja registradora y los bolígrafos antes de abrir.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una caminata de patrocinio?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Ese margen permite solicitar el permiso de ruta, reservar los espacios, abrir las inscripciones, reclutar voluntarios y corregir problemas del recorrido antes del evento.
- ¿Cuándo debo cerrar la lista de participantes?
- Cierra la lista final entre 24 y 48 horas antes de la caminata. Así puedes imprimir los dorsales, mapas y listas de patrocinadores, además de calcular la comida y el material del punto de descanso.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para una caminata de patrocinio?
- Como punto de partida, asigna 1 voluntario por cada 20-30 participantes, además de una persona responsable de cada función. Aumenta la cifra si hay cruces, varios puntos de descanso o una ruta difícil de controlar.
- ¿Qué hay que comprobar el día anterior a la caminata?
- Revisa la ruta completa, la previsión del tiempo, las señales, el botiquín, los dorsales y los medios de pago entre 24 y 48 horas antes. También confirma a los participantes y contacta con los voluntarios para evitar ausencias de última hora.
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