Marche sponsorisée : la checklist pour tout organiser

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Conseils

• Définissez l’itinéraire et demandez l’autorisation de parcours au moins 6 à 8 semaines avant la marche. Prévoyez aussi un point de repos et vérifiez le trajet sur place avant d’ouvrir les inscriptions.
• Fixez l’objectif de sponsoring avant de publier la page dédiée. Le formulaire d’inscription doit recueillir dès le départ les coordonnées, les besoins alimentaires et les éventuelles informations utiles à l’encadrement.
• Pour une marche de 100 participants, prévoyez au minimum 1 responsable pour 10 à 15 marcheurs, avec des rôles séparés pour l’accueil, le balisage, le ravitaillement et les premiers secours. Répartissez les tâches par écrit 2 semaines avant l’événement.
• Préparez les numéros de départ, cartes d’itinéraire et listes de sponsors au plus tard 3 jours avant. Imprimez quelques exemplaires supplémentaires, car les inscriptions tardives et les erreurs de saisie sont fréquentes.
• La veille, vérifiez la météo, rassemblez le matériel et préparez le balisage, les gilets de sécurité, les talkies-walkies et la trousse de premiers secours. Le jour J, ouvrez le point de départ au moins 60 minutes avant l’heure annoncée pour installer les tables et accueillir les participants.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une marche sponsorisée ?

Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Ce délai permet d’obtenir l’autorisation du parcours, de réserver le départ et le point de repos, puis de laisser au moins 3 semaines aux participants pour s’inscrire.

Combien de bénévoles faut-il pour une marche sponsorisée ?

Prévoyez environ 1 bénévole pour 10 à 15 participants, puis ajoutez 2 à 4 personnes pour l’accueil, la caisse, le ravitaillement et les premiers secours. Pour 100 marcheurs, une équipe de 10 à 14 bénévoles constitue une base réaliste.

Que préparer la veille d’une marche sponsorisée ?

Rassemblez les cartes, numéros de départ, flèches, panneaux, ruban de balisage, gilets et matériel de communication. Vérifiez aussi la météo et préparez les boissons, la soupe ou le ravitaillement au moins 12 heures avant le départ.

À quelle heure ouvrir le point de départ ?

Ouvrez le point de départ 60 à 90 minutes avant l’heure officielle. Vous aurez ainsi le temps d’installer les tables et les chaises, d’organiser les inscriptions, de distribuer les numéros et de traiter les paiements sans retarder le départ.

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