Zo organiseer je een sponsorwandeling

Begin met de route en het sponsordoel, niet met de catering. Leg daarna de startlocatie en het rustpunt vast, vraag de routevergunning aan en open de aanmeldingen. Zodra deelnemers zich inschrijven, verzamel je dieetwensen en deel je vrijwilligers in voor inschrijving, routecontrole en begeleiding. In de laatste week draait alles om bevestigingen, routepijlen, startnummers, sponsorlijsten en een praktische controle van weer, materialen en geldstromen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wandelroute vastleggen
2 personen
2
Routevergunning aanvragen
3
Startlocatie reserveren
4
Rustpunt reserveren
5
Sponsordoel vaststellen
2 personen
6
Aanmeldformulier openen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Sponsorpagina publiceren
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Vrijwilligers werven
2 personen
12
Vrijwilligerstaken indelen
2 personen
13
Route controleren
2 personen
14
Weersverwachting controleren
15
Definitieve deelnemerslijst maken
2 personen
16
Startnummers afdrukken
17
Routekaarten afdrukken
18
Sponsorlijsten afdrukken
19
Boodschappen doen
2 personen
20
Materialen verzamelen
2 personen
21
Routepijlen voorbereiden
2 personen
22
EHBO-tas samenstellen
23
Deelnemers bevestigen
2 personen

Event

24
Startlocatie openen
2 personen
25
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
26
Partytenten opzetten
4 personen
27
Inschrijftafel inrichten
2 personen
28
Routepijlen plaatsen
4 personen
29
Rustpunt inrichten
3 personen
30
Dranken koelen
2 personen
31
Koffie en thee klaarmaken
2 personen
32
Eindpunt versieren
2 personen
33
Snacks klaarzetten
2 personen
34
Vrijwilligers instrueren
2 personen
35
Inschrijftafel bemannen
3 personen
36
Deelnemers registreren
3 personen
37
Startnummers uitdelen
2 personen
38
Route uitleggen
2 personen
39
Wandelaars laten starten
3 personen
40
Routepost bemannen
4 personen
41
Rustpunt bemannen
3 personen
42
Dranken bijvullen
2 personen
43
EHBO beschikbaar houden
2 personen
44
Binnenkomende wandelaars registreren
2 personen
45
Soep en brood serveren
3 personen
46
Koffie en thee serveren
2 personen
47
Sponsorgeld controleren
2 personen
48
Bedankmoment verzorgen
2 personen
49
Routepijlen verwijderen
4 personen
50
Afval verzamelen
3 personen

Nazorg

51
Partytenten afbreken
4 personen
52
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
53
Servies afwassen
3 personen
54
Locatie schoonmaken
4 personen
55
Materialen terugbrengen
2 personen
56
Geleende materialen retourneren
2 personen
57
Sponsorgeld veilig storten
2 personen
58
Deelnemers bedanken
2 personen
59
Sponsoren informeren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 40
Biertafelsaantal 6

Routeaanduiding

Routepijlenaantal 45
Routebordenaantal 12
Wegafzetlintaantal 4
Verkeerskegelsaantal 12
Routekaartenaantal 120

Inschrijving

Startnummersaantal 120
Klembordenaantal 6
Balpennenaantal 30
Permanent markersaantal 12
Geldkist
Betaalterminal
Tafelkledenaantal 8

Sportmateriaal

Veiligheidshesjesaantal 20
Polsbandjesaantal 120
Fluitjesaantal 8
Portofoonsaantal 8

Servies

Mokkenaantal 120
Glazenaantal 150
Soepkommenaantal 120
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Soepketelsaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Opscheplepelsaantal 6
Schenkkannenaantal 6

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Verlengkabelsaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Handvegersaantal 4
Stoffer en blikaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de route minstens 6 weken vooraf vast en controleer daarna opnieuw alle kruisingen, rustpunten en plekken waar routepijlen of verkeerskegels nodig zijn. Vraag de vergunning aan voordat je de uitnodigingen breed verstuurt.
Maak het aanmeldformulier meteen compleet: vraag naast naam en contactgegevens ook dieetwensen en sponsorinformatie uit. Sluit de inschrijving uiterlijk 3 dagen voor de wandeling, zodat je een definitieve deelnemerslijst en voldoende startnummers kunt maken.
Plan per 25 deelnemers minimaal 2 vrijwilligers voor inschrijving en routebegeleiding; pas het aantal aan op de route en het aantal kruisingen. Deel taken vooraf in en geef begeleiders veiligheidshesjes, fluitjes en waar nodig portofoons.
Zet de startlocatie minstens 90 minuten voor de eerste start open. Richt aparte tafels in voor aanmelden, betalingen en uitgifte van startnummers; leg klemborden, balpennen, een geldkist en een betaalterminal klaar.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Zet voor het rustpunt drinken en eten klaar met koffiezetapparaten, waterkokers, thermoskannen, soepketels en koelboxen, en regel partytenten als deelnemers beschutting nodig hebben.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een sponsorwandeling organiseren?: Begin ongeveer 8 tot 12 weken vooraf. Reserveer in de eerste 2 weken de route, startlocatie en het rustpunt en vraag de vergunning aan; gebruik de laatste week voor bevestigingen en materiaalcontrole.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een sponsorwandeling?: Reken als basis op 2 vrijwilligers per 25 deelnemers, plus extra mensen voor lastige kruisingen, het rustpunt en de starttafel. Maak de indeling uiterlijk 2 weken vooraf en bevestig die 3 dagen voor de wandeling.
Wanneer moet je de route van een sponsorwandeling controleren?: Controleer de route bij het vastleggen en loop of fiets haar nogmaals na in de week voor het evenement. Doe op de dag zelf een laatste controle voordat je routepijlen, routeborden en wegafzetlint plaatst.
Hoeveel drinken en eten heb je nodig bij een sponsorwandeling?: Plan per deelnemer minimaal 0,5 liter drinken voor de wandeling en één portie bij het rustpunt; verhoog dat bij warm weer of een lange route. Koop houdbare voorraad uiterlijk 3 dagen vooraf en gekoelde producten op de dag zelf.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.