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Checklist pour organiser une randonnée à vélo

Une randonnée à vélo se prépare dans un ordre précis : d’abord le parcours, puis les inscriptions, la sécurité et la logistique du jour J. Cette checklist vous aide à coordonner les participants, les accompagnateurs et les points de ravitaillement. Prévoyez un itinéraire alternatif, un fichier GPX et des contacts d’urgence avant d’envoyer les informations finales. Les derniers préparatifs concernent le balisage, les vélos, la météo et l’aménagement de la zone d’arrivée.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Consigner le parcours et la distance

    2 personnes

  • Explorer le parcours sur place

    2 personnes

  • Déterminer un itinéraire alternatif

    2 personnes

  • Confirmer le lieu de départ et d'arrivée

  • Envoyer les invitations

  • Traiter les inscriptions

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Recueillir les contacts d'urgence

  • Créer la carte du parcours et le fichier GPX

  • Envoyer les informations sur l’itinéraire

  • Finaliser la liste des participants

  • Répartir les groupes de cyclistes

    2 personnes

  • Affecter les accompagnateurs aux groupes

  • Vérifier les prévisions météo

  • Informer les participants sur la météo

  • Vérifier le matériel de vélo et de sécurité

    2 personnes

  • Faire les courses

    2 personnes

  • Préparer les panneaux de direction et les flèches

    2 personnes

  • Préparer les vélos et le matériel

    3 personnes

  • Aménager la zone d’arrivée

    4 personnes

  • Monter les tentes de réception

    4 personnes

  • Installer les tables et les chaises

    3 personnes

  • Installer les flèches d'orientation

    3 personnes

  • Mettre en place le point d’eau et de collations

    3 personnes

  • Refroidir les boissons

    2 personnes

  • Préparer le buffet

    3 personnes

Événement

  • Enregistrer la présence

    2 personnes

  • Vérifier l’éclairage des vélos

    2 personnes

  • Donner les consignes de sécurité

    2 personnes

  • Laisser partir les groupes de cyclistes

    4 personnes

  • Accompagner les participants restés sur place

    2 personnes

  • Vérifier le parcours et les intersections

    3 personnes

  • Distribuer de l'eau et des snacks

    3 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Aider les incidents

    2 personnes

  • Accueillir les groupes à l'arrivée

    3 personnes

  • Stationner les vélos en toute sécurité

    2 personnes

  • Servir le buffet et les amuse-bouches chauds

    4 personnes

  • Servir le café et le thé

    2 personnes

  • Collecter les déchets et les emballages vides

    2 personnes

  • Allumer l’éclairage

  • Saluer les participants à leur départ

    2 personnes

Suivi

  • Retirer les flèches d’itinéraire

    3 personnes

  • Démonter les tentes de fête

    4 personnes

  • Ranger les tables et les chaises

    3 personnes

  • Laver la vaisselle et le matériel

    3 personnes

  • Nettoyer le site d’arrivée

    4 personnes

  • Vérifier le matériel de vélo et de réparation

    2 personnes

  • Restituer le matériel emprunté

    2 personnes

  • Enregistrer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tentes de réceptionqté 2
  • Tablesqté 6
  • Chaisesqté 60
  • Râteliers à vélosqté 8

Matériel de sport

  • Gilets de sécuritéqté 12
  • Pompes à véloqté 4
  • Kits de réparation véloqté 3
  • Chambres à airqté 12
  • Feux de véloqté 12
  • Casques de véloqté 6
  • Bandes réfléchissantesqté 20

Sécurité

  • Trousses de premiers secoursqté 2
  • Couvertures de survieqté 6
  • Lampes de pocheqté 6
  • Cônes de signalisationqté 12

Signalisation

  • Flèches de directionqté 40
  • Panneaux de directionqté 10
  • Serre-câblesqté 100
  • Ruban de balisageqté 4
  • Marqueurs indélébilesqté 6

Équipement

  • Téléphones portablesqté 4
  • Batteries externesqté 6
  • Rallongesqté 3

Éclairage

  • Lampes LEDqté 8
  • Guirlandes lumineusesqté 4

Vaisselle

  • Gobelets réutilisablesqté 100
  • Assiettesqté 70
  • Couvertsqté 70
  • Carafesqté 6

Cuisine

  • Glacièresqté 8
  • Thermosqté 6
  • Planches à découperqté 4
  • Couteaux à painqté 4
  • Louchesqté 8

Nettoyage

  • Poubellesqté 8
  • Balais à mainqté 3
  • Pinces à déchetsqté 3

Catering

  • Courses

Conseils

  • Explorez le parcours sur place avant de le valider et notez la distance réelle, les passages difficiles et les endroits où un groupe pourrait se séparer. Préparez aussi un itinéraire alternatif en cas de travaux ou de météo défavorable.
  • Demandez les contacts d’urgence et les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis finalisez la liste des participants quelques jours avant le départ. Répartissez ensuite les cyclistes en groupes et attribuez un accompagnateur à chacun.
  • Envoyez la carte, la distance et le fichier GPX avant la randonnée, avec une heure limite claire pour le départ. Rappelez les prévisions météo et demandez à chacun de vérifier son vélo, son casque et ses feux la veille.
  • Prévoyez au minimum une pompe, un kit de réparation et des chambres à air de rechange pour les crevaisons. Ajoutez des trousses de premiers secours, des couvertures de survie et des gilets de sécurité pour les situations imprévues.
  • Installez le balisage avant l’arrivée des participants et vérifiez chaque flèche depuis le sens de circulation. À l’arrivée, prévoyez un point d’eau et de collations, des tables, des chaises et des boissons déjà refroidies.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser une randonnée à vélo ?
Commencez environ 6 à 8 semaines avant la date prévue. Cela laisse le temps d’explorer le parcours, confirmer le départ et l’arrivée, recueillir les inscriptions et préparer un itinéraire de secours.
Que prévoir pour la sécurité d’une randonnée à vélo ?
Prévoyez des casques, des gilets de sécurité, des bandes réfléchissantes, des feux, des trousses de premiers secours et des couvertures de survie. Gardez aussi au moins un téléphone chargé et une batterie externe par groupe.
Quand envoyer les informations sur le parcours ?
Envoyez la carte, la distance et le fichier GPX au moins 5 jours avant la randonnée. Transmettez une mise à jour la veille si la météo, les travaux ou l’itinéraire changent.
Combien de boissons prévoir pour une randonnée à vélo ?
Comptez environ 1 à 1,5 litre d’eau par participant pour une sortie de plusieurs heures, davantage s’il fait chaud. Ajoutez un point d’eau et des collations à l’arrivée, puis gardez les boissons au frais avant le départ.

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