Einen Sponsorenspaziergang Schritt für Schritt organisieren

Bei einem Sponsorenspaziergang entscheidet die Reihenfolge über einen reibungslosen Tag. Lege zuerst Route, Spendenziel und Startort fest, bevor du Anmeldungen öffnest oder Einladungen verschickst. Danach folgen Genehmigung, Sponsorenseite, Helferplanung und die Erfassung von Ernährungswünschen. In der letzten Woche prüfst du Strecke und Wetter, druckst Unterlagen und stellst Material, Verpflegung und Erste-Hilfe-Tasche zusammen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Wanderroute festlegen
2 Personen
2
Routen-Genehmigung beantragen
3
Startort reservieren
4
Ruhepunkt reservieren
5
Sponsorenziel festlegen
2 Personen
6
Anmeldeformular öffnen
7
Einladungen verschicken
2 Personen
8
Sponsorenseite veröffentlichen
9
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
10
Ernährungswünsche erfassen
11
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
12
Aufgaben für Freiwillige einteilen
2 Personen
13
Route prüfen
2 Personen
14
Wettervorhersage prüfen
15
Endgültige Teilnehmerliste erstellen
2 Personen
16
Startnummern drucken
17
Routenpläne drucken
18
Sponsorenlisten ausdrucken
19
Einkaufen gehen
2 Personen
20
Materialien zusammenstellen
2 Personen
21
Wegweiser vorbereiten
2 Personen
22
Erste-Hilfe-Tasche zusammenstellen
23
Teilnehmer bestätigen
2 Personen

Event

24
Startort öffnen
2 Personen
25
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
26
Partyzelte aufbauen
4 Personen
27
Anmeldetisch einrichten
2 Personen
28
Wegweiser aufstellen
4 Personen
29
Ruhebereich einrichten
3 Personen
30
Getränke kühlen
2 Personen
31
Kaffee und Tee zubereiten
2 Personen
32
Endpunkt dekorieren
2 Personen
33
Snacks bereitlegen
2 Personen
34
Freiwillige einweisen
2 Personen
35
Anmeldetisch besetzen
3 Personen
36
Teilnehmer registrieren
3 Personen
37
Startnummern ausgeben
2 Personen
38
Route erklären
2 Personen
39
Wanderer starten lassen
3 Personen
40
Routeposten besetzen
4 Personen
41
Ruhebereich betreuen
3 Personen
42
Getränke nachfüllen
2 Personen
43
Erste Hilfe bereithalten
2 Personen
44
Eintreffende Wanderer registrieren
2 Personen
45
Suppe und Brot servieren
3 Personen
46
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
47
Sponsorengelder prüfen
2 Personen
48
Dankesmoment gestalten
2 Personen
49
Wegweiser entfernen
4 Personen
50
Abfall sammeln
3 Personen

Nachbereitung

51
Partyzelte abbauen
4 Personen
52
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
53
Geschirr abwaschen
3 Personen
54
Location reinigen
4 Personen
55
Materialien zurückbringen
2 Personen
56
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
57
Spendengelder sicher einzahlen
2 Personen
58
Teilnehmer verabschieden
2 Personen
59
Sponsoren informieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
TischeAnz. 8
StühleAnz. 40
BiertischeAnz. 6

Wegweisung

WegweiserAnz. 45
WegweiserAnz. 12
AbsperrbandAnz. 4
VerkehrskegelAnz. 12
RoutenpläneAnz. 120

Anmeldung

StartnummernAnz. 120
KlemmbretterAnz. 6
KugelschreiberAnz. 30
PermanentmarkerAnz. 12
Geldkassette
Kartenterminal
TischdeckenAnz. 8

Sportmaterial

SicherheitswestenAnz. 20
ArmbänderAnz. 120
PfeifenAnz. 8
FunkgeräteAnz. 8

Geschirr

TassenAnz. 120
GläserAnz. 150
SuppenschalenAnz. 120
TellerAnz. 120
BestecksetsAnz. 120

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
SuppenkesselAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 6
ServierlöffelAnz. 6
AusgießkannenAnz. 6

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 4

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
TaschenlampenAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
HandfegerAnz. 4
Handfeger und KehrblechAnz. 3

Catering

Einkäufe

Tipps

Beantrage die Genehmigung für die Route möglichst 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. Plane zusätzlich eine Ersatzstrecke, falls Baustellen oder eine kurzfristige Sperrung die ursprüngliche Route unpassierbar machen.
Öffne die Anmeldung erst, wenn Startort, Ruhepunkt und Sponsorenziel feststehen. Schließe sie 5 bis 7 Tage vorher, damit du Teilnehmerliste, Startnummern, Routenpläne und Verpflegung passend vorbereiten kannst.
Teile die Helfer nicht nur nach Namen, sondern nach Einsatzzeiten ein: mindestens ein Team für Anmeldung, eines für die Strecke und eines für den Ruhepunkt. Für jede Station sollte eine verantwortliche Person plus eine Reserve eingeplant sein.
Prüfe die Route 1 bis 2 Tage vorher zu Fuß und kontrolliere Kreuzungen, Wegweiser und Absperrungen. Stelle die Beschilderung am Veranstaltungstag früh genug auf, damit sie vor dem Eintreffen der Teilnehmer vollständig steht.
Plane Getränke und Essen nach der gemeldeten Teilnehmerzahl und berücksichtige die erfassten Ernährungswünsche. Stelle am Start und am Ruhepunkt Wasser bereit und halte zusätzlich Erste-Hilfe-Material, Funkgeräte und eine wetterfeste Lösung für Unterlagen bereit.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Sponsorenspaziergang anmelden?: Beginne 6 bis 8 Wochen vorher mit der Routenplanung und der Genehmigungsanfrage. Öffne die Anmeldung erst, wenn Startort und Ruhepunkt bestätigt sind.
Wie viele Helfer braucht man für einen Sponsorenspaziergang?: Plane mindestens drei Einsatzbereiche ein: Anmeldung, Strecke und Ruhepunkt. Für jede besetzte Station brauchst du eine verantwortliche Person und möglichst eine Reserve; bei größeren Gruppen kommen zusätzliche Streckenposten an Kreuzungen hinzu.
Wann sollte die Teilnehmerliste für einen Sponsorenspaziergang fertig sein?: Erstelle die endgültige Liste 5 bis 7 Tage vor dem Termin. So bleiben genug Zeit für Startnummern, Routenpläne, Sponsorenlisten und die Bestellung der Verpflegung.
Was muss man am Tag vor dem Sponsorenspaziergang prüfen?: Gehe die Route vollständig ab und kontrolliere Wettervorhersage, Wegweiser, Absperrband und Verkehrskegel. Packe außerdem Erste-Hilfe-Tasche, Funkgeräte, Anmeldeunterlagen und das Material für den Ruhepunkt spätestens am Vorabend zusammen.

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