Organiser une loterie animalière sans rien laisser au hasard

Une loterie animalière demande de coordonner la collecte de fonds, les lots, la vente des billets et l’accueil des participants. Commencez par réserver le lieu, vérifier les autorisations et confirmer l’association bénéficiaire avant de communiquer la date. Ensuite, fixez les règles, enregistrez les prix et préparez la billetterie. Les derniers jours servent surtout à répartir les bénévoles, traiter les inscriptions et installer un parcours clair entre l’entrée, le stand de vente et la table des lots.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu
2
Vérifier les autorisations
3
Confirmer l’association caritative
4
Rassembler les lots
2 personnes
5
Enregistrer les prix
2 personnes
6
Rédiger le règlement de la tombola
7
Définir les catégories de prix
2 personnes
8
Créer les numéros de tombola
2 personnes
9
Commander les livrets de tombola
10
Envoyer les invitations
2 personnes
11
Publier la promotion en ligne
12
Accrocher les affiches
2 personnes
13
Traiter les inscriptions
2 personnes
14
Recueillir les besoins alimentaires
15
Réserver le catering
16
Vérifier le mode de paiement
2 personnes
17
Répartir les bénévoles
2 personnes
18
Imprimer le déroulé
19
Étiqueter les prix
2 personnes
20
Faire les courses
2 personnes
21
Préparer les prix
2 personnes
22
Installer les tables
4 personnes
23
Installer les chaises
3 personnes
24
Signaler l’entrée
2 personnes
25
Aménager le stand de vente des billets de tombola
2 personnes
26
Mettre en place la table des prix
2 personnes
27
Installer la décoration
3 personnes
28
Tester le son
2 personnes
29
Mettre les boissons au frais
2 personnes
30
Préparer les en-cas
3 personnes
31
Préparer le coin café
2 personnes

Événement

32
Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
33
Vendre les billets de tombola
3 personnes
34
Enregistrer les dons
2 personnes
35
Accueillir les visiteurs
2 personnes
36
Encadrer la présentation des animaux
2 personnes
37
Servir des amuse-bouches
3 personnes
38
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
39
Servir le café et le thé
2 personnes
40
Annoncer les résultats intermédiaires
41
Tirer les billets gagnants
3 personnes
42
Vérifier les vainqueurs
2 personnes
43
Remettre les prix
3 personnes
44
Annoncer le montant récolté
45
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes

Suivi

46
Emballer les restes
2 personnes
47
Mettre l’argent liquide en lieu sûr
2 personnes
48
Rassembler les déchets
3 personnes
49
Faire la vaisselle
3 personnes
50
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
51
Nettoyer le lieu
3 personnes
52
Retourner les matériels
2 personnes
53
Envoyer les prix après coup
2 personnes
54
Transférer le produit
55
Informer les gagnants
56
Publier les résultats

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 80
Drap pour la table des prixqté 2
Tabourets de barqté 4
Poubellesqté 6

Équipement

Système de sonorisation
Microphoneqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Terminal de paiementqté 2
Ordinateur portable
Imprimante
Glacièresqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 100
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Bacs à glaçonsqté 4

Décoration

Ballons animauxqté 80
Guirlandes animalièresqté 10
Décoration de tableqté 12
Panneaux d'informationqté 8
Panneaux indicateursqté 10

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lanternes LEDqté 8

Nettoyage

Supports de sacs poubelleqté 6
Seaux de nettoyageqté 2
Balai et pelleqté 2

Catering

Courses

Conseils

Réglez le cadre administratif en premier : confirmez l’association caritative et vérifiez les autorisations avant d’imprimer les billets ou d’envoyer les invitations. Gardez le règlement de la tombola avec les documents de l’événement.
Centralisez les lots dès leur arrivée. Enregistrez chaque prix, attribuez-lui une catégorie et posez une étiquette ; prévoyez au moins une personne pour vérifier les lots avant l’ouverture.
Ne repoussez pas la billetterie à la dernière semaine : créez les numéros, commandez les livrets et préparez un mode de paiement testé. Faites un essai du terminal et de l’imprimante au moins 48 heures avant.
Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription et confirmez le traiteur plusieurs jours avant l’événement. Prévoyez un espace séparé pour les boissons, avec glacières, thermos et vaisselle déjà regroupée.
Faites un plan d’installation pour le jour J : tables et chaises d’abord, signalétique ensuite, puis stand de billets et table des lots. Imprimez le déroulé et répartissez les bénévoles par créneaux avant leur arrivée.

Questions fréquentes

Par quoi commencer pour organiser une loterie animalière ?: Commencez par réserver le lieu, vérifier les autorisations et confirmer l’association caritative. Faites ces trois vérifications avant toute promotion ou commande de billets, idéalement plusieurs semaines à l’avance.
Quand faut-il préparer les lots d’une loterie ?: Rassemblez et enregistrez les lots dès que possible, puis étiquetez-les avant le jour de l’événement. Une vérification finale 48 heures avant permet de repérer les prix manquants ou mal classés.
Combien de temps prévoir pour installer la salle ?: Bloquez au moins 2 heures avant l’ouverture pour installer les tables, les chaises, la signalétique, la sonorisation et le stand de vente. Ajoutez 30 minutes pour tester le microphone, le paiement et l’imprimante.
Comment organiser les bénévoles pour une loterie animalière ?: Répartissez-les par mission : accueil et inscriptions, vente des billets, gestion des lots, restauration et rangement. Préparez le planning au moins 3 jours avant et donnez à chaque personne une heure d’arrivée précise.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.