Cómo organizar una lotería de animales sin perder ningún detalle
Una lotería de animales necesita más coordinación de la que parece: hay que asegurar el lugar, confirmar la organización benéfica y dejar claras las reglas antes de vender boletos. Empieza por los permisos y los premios; después organiza la promoción, las inscripciones y el catering. Durante la última semana, etiqueta cada premio, asigna voluntarios y prepara el punto de venta. El día del evento, el sonido, la señalización y el registro de premios evitan la mayoría de los problemas.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Reservar el lugar
- 2
Comprobar permisos
- 3
Confirmar la organización benéfica
- 4
Recopilar premios
2 personas
- 5
Registrar premios
2 personas
- 6
Redactar las bases del sorteo
- 7
Definir categorías de premios
2 personas
- 8
Crear números de sorteo
2 personas
- 9
Pedir boletos de lotería
- 10
Enviar invitaciones
2 personas
- 11
Publicar la promoción en línea
- 12
Colgar pósters
2 personas
- 13
Gestionar inscripciones
2 personas
- 14
Recoger preferencias dietéticas
- 15
Reservar el catering
- 16
Comprobar el método de pago
2 personas
- 17
Asignar voluntarios
2 personas
- 18
Imprimir el plan de trabajo
- 19
Etiquetar los premios
2 personas
- 20
Hacer la compra
2 personas
- 21
Preparar los premios
2 personas
- 22
Montar mesas
4 personas
- 23
Colocar las sillas
3 personas
- 24
Señalizar la entrada
2 personas
- 25
Montar el punto de venta de rifas
2 personas
- 26
Montar la mesa de premios
2 personas
- 27
Colgar la decoración
3 personas
- 28
Probar el sonido
2 personas
- 29
Enfriar las bebidas
2 personas
- 30
Preparar los aperitivos
3 personas
- 31
Preparar el punto de café
2 personas
Evento
- 32
Atender la mesa de registro
2 personas
- 33
Vender boletos
3 personas
- 34
Registrar donaciones
2 personas
- 35
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
- 36
Coordinar la presentación de animales
2 personas
- 37
Servir aperitivos
3 personas
- 38
Rellenar las bebidas
2 personas
- 39
Servir café y té
2 personas
- 40
Anunciar la clasificación provisional
- 41
Sacar los boletos ganadores
3 personas
- 42
Comprobar a los ganadores
2 personas
- 43
Entregar premios
3 personas
- 44
Anunciar el resultado
- 45
Despedir a los visitantes
2 personas
Seguimiento
- 46
Empacar lo sobrante
2 personas
- 47
Guardar el dinero en efectivo de forma segura
2 personas
- 48
Recoger la basura
3 personas
- 49
Lavar la vajilla
3 personas
- 50
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 51
Limpiar el lugar
3 personas
- 52
Devolver los materiales
2 personas
- 53
Entregar los premios pendientes
2 personas
- 54
Transferir los ingresos
- 55
Informar a los ganadores
- 56
Publicar los resultados
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 80
- Mantel para la mesa de premioscant. 2
- Taburetes de barcant. 4
- Papeleracant. 6
Equipo
- Equipo de sonido
- Micrófonocant. 2
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Máquina de selladocant. 2
- Portátil
- Impresora
- Neveras portátilescant. 4
Vajilla
- Tazas de cafécant. 80
- Vasoscant. 100
- Platoscant. 100
- Cubiertoscant. 100
- Bandejas de servircant. 12
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Cubiterascant. 4
Decoración
- Globos de animalescant. 80
- Guirnaldas de animalescant. 10
- Decoración de mesacant. 12
- Paneles informativoscant. 8
- Carteles direccionalescant. 10
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 6
- Faroles LEDcant. 8
Limpieza
- Soportes para bolsas de basuracant. 6
- Cubos de limpiezacant. 2
- Escoba y recogedorcant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra primero el lugar, los permisos y la organización benéfica. Hazlo antes de anunciar la fecha, porque cualquier cambio afecta a las invitaciones, los carteles y las inscripciones.
- Registra cada premio en una lista con una categoría y una etiqueta visible. Prepara los premios antes del montaje para no tener que identificarlos mientras se venden o entregan los boletos.
- Define las bases del sorteo antes de pedir los boletos. Indica cómo se participa, cuándo se anuncian los resultados y qué ocurre si una persona no está presente.
- Asigna voluntarios para tareas concretas y entrega un plan de trabajo impreso. Reserva al menos una persona para las inscripciones y otra para el punto de venta de rifas; así no se forman colas al llegar.
- Monta con tiempo las mesas, las sillas, la mesa de premios y la señalización de entrada. Comprueba el micrófono, el equipo de sonido, los cables y las regletas antes de que llegue el público.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una lotería de animales?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Ese margen permite reservar el lugar, comprobar permisos, confirmar la organización benéfica, recopilar premios y promocionar el evento sin prisas.
- ¿Cuándo debo preparar los boletos y las bases del sorteo?
- Redacta las bases y crea los números del sorteo al menos 4 semanas antes. Pide los boletos después de revisar que la numeración, las categorías y el método de entrega coincidan.
- ¿Cuándo se debe cerrar la lista de inscripciones y las preferencias dietéticas?
- Cierra las inscripciones y recoge las preferencias dietéticas entre 5 y 7 días antes. Así el catering puede ajustar las cantidades y tú puedes confirmar mesas, sillas, vasos y platos.
- ¿Qué hay que comprobar el día de la lotería de animales?
- Haz una revisión final 2 horas antes de abrir: premios etiquetados, punto de venta preparado, entrada señalizada y sonido probado. Comprueba también que haya voluntarios asignados y que los pagos funcionen.
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