Eine Tierlotterie Schritt für Schritt organisieren
Bei einer Tierlotterie entscheidet die Reihenfolge über den Aufwand: Erst Ort, Genehmigungen und Wohltätigkeitsorganisation klären, danach Preise und Losbedingungen festlegen. Anschließend organisierst du Lose, Einladungen, Catering und freiwillige Helfer. Am Veranstaltungstag brauchst du getrennte Bereiche für Eingang, Losverkauf, Preistisch und Verpflegung. Plane außerdem Technik, Beschilderung und Zahlungsabwicklung so, dass sie spätestens eine Stunde vor Einlass getestet sind.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Location reservieren
- 2
Genehmigungen prüfen
- 3
Wohltätigkeitsorganisation bestätigen
- 4
Preise sammeln
2 Personen
- 5
Preise erfassen
2 Personen
- 6
Losbedingungen festlegen
- 7
Preiskategorien festlegen
2 Personen
- 8
Losnummern erstellen
2 Personen
- 9
Loshefte bestellen
- 10
Einladungen verschicken
2 Personen
- 11
Werbung online stellen
- 12
Poster aufhängen
2 Personen
- 13
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 14
Ernährungswünsche erfassen
- 15
Catering reservieren
- 16
Zahlungsart prüfen
2 Personen
- 17
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 18
Ablaufplan ausdrucken
- 19
Preise beschriften
2 Personen
- 20
Einkaufen gehen
2 Personen
- 21
Preise bereitstellen
2 Personen
- 22
Tische aufstellen
4 Personen
- 23
Stühle aufstellen
3 Personen
- 24
Eingang ausschildern
2 Personen
- 25
Losverkaufsstand einrichten
2 Personen
- 26
Preistisch aufbauen
2 Personen
- 27
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 28
Ton testen
2 Personen
- 29
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 30
Snacks bereitstellen
3 Personen
- 31
Kaffeepunkt vorbereiten
2 Personen
Event
- 32
Anmeldetresen besetzen
2 Personen
- 33
Lose verkaufen
3 Personen
- 34
Spenden erfassen
2 Personen
- 35
Besucher begrüßen
2 Personen
- 36
Tierschau begleiten
2 Personen
- 37
Snacks servieren
3 Personen
- 38
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 39
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 40
Zwischenstand bekanntgeben
- 41
Gewinnlose ziehen
3 Personen
- 42
Gewinner überprüfen
2 Personen
- 43
Preise überreichen
3 Personen
- 44
Ergebnis bekanntgeben
- 45
Besucher verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 46
Restbestände verpacken
2 Personen
- 47
Bargeld sicher verwahren
2 Personen
- 48
Abfall sammeln
3 Personen
- 49
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 50
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 51
Location reinigen
3 Personen
- 52
Materialien zurückgeben
2 Personen
- 53
Preise nachliefern
2 Personen
- 54
Einnahmen überweisen
- 55
Gewinner informieren
- 56
Ergebnisse veröffentlichen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 80
- Tuch für den PreistischAnz. 2
- BarhockerAnz. 4
- AbfallbehälterAnz. 6
Ausstattung
- Beschallungsanlage
- MikrofonAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- KartenterminalAnz. 2
- Laptop
- Drucker
- KühlboxenAnz. 4
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 80
- GläserAnz. 100
- TellerAnz. 100
- BestecksetsAnz. 100
- ServierschalenAnz. 12
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- EiswürfelbehälterAnz. 4
Dekoration
- TierballonsAnz. 80
- TierschlängchenAnz. 10
- TischdekorationAnz. 12
- InfotafelnAnz. 8
- WegweiserAnz. 10
Beleuchtung
- LichterkettenAnz. 6
- LED-LaternenAnz. 8
Reinigung
- MüllbeutelhalterAnz. 6
- PutzeimerAnz. 2
- Besen und KehrblechAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Reserviere den Veranstaltungsort und prüfe notwendige Genehmigungen mindestens 8 Wochen vorher. Bestätige dabei auch schriftlich die Zusammenarbeit mit der Wohltätigkeitsorganisation, bevor du Werbung veröffentlichst.
- Sammle und erfasse die Preise 4 bis 6 Wochen vor der Tierlotterie. Beschrifte jeden Preis mit einer Nummer oder Kategorie und lege eine zweite Liste für die Ausgabe bereit, damit beim Ziehen nichts gesucht werden muss.
- Lege Losbedingungen, Preiskategorien und Losnummern spätestens 3 Wochen vor dem Termin fest. Bestelle die Loshefte erst danach, damit Nummernkreis und Aufdruck zusammenpassen.
- Teile freiwillige Helfer in mindestens drei Aufgabenbereiche ein: Einlass und Zahlung, Losverkauf sowie Moderation und Preisübergabe. Drucke den Ablaufplan mindestens einmal für jeden Bereich aus und plane eine kurze Einweisung vor dem Einlass.
- Baue Preistisch, Losverkaufsstand, Sitzplätze und Verpflegung mindestens 60 Minuten vor Beginn auf. Teste Mikrofon, Beschallungsanlage, Laptop, Drucker und Kartenterminal mit den vorhandenen Verlängerungskabeln, bevor die ersten Gäste eintreffen.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man eine Tierlotterie organisieren?
- Beginne idealerweise 8 bis 10 Wochen vor dem Termin. Ort, Genehmigungen und Wohltätigkeitsorganisation sollten innerhalb der ersten 2 Wochen feststehen; Preise und Losplanung folgen spätestens 4 Wochen vor der Veranstaltung.
- Wie viele Lose brauche ich für eine Tierlotterie?
- Das hängt von der erwarteten Besucherzahl und dem Verkaufspreis ab. Lege die gewünschte Losmenge mindestens 3 Wochen vorher fest und bestelle etwa 10 Prozent Reserve, damit beschädigte oder fehlende Hefte nicht den Verkauf stoppen.
- Wann sollte ich die Preise für die Tierlotterie sammeln?
- Sammle Preise 4 bis 6 Wochen vor dem Termin und erfasse sie sofort in einer Liste. Spätestens 7 Tage vorher sollten alle Preise beschriftet, nach Kategorien sortiert und am Veranstaltungsort bereitgestellt sein.
- Wie viele Helfer braucht eine Tierlotterie?
- Für eine kleine Veranstaltung solltest du mindestens 6 Helfer einplanen: zwei für Einlass und Zahlungen, zwei für den Losverkauf und zwei für Moderation, Preise und Nachschub. Teile sie spätestens 2 Wochen vorher ein und bestätige ihre Schichten 3 Tage vor dem Termin.
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