Organiser une journée portes ouvertes au vignoble

Une journée portes ouvertes dans un vignoble se prépare comme un parcours, pas comme une simple dégustation. Commencez par fixer les horaires, la capacité des visites et le nombre de personnes accueillies simultanément. Ensuite, organisez les inscriptions, le stationnement, les dégustations et les besoins alimentaires. Les derniers contrôles portent sur la sécurité du parcours, les verres, le paiement, la météo et l’accueil sur place.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et les horaires d'ouverture
2 personnes
2
Planifier les visites guidées et dégustations
2 personnes
3
Créer le formulaire d’inscription
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Publier la journée portes ouvertes en ligne
6
Traiter les inscriptions
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Réserver des visites guidées
9
Réserver la capacité de dégustation
10
Coordonner le parking
11
Vérifier les installations sanitaires
12
Suivre les prévisions météo
13
Confirmer le nombre de visiteurs
14
Transmettre les exigences alimentaires à la cuisine
15
Faire les courses
2 personnes
16
Vérifier le stock de vin
17
Remplir les réfrigérateurs et les glacières
2 personnes
18
Vérifier les verres et la vaisselle
2 personnes
19
Vérifier le parcours de la visite guidée
2 personnes
20
Barrer les zones dangereuses
2 personnes
21
Créer des flèches et des panneaux d'information
2 personnes
22
Créer une liste de contacts pour le personnel
23
Tester la caisse et le terminal de paiement
2 personnes
24
Préparer la monnaie
25
Tondre et balayer le terrain
2 personnes
26
Installer les tables
3 personnes
27
Installer les chaises
3 personnes
28
Monter les tentes de réception
4 personnes
29
Installer les tables de dégustation
3 personnes
30
Présenter les bouteilles de vin
2 personnes
31
Installer le buffet et les tables d’amuse-bouches
3 personnes
32
Installer le point café et thé
2 personnes
33
Mettre les boissons au frais
2 personnes
34
Suspendre la décoration
2 personnes
35
Placer les panneaux d’information
2 personnes
36
Installer les panneaux de stationnement
2 personnes
37
Balisage du parcours de visite
2 personnes
38
Préparer les en-cas
3 personnes
39
Préparer le café et le thé
2 personnes
40
Préparer la table d'inscription
2 personnes
41
Instruire les employés
4 personnes
42
Vérification du site et des toilettes
2 personnes

Événement

43
Accueillir les visiteurs
3 personnes
44
Cocher les inscriptions
2 personnes
45
Distribuer les informations de bienvenue
2 personnes
46
Animer les dégustations de vin
3 personnes
47
Assurer les visites guidées
3 personnes
48
Vendre du vin et des produits régionaux
2 personnes
49
Servir des amuse-bouches
3 personnes
50
Servir le café et le thé
2 personnes
51
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
52
Réapprovisionner les verres et la vaisselle
2 personnes
53
Maintenir le buffet en ordre
2 personnes
54
Vider les poubelles
2 personnes
55
Nettoyer les toilettes entre-temps
56
Vérifier le parking
57
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes
58
Clôturer les ventes et la caisse
2 personnes

Suivi

59
Ranger le stock de vin en lieu sûr
2 personnes
60
Débarrasser le buffet et le bar
3 personnes
61
Rassembler les déchets
3 personnes
62
Faire la vaisselle
3 personnes
63
Vider les glacières
2 personnes
64
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
65
Démonter les tentes de fête
4 personnes
66
Retirer la décoration
2 personnes
67
Retirer les panneaux et les flèches
2 personnes
68
Nettoyer le site
3 personnes
69
Nettoyer les toilettes en profondeur
2 personnes
70
Vérifier le stock et le matériel
2 personnes
71
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
72
Stocker les boissons restantes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 12
Tables de bièreqté 4
Chaises pliantesqté 90
Tables hautesqté 6
Tabourets de barqté 12
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Verres à vinqté 120
Verres à eauqté 100
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 120
Petits bolsqté 40
Fourchettesqté 120
Couteauxqté 80
Cuillèresqté 80
Planches de serviceqté 12

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Terminaux de caisseqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Microphones mainqté 2
Enceintes portablesqté 2
Tire-bouchonsqté 10

Cuisine

Ciseauxqté 4
Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 4
Pinces de serviceqté 8
Louchesqté 6
Verres doseursqté 3
Thermosqté 6
Pains de glaceqté 30

Décoration

Nappesqté 18
Guirlandes de fanionsqté 8
Décoration de bouteille de vinqté 12
Compositions floralesqté 8
Panneaux en ardoiseqté 10
Marqueurs craieqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lanternes LEDqté 10
Pilesqté 24

Catering

Cartes de dégustationqté 120
Étiquettes nominativesqté 120
Stylosqté 30
Caisses de boissonsqté 8
Carafes d'eauqté 12
Bacs à glaçonsqté 6
Plateaux de serviceqté 20
Corbeilles à painqté 8
Cartes de menuqté 20
Serviettes en papierqté 300
Courses

Nettoyage

Poubellesqté 10
Seauxqté 6
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 4
Balais à mainqté 4
Gants de nettoyageqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Distributeurs de serviettes en papierqté 6

Conseils

Fixez les créneaux de visite et de dégustation avant d’ouvrir les inscriptions. Prévoyez une capacité précise par groupe afin d’éviter une file d’attente devant le chai.
Demandez les besoins alimentaires dans le formulaire d’inscription et transmettez-les à la cuisine au plus tard quelques jours avant l’événement. Les demandes reçues le matin même sont difficiles à intégrer correctement.
Préparez le parcours comme si les visiteurs ne connaissaient pas le domaine : flèches, panneaux d’information et zones dangereuses clairement signalées. Faites le trajet complet au moins une fois avant l’ouverture.
Contrôlez les stocks la veille, notamment le vin, les verres, les boissons fraîches et le café. Remplissez les réfrigérateurs et les glacières avant l’arrivée du public, plutôt que pendant les premières dégustations.
Testez la caisse et les terminaux de paiement avant l’ouverture, puis préparez de la monnaie. Ajoutez les rallonges, multiprises, microphones et enceintes au contrôle technique pour éviter une installation improvisée sur place.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée portes ouvertes dans un vignoble ?: Prévoyez au moins 4 à 6 semaines pour fixer la date, publier les invitations et traiter les inscriptions. Commencez les réservations de visites et de dégustations dès que les horaires sont arrêtés.
Quand ouvrir les inscriptions pour une journée portes ouvertes viticole ?: Ouvrez-les environ 3 à 4 semaines avant l’événement. Fermez ou réévaluez les inscriptions 3 à 5 jours avant afin de confirmer le nombre de visiteurs, les besoins alimentaires et la capacité d’accueil.
Combien de verres faut-il prévoir pour une dégustation au vignoble ?: Prévoyez au minimum un verre à vin par visiteur et quelques dizaines de verres supplémentaires pour remplacer ceux qui tombent ou se salissent. Ajoutez des verres à eau et de la vaisselle pour le café et les accompagnements.
Que faut-il vérifier la veille d’une journée portes ouvertes ?: Vérifiez les prévisions météo, le parcours, les sanitaires, le parking, les stocks, les équipements de paiement et la signalétique. Faites aussi le tour du terrain et terminez le nettoyage au plus tard la veille au soir.

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