Cómo organizar una jornada de puertas abiertas en la viña

Una jornada de puertas abiertas en la viña necesita más coordinación que una simple degustación. Primero se define el horario y el aforo; después se encajan las visitas guiadas, las degustaciones y las inscripciones. La previsión meteorológica, el aparcamiento y la seguridad del recorrido suelen causar problemas cuando se dejan para el final. Este plan te ayuda a ordenar el trabajo y llegar al día del evento con las instalaciones, el equipo y el personal preparados.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el horario
2 personas
2
Planificar visitas guiadas y degustaciones
2 personas
3
Crear formulario de inscripción
4
Enviar invitaciones
2 personas
5
Publicar la jornada de puertas abiertas en línea
6
Gestionar inscripciones
7
Recoger preferencias dietéticas
8
Reservar visitas guiadas
9
Reservar capacidad para la degustación
10
Coordinar el aparcamiento
11
Comprobar las instalaciones de aseo
12
Seguir la previsión del tiempo
13
Confirmar el número de visitantes
14
Comunicar las necesidades dietéticas a cocina
15
Hacer la compra
2 personas
16
Comprobar el stock de vino
17
Llenar neveras y cajas frigoríficas
2 personas
18
Comprobar vasos y vajilla
2 personas
19
Revisar la ruta de la visita guiada
2 personas
20
Delimitar zonas inseguras
2 personas
21
Hacer flechas y paneles informativos
2 personas
22
Crear una lista de contactos para el personal
23
Probar la caja y el terminal de pago
2 personas
24
Preparar cambio en efectivo
25
Cortar y barrer el terreno
2 personas
26
Montar mesas
3 personas
27
Colocar las sillas
3 personas
28
Montar las carpas
4 personas
29
Montar las mesas de degustación
3 personas
30
Presentar botellas de vino
2 personas
31
Montar el buffet y las mesas de aperitivos
3 personas
32
Montar el punto de café y té
2 personas
33
Enfriar las bebidas
2 personas
34
Colgar la decoración
2 personas
35
Colocar los paneles informativos
2 personas
36
Colocar señales de aparcamiento
2 personas
37
Marcar la ruta de la visita guiada
2 personas
38
Preparar aperitivos
3 personas
39
Preparar café y té
2 personas
40
Preparar la mesa de registro
2 personas
41
Instruir al personal
4 personas
42
Comprobar el recinto y los baños
2 personas

Evento

43
Recibir a los visitantes
3 personas
44
Marcar las inscripciones
2 personas
45
Repartir información de bienvenida
2 personas
46
Guiar degustaciones de vino
3 personas
47
Realizar las visitas guiadas
3 personas
48
Vender vino y productos regionales
2 personas
49
Servir aperitivos
3 personas
50
Servir café y té
2 personas
51
Rellenar las bebidas
2 personas
52
Reponer vasos y vajilla
2 personas
53
Mantener el buffet ordenado
2 personas
54
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
55
Limpiar los baños durante el evento
56
Controlar el estacionamiento
57
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas
58
Cerrar ventas y caja
2 personas

Seguimiento

59
Guardar con seguridad el stock de vino
2 personas
60
Retirar el bufé y la barra
3 personas
61
Recoger la basura
3 personas
62
Lavar la vajilla
3 personas
63
Vaciar las neveras portátiles
2 personas
64
Recoger mesas y sillas
4 personas
65
Desmontar las carpas
4 personas
66
Retirar la decoración
2 personas
67
Retirar carteles y señales
2 personas
68
Limpiar el recinto
3 personas
69
Limpiar a fondo los baños
2 personas
70
Comprobar el stock y el equipo
2 personas
71
Devolver el material prestado
2 personas
72
Guardar las bebidas sobrantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas plegablescant. 12
Mesas de cervezacant. 4
Sillas plegablescant. 90
Mesas altascant. 6
Taburetes de barcant. 12
Percheroscant. 2

Vajilla

Copas de vinocant. 120
Vasos para aguacant. 100
Tazas de cafécant. 60
Platoscant. 120
Cuencoscant. 40
Tenedorescant. 120
Cuchilloscant. 80
Cucharascant. 80
Tablas para servircant. 12

Equipo

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 6
Tablets de cajacant. 2
Terminales de pagocant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Micrófonos de manocant. 2
Altavoces portátilescant. 2
Sacacorchoscant. 10

Cocina

Tijerascant. 4
Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 4
Pinzas de servircant. 8
Cucharonescant. 6
Jarras medidorascant. 3
Termoscant. 6
Acumuladores de fríocant. 30

Decoración

Mantelescant. 18
Guirnaldascant. 8
Decoración para botellas de vinocant. 12
Arreglos floralescant. 8
Pizarrascant. 10
Rotuladores de tizacant. 12

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Faroles LEDcant. 10
Bateríascant. 24

Catering

Tarjetas de notas de catacant. 120
Pegatinas con nombrecant. 120
Bolígrafoscant. 30
Cajas de bebidascant. 8
Jarras de aguacant. 12
Cubiterascant. 6
Bandejas de servircant. 20
Cestas de pancant. 8
Cartas del menúcant. 20
Servilletas de papelcant. 300
Compras

Limpieza

Papeleracant. 10
Cuboscant. 6
Fregonascant. 4
Sets de escobacant. 4
Escobas de manocant. 4
Guantes de limpiezacant. 12
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Dispensadores de toallas de papelcant. 6

Consejos

Fija el horario antes de abrir las inscripciones y separa las visitas guiadas de las degustaciones. Trabajar con grupos y franjas concretas evita que todos lleguen a la vez y te permite reservar capacidad para cada actividad.
Abre el formulario de inscripción con suficiente antelación para recoger el número de visitantes y sus necesidades dietéticas. Cierra las confirmaciones al menos 48 horas antes, de modo que cocina y personal puedan preparar las cantidades reales.
Revisa el recorrido de la visita una semana antes y vuelve a comprobarlo el día anterior. Delimita las zonas inseguras, corta o barre el terreno y coloca flechas y paneles donde una persona que llega por primera vez pueda dudar.
No esperes al mismo día para resolver el aparcamiento y los aseos. Confirma dónde dejar los vehículos, calcula el acceso en las horas de mayor llegada y comprueba las instalaciones al menos 24 horas antes.
Prueba la caja, las tablets y los terminales de pago antes de abrir, y prepara cambio en efectivo como respaldo. Comprueba también que las neveras estén llenas y que haya copas, vasos y vajilla suficientes para el aforo confirmado, no solo para la asistencia prevista.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas en la viña?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes para fijar la fecha, publicar la jornada y gestionar las inscripciones. Haz la confirmación final del número de visitantes, las necesidades dietéticas y el material entre 48 y 24 horas antes.
¿Cómo se organizan las visitas guiadas y las degustaciones?: Divide a los visitantes en grupos y asigna una hora concreta para cada visita y degustación. Deja al menos 15 minutos entre grupos para terminar el servicio, limpiar las mesas y evitar que se mezclen las llegadas.
¿Qué hay que preparar si la jornada es al aire libre?: Consulta la previsión todos los días durante la última semana y toma la decisión operativa 24 horas antes. Prepara carpas, mesas y sillas según el aforo confirmado, y revisa que los cables, altavoces y zonas de paso no creen riesgos.
¿Cuándo hay que revisar el material para una degustación en la viña?: Haz un inventario completo entre 3 y 5 días antes y vuelve a comprobarlo el día anterior. Cuenta copas, vasos, vajilla, sacacorchos, neveras, equipo de café y terminales de pago según el número final de visitantes.

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