Tag der offenen Tür im Weingut Schritt für Schritt planen
Ein Tag der offenen Tür im Weingut braucht mehr als Wein und offene Türen. Lege zuerst Datum, Öffnungszeiten und den Ablauf von Führungen und Verkostungen fest. Danach koordinierst du Anmeldungen, Parkplatz, Toiletten und die Kapazität der einzelnen Programmpunkte. In der letzten Woche prüfst du Vorräte, Gläser, Kühlung, Kasse und die Führungsroute. So vermeidest du, dass Besucher warten, Mitarbeitende improvisieren oder wichtige Bereiche erst am Veranstaltungstag auffallen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Öffnungszeiten festlegen
2 Personen
- 2
Führungen und Verkostungen planen
2 Personen
- 3
Anmeldeformular erstellen
- 4
Einladungen verschicken
2 Personen
- 5
Tag der offenen Tür online veröffentlichen
- 6
Anmeldungen bearbeiten
- 7
Ernährungswünsche erfassen
- 8
Führungen reservieren
- 9
Verkostungskapazität reservieren
- 10
Parkplatz abstimmen
- 11
Toilettenanlagen prüfen
- 12
Wettervorhersage verfolgen
- 13
Besucherzahlen bestätigen
- 14
Diätwünsche an die Küche weitergeben
- 15
Einkaufen gehen
2 Personen
- 16
Weinvorrat prüfen
- 17
Kühlschränke und Kühlboxen auffüllen
2 Personen
- 18
Gläser und Geschirr kontrollieren
2 Personen
- 19
Führungsroute abgehen
2 Personen
- 20
Unsichere Bereiche absperren
2 Personen
- 21
Schilder und Infotafeln erstellen
2 Personen
- 22
Mitarbeiterkontaktliste erstellen
- 23
Kasse und Kartenlesegerät testen
2 Personen
- 24
Bar-Kleingeld bereitlegen
- 25
Gelände mähen und fegen
2 Personen
- 26
Tische aufstellen
3 Personen
- 27
Stühle aufstellen
3 Personen
- 28
Partyzelte aufbauen
4 Personen
- 29
Verkostungstische aufbauen
3 Personen
- 30
Weinflaschen präsentieren
2 Personen
- 31
Buffet und Snacktische einrichten
3 Personen
- 32
Kaffee- und Teebereich einrichten
2 Personen
- 33
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 34
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 35
Informationsschilder aufstellen
2 Personen
- 36
Parkschilder aufstellen
2 Personen
- 37
Führungsroute markieren
2 Personen
- 38
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 39
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
- 40
Registrierungstisch aufbauen
2 Personen
- 41
Mitarbeiter einweisen
4 Personen
- 42
Gelände und Toiletten kontrollieren
2 Personen
Event
- 43
Besucher empfangen
3 Personen
- 44
Anmeldungen abhaken
2 Personen
- 45
Willkommensinformationen verteilen
2 Personen
- 46
Weinverkostungen betreuen
3 Personen
- 47
Führungen durchführen
3 Personen
- 48
Wein und regionale Produkte verkaufen
2 Personen
- 49
Snacks servieren
3 Personen
- 50
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 51
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 52
Gläser und Geschirr auffüllen
2 Personen
- 53
Buffet ordentlich halten
2 Personen
- 54
Mülleimer leeren
2 Personen
- 55
Toiletten zwischendurch reinigen
- 56
Parkplatz kontrollieren
- 57
Besucher zum Ausgang begleiten
2 Personen
- 58
Verkauf und Kasse abschließen
2 Personen
Nachbereitung
- 59
Weinvorrat sicher verstauen
2 Personen
- 60
Buffet und Bar abräumen
3 Personen
- 61
Abfall sammeln
3 Personen
- 62
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 63
Kühlboxen leeren
2 Personen
- 64
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 65
Partyzelte abbauen
4 Personen
- 66
Dekoration entfernen
2 Personen
- 67
Schilder und Pfeile entfernen
2 Personen
- 68
Gelände reinigen
3 Personen
- 69
Toiletten gründlich reinigen
2 Personen
- 70
Lagerbestand und Geräte prüfen
2 Personen
- 71
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 72
Übrig gebliebene Getränke lagern
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 3
- KlappischeAnz. 12
- BiertischeAnz. 4
- KlappstühleAnz. 90
- StehtischeAnz. 6
- BarhockerAnz. 12
- KleiderständerAnz. 2
Geschirr
- WeingläserAnz. 120
- WassergläserAnz. 100
- KaffeetassenAnz. 60
- TellerAnz. 120
- SchälchenAnz. 40
- GabelnAnz. 120
- MesserAnz. 80
- LöffelAnz. 80
- ServierbretterAnz. 12
Ausstattung
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 6
- KassentabletsAnz. 2
- KartenterminalsAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- HandmikrofoneAnz. 2
- Tragbare LautsprecherAnz. 2
- KorkenzieherAnz. 10
Küche
- ScherenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 6
- KüchenmesserAnz. 4
- ServierzangenAnz. 8
- ServierlöffelAnz. 6
- MessbecherAnz. 3
- ThermoskannenAnz. 6
- KühlelementeAnz. 30
Dekoration
- TischdeckenAnz. 18
- WimpelkettenAnz. 8
- WeinflaschendekorationAnz. 12
- BlumenarrangementsAnz. 8
- KreidetafelnAnz. 10
- KreidestifteAnz. 12
Beleuchtung
- LichterkettenAnz. 8
- LED-LaternenAnz. 10
- BatterienAnz. 24
Catering
- VerkostungsnotizkartenAnz. 120
- NamensaufkleberAnz. 120
- StifteAnz. 30
- GetränkekästenAnz. 8
- WasserkaraffenAnz. 12
- EiswürfelbehälterAnz. 6
- ServierschalenAnz. 20
- BrotkörbeAnz. 8
- SpeisekartenAnz. 20
- PapierserviettenAnz. 300
- Einkäufe
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 10
- EimerAnz. 6
- WischmopsAnz. 4
- BesensetsAnz. 4
- HandfegerAnz. 4
- ReinigungshandschuheAnz. 12
- HandseifenspenderAnz. 6
- PapierhandtuchspenderAnz. 6
Tipps
- Plane Führungen und Verkostungen in festen Zeitfenstern und begrenze die Plätze pro Termin. Prüfe die Kapazität spätestens zwei Wochen vorher, damit angemeldete Besucher nicht gleichzeitig an mehreren Stationen eintreffen.
- Verschicke Einladungen und veröffentliche den Termin frühzeitig; schließe die Anmeldung einige Tage vor dem Event oder bestätige die Besucherzahlen spätestens 48 Stunden vorher. Erfasse dabei auch Ernährungswünsche und gib sie rechtzeitig an die Küche weiter.
- Gehe die Führungsroute vor dem Veranstaltungstag vollständig ab. Unsichere Bereiche solltest du absperren und Schilder sowie Infotafeln so anbringen, dass Besucher auch ohne direkte Anleitung den nächsten Punkt finden.
- Kontrolliere am Vortag den Weinvorrat, fülle Kühlschränke und Kühlboxen auf und zähle Gläser, Teller und Besteck. Gerade Weingläser, Wassergläser und Servierbretter fehlen schnell, wenn mehrere Verkostungen parallel stattfinden.
- Teste Kasse, Kartenlesegerät, Kassentablets, Lautsprecher und Mikrofone mindestens einen Tag vorher. Lege außerdem Wechselgeld, Verlängerungskabel und eine Mitarbeiterkontaktliste bereit, statt technische oder organisatorische Fragen erst vor Ort zu klären.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Tag der offenen Tür im Weingut planen?
- Beginne etwa sechs bis acht Wochen vorher mit Datum, Öffnungszeiten, Führungen und Verkostungen. Einladungen und die Online-Veröffentlichung sollten mindestens drei bis vier Wochen vor dem Termin erfolgen.
- Wie viele Besucher kann man bei einer Weinprobe gleichzeitig einplanen?
- Plane die Gruppengröße nach Sitz- und Stehplätzen, Gläsern und der verfügbaren Betreuung. Bestätige die tatsächliche Besucherzahl spätestens 48 Stunden vorher und reserviere für jede Verkostung ein eigenes Zeitfenster.
- Wann sollte man Führungen und Verkostungen reservieren?
- Lege die Termine mindestens drei Wochen vor dem Tag der offenen Tür fest und veröffentliche sie direkt mit dem Anmeldeformular. Prüfe die Belegung eine Woche vorher und bestätige freie oder überbuchte Zeiten erneut.
- Was muss man am Tag vor dem Tag der offenen Tür im Weingut prüfen?
- Kontrolliere am Vortag Vorräte, Kühlung, Gläser, Geschirr, Kasse, Kartenterminal und Technik. Gehe außerdem die Route ab, sichere unsichere Bereiche und stelle Schilder, Wechselgeld und die Mitarbeiterkontaktliste bereit.
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