Zo organiseer je een wijngaard open dag
Een wijngaard open dag staat of valt met een strakke planning van bezoekersstromen. Leg eerst datum, openingstijden, rondleidingen en proeverijen vast; regel daarna aanmeldingen, parkeren, catering en de inrichting van het terrein. Werk met tijdsloten, zodat rondleidingen en proeverijen niet tegelijk vollopen. In de laatste week controleer je de wijnvoorraad, koeling, glazen, route, bewegwijzering en betaalmogelijkheden. Zo voorkom je dat bezoekers moeten wachten of dat medewerkers op de dag zelf nog praktische zaken oplossen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en openingstijden vastleggen
2 personen
- 2
Rondleidingen en proeverijen plannen
2 personen
- 3
Aanmeldformulier aanmaken
- 4
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 5
Open dag online publiceren
- 6
Aanmeldingen verwerken
- 7
Dieetwensen verzamelen
- 8
Rondleidingen reserveren
- 9
Proeverijcapaciteit reserveren
- 10
Parkeerterrein afstemmen
- 11
Toiletvoorzieningen controleren
- 12
Weersverwachting volgen
- 13
Bezoekersaantallen bevestigen
- 14
Dieetwensen doorgeven aan keuken
- 15
Boodschappen doen
2 personen
- 16
Wijnvoorraad controleren
- 17
Koelkasten en koelboxen vullen
2 personen
- 18
Glazen en servies controleren
2 personen
- 19
Rondleidingsroute nalopen
2 personen
- 20
Onveilige plekken afzetten
2 personen
- 21
Pijlen en informatieborden maken
2 personen
- 22
Contactlijst voor medewerkers maken
- 23
Kassa en betaalapparaat testen
2 personen
- 24
Contant wisselgeld klaarleggen
- 25
Terrein maaien en vegen
2 personen
- 26
Tafels opstellen
3 personen
- 27
Stoelen plaatsen
3 personen
- 28
Partytenten opbouwen
4 personen
- 29
Proeverijtafels inrichten
3 personen
- 30
Wijnflessen presenteren
2 personen
- 31
Buffet en hapjestafels inrichten
3 personen
- 32
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
- 33
Dranken koud zetten
2 personen
- 34
Versiering ophangen
2 personen
- 35
Informatieborden plaatsen
2 personen
- 36
Parkeerborden plaatsen
2 personen
- 37
Rondleidingsroute markeren
2 personen
- 38
Hapjes voorbereiden
3 personen
- 39
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
- 40
Registratietafel klaarzetten
2 personen
- 41
Medewerkers instrueren
4 personen
- 42
Terrein en toiletten controleren
2 personen
Event
- 43
Bezoekers ontvangen
3 personen
- 44
Aanmeldingen afvinken
2 personen
- 45
Welkomstinformatie uitdelen
2 personen
- 46
Wijnproeverijen begeleiden
3 personen
- 47
Rondleidingen verzorgen
3 personen
- 48
Wijn en streekproducten verkopen
2 personen
- 49
Hapjes serveren
3 personen
- 50
Koffie en thee serveren
2 personen
- 51
Dranken bijvullen
2 personen
- 52
Glazen en servies aanvullen
2 personen
- 53
Buffet netjes houden
2 personen
- 54
Afvalbakken legen
2 personen
- 55
Toiletten tussentijds schoonmaken
- 56
Parkeerterrein controleren
- 57
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen
- 58
Verkoop en kassa afsluiten
2 personen
Nazorg
- 59
Wijnvoorraad veilig opbergen
2 personen
- 60
Buffet en bar afruimen
3 personen
- 61
Afval verzamelen
3 personen
- 62
Servies afwassen
3 personen
- 63
Koelboxen leegmaken
2 personen
- 64
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
- 65
Partytenten afbreken
4 personen
- 66
Versiering verwijderen
2 personen
- 67
Borden en pijlen weghalen
2 personen
- 68
Terrein schoonmaken
3 personen
- 69
Toiletten grondig schoonmaken
2 personen
- 70
Voorraad en apparatuur controleren
2 personen
- 71
Geleende materialen retourneren
2 personen
- 72
Overgebleven dranken opslaan
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Klaptafelsaantal 12
- Biertafelsaantal 4
- Klapstoelenaantal 90
- Statafelsaantal 6
- Barkrukkenaantal 12
- Kledingrekkenaantal 2
Servies
- Wijnglazenaantal 120
- Waterglazenaantal 100
- Koffiekopjesaantal 60
- Bordenaantal 120
- Kommetjesaantal 40
- Vorkenaantal 120
- Messenaantal 80
- Lepelsaantal 80
- Serveerplankenaantal 12
Apparatuur
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 6
- Kassatabletsaantal 2
- Betaalterminalsaantal 2
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Handmicrofoonsaantal 2
- Draagbare speakersaantal 2
- Wijnopenersaantal 10
Keuken
- Scharenaantal 4
- Snijplankenaantal 6
- Koks messenaantal 4
- Serveertangenaantal 8
- Opscheplepelsaantal 6
- Maatbekersaantal 3
- Thermoskannenaantal 6
- Koelelementenaantal 30
Decoratie
- Tafelkledenaantal 18
- Vlaggenlijnenaantal 8
- Wijnflesdecoratieaantal 12
- Bloemstukkenaantal 8
- Krijtbordenaantal 10
- Krijtstiftenaantal 12
Verlichting
- Lichtsnoerenaantal 8
- Ledlantaarnsaantal 10
- Batterijenaantal 24
Catering
- Proefnotitiekaartenaantal 120
- Naamstickersaantal 120
- Pennenaantal 30
- Drankenkrattenaantal 8
- Waterkaraffenaantal 12
- IJsblokjesbakkenaantal 6
- Serveerschalenaantal 20
- Broodmandenaantal 8
- Menukaartenaantal 20
- Papieren servettenaantal 300
- Boodschappen
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 10
- Emmersaantal 6
- Dweilenaantal 4
- Bezemsetsaantal 4
- Handvegersaantal 4
- Schoonmaakhandschoenenaantal 12
- Handzeepdispensersaantal 6
- Papieren handdoekdispensersaantal 6
Tips
- Begin met de capaciteit per tijdslot. Reserveer rondleidingen en proeverijen afzonderlijk en bevestig de verwachte bezoekersaantallen uiterlijk enkele dagen vooraf, zodat je weet hoeveel wijn, water en servies nodig zijn.
- Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en geef ze vóór het boodschappen doen door aan de keuken. Een losse vraag aan de poort komt meestal te laat voor aangepaste hapjes of een veilige bereiding.
- Loop de rondleidingsroute minimaal één keer volledig na. Zet onveilige plekken af, maai en veeg het terrein en plaats pijlen en informatieborden vóór de eerste bezoekers arriveren.
- Test kassa, kassatablets en betaalterminals niet pas bij opening. Leg ook contant wisselgeld klaar en controleer verlengkabels en stekkerdozen op plekken waar stroom nodig is.
- Volg de weersverwachting vanaf de laatste week en maak de terreinopstelling tijdig af. Partytenten, tafels en stoelen moeten vóór de start staan, terwijl koelboxen en koelkasten pas kort voor gebruik worden gevuld.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een wijngaard open dag plannen?
- Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met datum, openingstijden, rondleidingen en proeverijen. Verstuur uitnodigingen en publiceer het aanmeldformulier daarna, zodat je nog minstens 2 weken hebt om inschrijvingen en capaciteit bij te sturen.
- Hoeveel wijn heb je nodig voor een wijngaard open dag?
- Reken per bezoeker op het geplande aantal proefglazen plus extra marge voor morsen en bijschenken. Controleer de wijnvoorraad uiterlijk 7 dagen vooraf en vul koelkasten en koelboxen pas op de dag zelf of de avond ervoor.
- Hoe plan je rondleidingen en proeverijen op een open dag?
- Werk met vaste tijdsloten en reserveer de capaciteit per onderdeel afzonderlijk. Laat bezoekers bij de aanmelding een rondleiding kiezen en bevestig de reserveringen uiterlijk 3 tot 5 dagen vooraf.
- Wat moet je op de ochtend van een wijngaard open dag controleren?
- Controleer vóór opening de route, afzettingen, pijlen, toiletten, parkeerterrein, koeling, glazen, servies en betaalapparatuur. Plan hiervoor minimaal 90 minuten en houd een contactlijst voor medewerkers bij de hand.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!