Organiser une journée portes ouvertes dans un showroom

Une journée portes ouvertes réussie se prépare dans un ordre précis : d’abord la date et les horaires, puis les invitations, les inscriptions et le programme des démonstrations. Prévoyez un suivi hebdomadaire des visiteurs afin d’ajuster le traiteur, les badges et les besoins alimentaires. La veille, concentrez-vous sur le showroom, la signalétique et la technique. Le jour même, l’accueil, le buffet et les points de démonstration doivent être prêts avant l’arrivée du premier visiteur.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et les horaires d'ouverture
2
Rédiger le texte d’invitation
3
Envoyer les invitations
2 personnes
4
Enregistrer les inscriptions
5
Mettre à jour les inscriptions chaque semaine
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Réserver le catering
8
Planifier les démonstrations
2 personnes
9
Rassembler le matériel de présentation
2 personnes
10
Préparer les badges nominatifs
11
Imprimer la liste des visiteurs
12
Vérifier les prévisions météo
13
Récupérer les courses
2 personnes
14
Refroidir les boissons
2 personnes
15
Préparer les en-cas
3 personnes
16
Nettoyer le showroom
3 personnes
17
Dépoussiérer les produits
2 personnes
18
Installer les tables et les chaises
3 personnes
19
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
20
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
21
Aménager les points de démonstration
3 personnes
22
Suspendre la décoration
2 personnes
23
installer la signalisation
2 personnes
24
Tester la technique
2 personnes
25
Régler la musique
26
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
4 personnes

Événement

27
Accueillir les visiteurs
3 personnes
28
Distribuer les badges
2 personnes
29
Assurer les visites guidées
3 personnes
30
Présenter les produits
3 personnes
31
Servir des amuse-bouches
2 personnes
32
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
33
Ranger le buffet et les tables
2 personnes
34
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes

Suivi

35
Éteindre l’équipement
2 personnes
36
Faire la vaisselle
2 personnes
37
Rassembler les déchets
2 personnes
38
Ranger le showroom
4 personnes
39
Nettoyer le showroom
3 personnes
40
Remettre le matériel en place
3 personnes
41
Retourner les matériels
2 personnes
42
Stocker la restauration restante
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 50
Tables de buffetqté 3
Accueil
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verres à boireqté 80
Assiettesqté 80
Fourchettesqté 80
Couteauxqté 80
Cuillèresqté 80
Plateaux de serviceqté 10
Pinces de serviceqté 8

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Réfrigérateursqté 2
Ordinateur portable
Tablette pour l’enregistrement
Écran
Enceinte portable
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Décoration

Ballonsqté 100
Guirlandesqté 6
Nappesqté 8
Compositions floralesqté 6
Badges nominatifsqté 100
Panneaux d'informationqté 8
Panneaux indicateursqté 6
Présentoirs à brochuresqté 8

Cuisine

Carafesqté 6
Thermosqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Glacièresqté 3
Bacs de rangementqté 8

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièreqté 2
Seauxqté 2
Chiffons de nettoyageqté 12

Catering

Courses

Conseils

Fixez les horaires avant d’envoyer l’invitation et indiquez clairement l’heure de début, l’heure de fin et les créneaux éventuels des démonstrations. Sans ces informations, les visiteurs arrivent souvent tous au même moment.
Mettez à jour les inscriptions chaque semaine et notez les besoins alimentaires au fur et à mesure. Transmettez le nombre confirmé au traiteur quelques jours avant l’événement, plutôt qu’une estimation faite au moment de la réservation.
Réservez un espace distinct pour l’accueil, avec les badges nominatifs et la liste imprimée des visiteurs. Prévoyez aussi une tablette ou une solution de secours si l’enregistrement numérique ne fonctionne pas.
Testez l’ordinateur, l’écran, l’enceinte, les rallonges et les multiprises avant l’ouverture. Une démonstration peut être prête sur le fond, mais retardée de 15 minutes par un câble manquant ou une prise inaccessible.
Ne gardez pas le nettoyage, le dépoussiérage des produits et la mise en place du buffet pour le dernier moment. Faites l’installation principale la veille et vérifiez la météo le matin même si une partie de la signalisation ou de l’accueil est extérieure.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une journée portes ouvertes ?: Envoyez-les environ 3 à 4 semaines avant la date prévue. Faites ensuite un rappel 5 à 7 jours avant l’ouverture et conservez les inscriptions à jour chaque semaine.
Combien de temps prévoir pour préparer un showroom avant l’ouverture ?: Prévoyez au moins une demi-journée pour nettoyer le showroom, dépoussiérer les produits, installer les tables, le buffet, les panneaux et les démonstrations. Faites le test technique la veille, puis une vérification finale 60 minutes avant l’arrivée des visiteurs.
Comment organiser les démonstrations pendant une journée portes ouvertes ?: Définissez les créneaux et la durée de chaque démonstration avant l’envoi des invitations. Des séquences de 15 à 20 minutes facilitent la rotation des visiteurs et laissent 5 minutes pour remettre le point de présentation en ordre.
Combien de boissons prévoir pour une journée portes ouvertes ?: Pour le premier accueil, comptez environ 2 à 3 boissons par personne, puis ajustez selon la durée et le nombre d’inscrits. Refroidissez les boissons plusieurs heures à l’avance et gardez une réserve accessible pendant toute l’ouverture.

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