Showroom-Tag der offenen Tür organisieren: der Ablauf
Bei einem Showroom-Tag der offenen Tür entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung über einen ruhigen Veranstaltungstag. Lege zuerst Datum und Öffnungszeiten fest, verschicke danach die Einladungen und führe die Anmeldungen wöchentlich nach. Erst wenn die erwartete Besucherzahl absehbar ist, lassen sich Catering, Vorführungen und Sitzplätze sinnvoll planen. Am Vortag stehen Reinigung, Produktpflege und Technik auf dem Programm; am Veranstaltungstag folgen Aufbau, Empfang und Verpflegung.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Öffnungszeiten festlegen
- 2
Einladungstext schreiben
- 3
Einladungen verschicken
2 Personen
- 4
Anmeldungen erfassen
- 5
Anmeldungen wöchentlich aktualisieren
- 6
Ernährungswünsche erfassen
- 7
Catering reservieren
- 8
Vorführungen planen
2 Personen
- 9
Präsentationsmaterial sammeln
2 Personen
- 10
Namensschilder vorbereiten
- 11
Besucherliste ausdrucken
- 12
Wettervorhersage prüfen
- 13
Einkäufe abholen
2 Personen
- 14
Getränke kühlen
2 Personen
- 15
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 16
Showroom reinigen
3 Personen
- 17
Produkte staubfrei machen
2 Personen
- 18
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
- 19
Empfangstheke einrichten
2 Personen
- 20
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
- 21
Demonstrationsstände einrichten
3 Personen
- 22
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 23
Beschilderung anbringen
2 Personen
- 24
Technik testen
2 Personen
- 25
Musik einstellen
- 26
Briefing für das Empfangsteam geben
4 Personen
Event
- 27
Besucher empfangen
3 Personen
- 28
Namensschilder verteilen
2 Personen
- 29
Führungen durchführen
3 Personen
- 30
Produkte demonstrieren
3 Personen
- 31
Snacks servieren
2 Personen
- 32
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 33
Buffet und Tische aufräumen
2 Personen
- 34
Besucher verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 35
Geräte ausschalten
2 Personen
- 36
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 37
Abfall sammeln
2 Personen
- 38
Showroom aufräumen
4 Personen
- 39
Showroom reinigen
3 Personen
- 40
Materialien zurückstellen
3 Personen
- 41
Materialien zurückgeben
2 Personen
- 42
Übrig gebliebenes Catering einlagern
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 50
- BuffetischeAnz. 3
- Empfangstresen
- KleiderständerAnz. 2
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 60
- TrinkgläserAnz. 80
- TellerAnz. 80
- GabelnAnz. 80
- MesserAnz. 80
- LöffelAnz. 80
- ServierschalenAnz. 10
- ServierzangenAnz. 8
Ausstattung
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- KühlschränkeAnz. 2
- Laptop
- Tablet für die Anmeldung
- Bildschirm
- Tragbarer Lautsprecher
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
Dekoration
- BallonsAnz. 100
- GirlandenAnz. 6
- TischdeckenAnz. 8
- BlumenarrangementsAnz. 6
- NamensschilderAnz. 100
- InfotafelnAnz. 8
- WegweiserAnz. 6
- ProspekthalterAnz. 8
Küche
- KannenAnz. 6
- ThermoskannenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 3
- BrotmesserAnz. 3
- KühlboxenAnz. 3
- AufbewahrungsboxenAnz. 8
Reinigung
- Staubsauger
- WischmoppAnz. 2
- EimerAnz. 2
- PutzlappenAnz. 12
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Plane die Vorführungen mit festen Zeitfenstern und sammele Präsentationsmaterial spätestens eine Woche vorher. So wissen Besucher, wann sie Vorführungen sehen können, und das Team muss nicht kurzfristig improvisieren.
- Aktualisiere die Anmeldungen einmal pro Woche und erfasse Ernährungswünsche bis spätestens 3 Tage vor dem Termin. Die Zahl der angemeldeten Personen bestimmt, wie viel Catering, Geschirr und Sitzplätze du vorbereitest.
- Richte Empfangstheke, Tablet für die Anmeldung, Besucherliste und Namensschilder gemeinsam ein. Drucke die Besucherliste zusätzlich aus, falls am Empfang WLAN oder Technik ausfällt.
- Teste Laptop, Bildschirm, Lautsprecher und Verlängerungskabel am Vortag vollständig. Prüfe dabei nicht nur die Stromversorgung, sondern auch jede Präsentation und die Lautstärke an den Demonstrationsständen.
- Kontrolliere die Wettervorhersage 24 Stunden vorher und bringe Beschilderung, Wegweiser und Dekoration rechtzeitig an. Getränke sollten vor dem Einlass gekühlt sein; Snacks und Buffet richtest du erst kurz vor Beginn an.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man zu einem Showroom-Tag der offenen Tür einladen?
- Verschicke die Einladungen idealerweise 3 bis 4 Wochen vor dem Termin. Bitte um eine Anmeldung mit Frist etwa 7 Tage vorher, damit Catering und Aufbau planbar bleiben.
- Wann sollte man das Catering für einen Showroom-Tag der offenen Tür reservieren?
- Reserviere das Catering ungefähr 2 bis 3 Wochen vor der Veranstaltung. Übermittle die voraussichtliche Personenzahl und aktualisiere sie spätestens 3 Tage vor dem Termin.
- Was muss man am Tag vor dem Showroom-Tag der offenen Tür erledigen?
- Reinige den Showroom, mache die Produkte staubfrei, baue die Demonstrationsstände möglichst weitgehend auf und teste die Technik. Getränke kannst du bereits kühlen; Snacks und das Buffet kommen erst am Veranstaltungstag dazu.
- Wie viele Sitzplätze braucht man bei einem Showroom-Tag der offenen Tür?
- Plane Sitzplätze für etwa ein Drittel bis die Hälfte der gleichzeitig erwarteten Besucher ein. Bei 30 gleichzeitig anwesenden Personen sind beispielsweise 10 bis 15 Stühle sinnvoll; der restliche Bereich bleibt für Empfang und Vorführungen frei.
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