Zo organiseer je een showroom open dag

Begin met de datum, openingstijden en een duidelijke bezoekersroute door de showroom. Verstuur daarna de uitnodiging, registreer aanmeldingen en plan demonstraties op vaste momenten. Regel catering op basis van het verwachte aantal bezoekers en verzamel dieetwensen uiterlijk een week vooraf. In de laatste dagen draait alles om presentatie en techniek: maak de showroom schoon, stof producten af, richt ontvangst en buffet in en test scherm, laptop, speaker en stroompunten.

De volledige checklist van dit plan wordt bijgewerkt. De tips en antwoorden hieronder gelden nog steeds.

Tips

Plan demonstraties in tijdsblokken van 30 tot 45 minuten. Zo weten bezoekers wanneer ze moeten aansluiten en voorkom je dat alle uitleg tegelijk bij één product plaatsvindt.
Werk de bezoekerslijst elke week bij en druk de definitieve versie de dag vóór de open dag af. Leg naamkaartjes en de tablet voor registratie bij de ontvangstbalie klaar.
Reserveer catering op basis van het bevestigde aantal bezoekers en tel 10 procent extra voor onverwachte gasten. Verzamel dieetwensen uiterlijk 7 dagen vooraf, zodat de cateraar nog kan bijsturen.
Zet ontvangstbalie, buffet en demonstratiepunten vóór de opening klaar en plaats pijlborden op alle keuzepunten. Loop de route één keer als bezoeker voordat de eerste gasten binnenkomen.
Test laptop, beeldscherm, draagbare speaker, verlengkabels en stekkerdozen minimaal 2 uur vóór opening. Controleer ook of koffiezetapparaten en waterkokers op aparte, veilige stroompunten staan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een showroom open dag organiseren?: Begin minimaal 6 weken vooraf met datum, openingstijden, uitnodiging en catering. Plan demonstraties en verzamel presentatiemateriaal uiterlijk 3 weken voor de open dag.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een showroom open dag?: Stuur de eerste uitnodiging 4 tot 6 weken vooraf. Verstuur 7 dagen voor de open dag een herinnering en werk de bezoekerslijst tot de dag ervoor bij.
Hoeveel catering heb je nodig voor een showroom open dag?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en plan ongeveer 4 tot 6 hapjes per persoon per uur. Voeg 10 procent extra toe boven het bevestigde aantal aanmeldingen.
Wanneer richt je een showroom in voor een open dag?: Maak de showroom uiterlijk de dag ervoor schoon en stofvrij. Zet tafels, stoelen, ontvangstbalie, buffet en demonstratiepunten op de ochtend zelf klaar en test techniek minimaal 2 uur voor opening.