Cómo organizar una jornada de puertas abiertas en un showroom
Una jornada de puertas abiertas funciona mejor cuando separas la preparación en fases: primero defines horario y aforo, después confirmas visitas y proveedores, y al final montas el showroom. Las demostraciones necesitan un horario propio para evitar esperas y cruces de público. Reserva tiempo para recoger preferencias dietéticas, probar la técnica y preparar la recepción. El día anterior, revisa la previsión meteorológica y deja listas las bebidas, la señalización y los materiales de presentación.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar la fecha y el horario
- 2
Escribir el texto de invitación
- 3
Enviar invitaciones
2 personas
- 4
Registrar inscripciones
- 5
Actualizar las inscripciones semanalmente
- 6
Recoger preferencias dietéticas
- 7
Reservar el catering
- 8
Programar demostraciones
2 personas
- 9
Reunir material de presentación
2 personas
- 10
Preparar tarjetas de nombre
- 11
Imprimir la lista de visitantes
- 12
Comprobar el pronóstico del tiempo
- 13
Recoger la compra
2 personas
- 14
Enfriar bebidas
2 personas
- 15
Preparar aperitivos
3 personas
- 16
Limpiar la sala de exposición
3 personas
- 17
Quitar el polvo a los productos
2 personas
- 18
Colocar mesas y sillas
3 personas
- 19
Montar el mostrador de recepción
2 personas
- 20
Montar el buffet de catering
3 personas
- 21
Montar los puntos de demostración
3 personas
- 22
Colgar la decoración
2 personas
- 23
Colocar la señalización
2 personas
- 24
Probar la técnica
2 personas
- 25
Configurar la música
- 26
Dar briefing al equipo de recepción
4 personas
Evento
- 27
Recibir a los visitantes
3 personas
- 28
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
- 29
Realizar las visitas guiadas
3 personas
- 30
Demostrar productos
3 personas
- 31
Servir aperitivos
2 personas
- 32
Rellenar las bebidas
2 personas
- 33
Recoger el buffet y las mesas
2 personas
- 34
Despedir a los visitantes
2 personas
Seguimiento
- 35
Apagar el equipo
2 personas
- 36
Lavar la vajilla
2 personas
- 37
Recoger la basura
2 personas
- 38
Ordenar la sala de exposición
4 personas
- 39
Limpiar la sala de exposición
3 personas
- 40
Volver a colocar los materiales
3 personas
- 41
Devolver los materiales
2 personas
- 42
Guardar la catering sobrante
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 50
- Mesas de buffetcant. 3
- Mostrador de recepción
- Percheroscant. 2
Vajilla
- Tazas de cafécant. 60
- Vasoscant. 80
- Platoscant. 80
- Tenedorescant. 80
- Cuchilloscant. 80
- Cucharascant. 80
- Bandejas de servircant. 10
- Pinzas de servircant. 8
Equipo
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neverascant. 2
- Portátil
- Tablet para el registro
- Pantalla
- Altavoz portátil
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
Decoración
- Globoscant. 100
- Guirnaldascant. 6
- Mantelescant. 8
- Arreglos floralescant. 6
- Tarjetas de nombrecant. 100
- Paneles informativoscant. 8
- Carteles direccionalescant. 6
- Portafolletoscant. 8
Cocina
- Jarrascant. 6
- Termoscant. 4
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 3
- Neveras portátilescant. 3
- Cajas de almacenamientocant. 8
Limpieza
- Aspiradora
- Fregonacant. 2
- Cuboscant. 2
- Paños de limpiezacant. 12
Catering
- Compras
Consejos
- Fija la fecha y el horario antes de redactar la invitación. Envía las invitaciones con al menos 2 o 3 semanas de margen y actualiza semanalmente la lista de inscripciones para conocer el aforo real.
- Programa las demostraciones en franjas concretas, por ejemplo cada 30 o 45 minutos. Así puedes preparar cada punto de demostración y evitar que todos los visitantes se concentren en el mismo lugar.
- Cierra el catering cuando tengas una primera previsión de asistentes y pregunta por las preferencias dietéticas al registrarlos. Calcula aproximadamente 2 o 3 bebidas por persona durante la primera hora y enfríalas el día anterior.
- Monta la recepción cerca de la entrada y deja preparados el mostrador, las tarjetas de nombre, la tablet de registro y la lista impresa de visitantes. Coloca los carteles direccionales antes de que llegue el primer invitado, no durante la apertura.
- Haz una prueba técnica completa el día anterior: portátil, pantalla, altavoz, cables y regletas. El mismo día, limpia la sala, quita el polvo a los productos y monta mesas, buffet y demostraciones siguiendo el recorrido que harán los visitantes.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que enviar las invitaciones para una jornada de puertas abiertas?
- Envíalas entre 2 y 3 semanas antes de la jornada. Actualiza las inscripciones una vez por semana y confirma el número final de visitantes unos 3 días antes para ajustar el catering y las sillas.
- ¿Cuándo hay que reservar el catering del showroom?
- Resérvalo cuando tengas una primera estimación de asistentes, normalmente entre 7 y 10 días antes. Recoge las preferencias dietéticas durante la inscripción y confirma las cantidades definitivas 3 días antes.
- ¿Cuánto tiempo debe durar cada demostración?
- Programa bloques de 30 a 45 minutos, con unos 10 minutos entre sesiones para responder preguntas y preparar el material. Publica los horarios en la invitación y coloca el programa junto a la recepción.
- ¿Qué hay que preparar el día antes de la jornada de puertas abiertas?
- Haz la prueba técnica, enfría las bebidas, revisa la señalización y deja listos los materiales de presentación y las tarjetas de nombre. También conviene comprobar la previsión meteorológica y confirmar las inscripciones pendientes.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!