Organiser une journée portes ouvertes dans une distillerie

Une journée portes ouvertes de distillerie se prépare autour de deux flux distincts : les visiteurs qui suivent la visite et ceux qui dégustent, achètent ou attendent. Commencez par fixer les horaires, la capacité de chaque groupe et le parcours, puis construisez les inscriptions et l’équipe autour de ces contraintes. Les autorisations, l’assurance, le service d’alcool et la sécurité doivent être vérifiés avant l’envoi des invitations. Terminez par un plan précis des espaces, un test de caisse et une répétition de la visite.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Définir le parcours de la visite
2 personnes
3
Composer la sélection de dégustation
2 personnes
4
Concevoir les invitations
5
Envoyer les invitations
6
Traiter les inscriptions
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Passer les commandes fournisseurs
9
Réserver le catering
10
Vérifier les autorisations
11
Vérifier l’assurance
12
Désigner les guides de visite
13
Planifier l’équipe du bar
14
Établir le planning de l'équipe caisse
15
Rédiger les consignes de sécurité
2 personnes
16
Établir les règles de dégustation
2 personnes
17
Créer le plan
18
Préparer la signalétique
2 personnes
19
Imprimer les menus
20
Créer les badges nominatifs
21
Tester le terminal de paiement
22
Faire l’inventaire du stock
2 personnes
23
Vérifier les verres et la vaisselle
2 personnes
24
Préparer le récit de la visite guidée
2 personnes
25
Définir l’ordre de la dégustation
2 personnes
26
Faire les courses
2 personnes
27
Réceptionner les boissons
2 personnes
28
Réfrigérer les stocks périssables
2 personnes
29
Nettoyer le lieu en profondeur
3 personnes
30
Sécuriser la zone de production
2 personnes
31
Installer les tables
3 personnes
32
Installer les chaises
2 personnes
33
Monter les tentes de réception
4 personnes
34
Monter l'installation du bar
3 personnes
35
Installer les stands de dégustation
3 personnes
36
Mettre en place le point café
2 personnes
37
Installer le buffet d’amuse-bouches
3 personnes
38
Mettre les boissons au frais
2 personnes
39
Installer les panneaux de visite
2 personnes
40
Installer les barrières
2 personnes
41
Brancher l’éclairage
2 personnes
42
Tester le système de sonorisation
2 personnes
43
Préparer la caisse et l'entrée
2 personnes
44
Préparer les étiquettes nominatives
45
Vérifier les toilettes
46
Briefer les guides
3 personnes
47
Faire le briefing de l’équipe bar
4 personnes
48
Briefer l’équipe de caisse
2 personnes

Événement

49
Assurer l’entrée et l’enregistrement
2 personnes
50
Accueillir les visiteurs
2 personnes
51
Accompagner les visites guidées
3 personnes
52
Servir les dégustations
3 personnes
53
Présenter la dégustation
2 personnes
54
Servir le café et le thé
2 personnes
55
Servir des amuse-bouches
2 personnes
56
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
57
Rassembler les verres
2 personnes
58
Faire la vaisselle
2 personnes
59
Vider les poubelles
2 personnes
60
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
61
Réapprovisionner le stock derrière le bar
2 personnes
62
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes

Suivi

63
Fermer le bar
3 personnes
64
Clôturer la caisse
2 personnes
65
Éteindre l’équipement
2 personnes
66
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
67
Démonter les tentes de fête
4 personnes
68
Retirer la décoration
2 personnes
69
Nettoyer les verres et la vaisselle
3 personnes
70
Rassembler les déchets
3 personnes
71
Nettoyer le lieu
4 personnes
72
Nettoyer l’espace de production
2 personnes
73
Compter le stock
2 personnes
74
Évacuer les emballages vides
2 personnes
75
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
76
Stocker la restauration restante
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tente de réceptionqté 2
Tables hautesqté 12
Tables de bièreqté 8
Chaises pliantesqté 80
Tabourets de barqté 12
Tables de buffetqté 4
Table de caisse
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Verres de dégustationqté 300
Verres à eauqté 180
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 180
Assiettes à dessertqté 120
Fourchettesqté 180
Couteauxqté 120
Cuillèresqté 120
Plateaux de serviceqté 16
Pinces de serviceqté 12

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Réfrigérateursqté 2
Bacs à glaçonsqté 4
Caisse
Terminal de paiement
Système de sonorisation
Microphoneqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Lampes de pocheqté 4

Cuisine

Carafesqté 6
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Couteaux à painqté 2
Verres doseursqté 4
Saladiersqté 4
Tire-bouchonsqté 6
Tire-bouchonsqté 4
Cuillères à glaceqté 4

Décoration

Nappesqté 16
Guirlandes de fanionsqté 8
Compositions floralesqté 8
Panneaux de menuqté 8
Badges nominatifsqté 60
Braceletsqté 250
Panneaux de directionqté 12
Cônesqté 20
Ruban de balisageqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lanternes LEDqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 12
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Balaisqté 4
Balayette et pelleqté 3
Gants de nettoyageqté 8
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Distributeurs de serviettesqté 6

Sécurité

Extincteursqté 4
Lunettes de sécuritéqté 20
Protections auditivesqté 20
Trousses de premiers secoursqté 2
Tapis antidérapantsqté 8

Bureau

Presse-papiersqté 6
Stylosqté 30
Papier d’impressionqté 2
Caisse d'espèces
Coupe-braceletsqté 2

Catering

Courses

Conseils

Limitez chaque créneau de visite à une capacité réaliste et prévoyez 15 à 20 minutes entre deux groupes pour absorber les retards, remettre les verres en place et réinitialiser le parcours.
Envoyez les invitations au moins 3 semaines avant l’ouverture et demandez les besoins alimentaires dès l’inscription. Cela laisse le temps d’adapter le catering et d’éviter les réponses improvisées le jour même.
Établissez l’ordre de dégustation avant d’imprimer les menus : commencez par les produits les plus légers et prévoyez un verre d’eau pour chaque participant. Ne laissez pas la sélection dépendre des bouteilles disponibles au dernier moment.
Désignez les guides, l’équipe du bar et la caisse sur un planning par tranches de 2 à 3 heures. Une personne qui guide ne devrait pas devoir gérer simultanément les paiements ou le réassort des glaçons.
Faites un test complet 48 heures avant : terminal de paiement, sonorisation, microphone, rallonges, éclairage et signalétique. Vérifiez aussi le stock de verres de dégustation, de vaisselle et de consommables, car ces oublis bloquent rapidement le service.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée portes ouvertes de distillerie ?: Prévoyez au minimum 6 semaines pour fixer le programme, vérifier les autorisations et réserver le catering. Envoyez les invitations environ 3 semaines avant, puis fermez les inscriptions 3 à 5 jours avant l’événement pour confirmer les quantités.
Combien de personnes prévoir par visite guidée ?: Fixez une jauge selon la largeur du parcours et la qualité d’écoute souhaitée, puis utilisez cette même capacité pour les inscriptions. En pratique, des groupes d’environ 10 à 15 personnes sont plus faciles à guider qu’un seul grand groupe, surtout près des équipements de production.
Combien de verres faut-il prévoir pour une dégustation ?: Prévoyez au moins un verre de dégustation par participant et ajoutez 10 à 15 % de réserve pour la casse, les remplacements et les inscriptions de dernière minute. Comptez également un verre à eau par personne et un point d’eau clairement accessible.
Quand préparer le plan de circulation et la signalétique ?: Dessinez le plan au moins 10 jours avant, après avoir confirmé le parcours, les tables, la caisse et les zones de dégustation. Installez puis testez les panneaux la veille afin de repérer les croisements, les files d’attente et les sorties mal indiquées.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.