Zo organiseer je een distilleerderij open dag

Begin met het programma en de bezoekersstroom, niet met de uitnodiging. Leg eerst de rondleidingroute, proeverijvolgorde en capaciteit vast; daarna kun je personeel, catering en materialen gericht regelen. Werk vervolgens van veiligheid en vergunningen naar communicatie en uitvoering. Vooral dieetwensen, betaalmogelijkheden, glaswerk en duidelijke bewegwijzering worden vaak te laat gecontroleerd.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Rondleidingroute bepalen
2 personen
3
Proeverijselectie samenstellen
2 personen
4
Uitnodigingen ontwerpen
5
Uitnodigingen versturen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Leveranciersbestellingen plaatsen
9
Catering reserveren
10
Vergunningen controleren
11
Verzekering controleren
12
Rondleidingsbegeleiders aanwijzen
13
Barteam inroosteren
14
Kassateam inroosteren
15
Veiligheidsinstructies opstellen
2 personen
16
Proeverijregels opstellen
2 personen
17
Plattegrond maken
18
Bewegwijzering voorbereiden
2 personen
19
Menukaarten drukken
20
Naambadges maken
21
Pinapparaat testen
22
Voorraad inventariseren
2 personen
23
Glazen en servies controleren
2 personen
24
Rondleidingsverhaal voorbereiden
2 personen
25
Proeverijvolgorde vastleggen
2 personen
26
Boodschappen doen
2 personen
27
Dranken ontvangen
2 personen
28
Bederfelijke voorraad koelen
2 personen
29
Locatie grondig schoonmaken
3 personen
30
Productieruimte veiligstellen
2 personen
31
Tafels opstellen
3 personen
32
Stoelen plaatsen
2 personen
33
Partytenten opbouwen
4 personen
34
Barinrichting opbouwen
3 personen
35
Proeverijstations inrichten
3 personen
36
Koffiepunt inrichten
2 personen
37
Hapjesbuffet inrichten
3 personen
38
Dranken koud zetten
2 personen
39
Rondleidingsborden plaatsen
2 personen
40
Afzettingen plaatsen
2 personen
41
Verlichting aansluiten
2 personen
42
Geluidsinstallatie testen
2 personen
43
Kassa en entree klaarzetten
2 personen
44
Naamstickers klaarleggen
45
Toiletten controleren
46
Briefing rondleiders geven
3 personen
47
Briefing barteam geven
4 personen
48
Briefing kassateam geven
2 personen

Event

49
Entree en registratie bemannen
2 personen
50
Bezoekers verwelkomen
2 personen
51
Rondleidingen begeleiden
3 personen
52
Proeverijen schenken
3 personen
53
Proeverij-uitleg geven
2 personen
54
Koffie en thee serveren
2 personen
55
Hapjes serveren
2 personen
56
Dranken bijvullen
2 personen
57
Glazen verzamelen
2 personen
58
Servies afwassen
2 personen
59
Afvalbakken legen
2 personen
60
Toiletten tussentijds controleren
61
Voorraad achter de bar aanvullen
2 personen
62
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

63
Bar sluiten
3 personen
64
Kassa afsluiten
2 personen
65
Apparatuur uitschakelen
2 personen
66
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
67
Partytenten afbreken
4 personen
68
Decoratie verwijderen
2 personen
69
Glazen en servies reinigen
3 personen
70
Afval verzamelen
3 personen
71
Locatie schoonmaken
4 personen
72
Productieruimte reinigen
2 personen
73
Voorraad tellen
2 personen
74
Lege verpakkingen afvoeren
2 personen
75
Geleende materialen retourneren
2 personen
76
Overgebleven catering opslaan
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentaantal 2
Statafelsaantal 12
Biertafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 12
Buffettafelsaantal 4
Kassatafel
Kapstokkenaantal 2

Servies

Proefglazenaantal 300
Waterglazenaantal 180
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 180
Dessertbordenaantal 120
Vorkenaantal 180
Messenaantal 120
Lepelsaantal 120
Serveerschalenaantal 16
Serveertangenaantal 12

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 6
Koelkastenaantal 2
IJsblokjesbakkenaantal 4
Kassa
Pinapparaat
Geluidsset
Microfoonaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Handlampenaantal 4

Keuken

Schenkkannenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Broodmessenaantal 2
Maatbekersaantal 4
Mengkommenaantal 4
Flessenopenersaantal 6
Kurken trekkersaantal 4
IJslepelsaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 16
Vlaggenlijnenaantal 8
Bloemstukkenaantal 8
Menubordenaantal 8
Naambadgesaantal 60
Polsbandjesaantal 250
Routebordenaantal 12
Pionnenaantal 20
Afzetlintaantal 4

Verlichting

Lichtslingersaantal 8
LED-lantaarnsaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsaantal 4
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Handzeepdispensersaantal 6
Handdoekdispensersaantal 6

Veiligheid

Brandblussersaantal 4
Veiligheidsbrillenaantal 20
Gehoorbeschermersaantal 20
EHBO-koffersaantal 2
Antislipmattenaantal 8

Kantoor

Klembordenaantal 6
Pennenaantal 30
Printpapieraantal 2
Contantgeldkist
Polsbandjessnijderaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de bezoekersstroom in blokken en wijs per onderdeel een verantwoordelijke aan. Zo weet je vooraf hoeveel rondleidingsbegeleiders, barteamleden en kassamedewerkers tegelijk nodig zijn.
Leg de proeverijvolgorde vóór het drukken van de menukaarten vast. Zet waterglazen klaar en houd voor iedere proeverij voldoende proefglazen beschikbaar; een tekort valt al bij de eerste ronde op.
Controleer vergunningen en verzekering minimaal 6 weken vooraf. Neem ook veiligheidsinstructies, proeverijregels en de route door voordat uitnodigingen worden verstuurd.
Verwerk aanmeldingen in één overzicht met dieetwensen en verwachte aankomsttijd. Bestel catering pas nadat je een sluitende telling hebt, zodat je niet op de open dag nog servies of eten moet bijregelen.
Test pinapparaat en kassa minstens 1 week vooraf en opnieuw op de ochtend zelf. Richt de kassatafel niet naast de proeverij in, zodat bezoekers die afrekenen de doorstroom bij de rondleiding niet blokkeren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een distilleerderij open dag organiseren?: Begin ongeveer 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma, route en vergunningen. Verstuur uitnodigingen bij voorkeur 4 tot 6 weken voor de open dag, zodat je tijd hebt om aanmeldingen en dieetwensen te verwerken.
Hoeveel proefglazen heb je nodig voor een distilleerderij open dag?: Reken per gelijktijdige proeverij op minimaal 1 proefglas per bezoeker plus ongeveer 10 procent reserve. Bij 40 bezoekers heb je dus circa 44 proefglazen nodig, tenzij je tussendoor kunt afwassen.
Hoe deel je een distilleerderij open dag praktisch in?: Werk met een vaste volgorde: ontvangst, rondleiding, proeverij, catering en vertrek langs de kassa. Plan rondleidingen in blokken van ongeveer 30 tot 45 minuten en houd ruimte tussen groepen voor doorstroming.
Wanneer moet je catering voor een distilleerderij open dag reserveren?: Reserveer catering zodra het programma en de verwachte bezoekersaantallen bekend zijn, meestal 4 tot 6 weken vooraf. Geef dieetwensen uiterlijk 1 week voor het evenement door en controleer de definitieve telling 2 dagen van tevoren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.