Tag der offenen Brennerei organisieren: der praktische Ablauf

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege die Führungsroute vor der Anmeldung fest und schätze die Gruppengröße realistisch ein. Wenn eine Führung 45 Minuten dauert, brauchst du für drei Gruppen mit 15 Minuten Wechselzeit bereits 2,5 Stunden Programmzeit.
• Stelle die Verkostung in einer festen Reihenfolge zusammen und bereite die Regeln schriftlich vor. Plane pro Gast mehrere Probiergläser sowie Wasser ein und erfasse Ernährungswünsche spätestens mit der Anmeldung.
• Teile Bar-, Kassen- und Führungsteam mindestens zwei Wochen vorher ein. Teste das Kartenterminal, richte eine zweite Zahlungsmöglichkeit ein und bestimme, wer bei technischen oder sicherheitsrelevanten Fragen entscheidet.
• Bestelle Catering und Getränke erst nach dem Anmeldeschluss endgültig. Rechne die gemeldeten Gäste plus eine kleine Reserve ein und prüfe Kühlboxen, Kühlschränke, Eiswürfelbehälter und Kaffeemaschinen am Vortag.
• Bereite Lageplan, Beschilderung, Namensschilder und Sicherheitshinweise vor dem Aufbau vor. Kontrolliere Gläser, Geschirr, Verlängerungskabel, Mikrofon und Handlampen spätestens am Tag vor der Veranstaltung.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Tag der offenen Brennerei planen?

Beginne idealerweise acht bis zwölf Wochen vorher. Genehmigungen, Versicherung, Lieferanten und Catering brauchen oft mehr Vorlauf als Dekoration oder Drucksachen. Zwei Wochen vor dem Termin sollte die Personal- und Führungsplanung stehen.

Wie viele Gäste kann eine Führung durch die Brennerei haben?

Das hängt von der Route und den Sicherheitsvorgaben ab; plane pro Gruppe nur so viele Personen ein, dass alle den Erklärungen folgen können. Als praktikabler Richtwert gelten 10 bis 15 Gäste pro Führung. Bei größeren Anmeldungen sind mehrere feste Zeitfenster besser als eine überfüllte Gruppe.

Wann sollte der Anmeldeschluss für die Verkostung sein?

Setze den Anmeldeschluss etwa sieben bis zehn Tage vor dem Termin. So kannst du Mengen für Verkostung, Catering, Gläser und Personal noch zuverlässig anpassen. Ernährungswünsche sollten spätestens dann vollständig vorliegen.

Was muss man am Tag vor dem Brennerei-Event kontrollieren?

Prüfe am Vortag Bestand, Gläser und Geschirr, Kühlung, Kasse, Kartenterminal, Mikrofon, Verlängerungskabel und Beschilderung. Lege außerdem die Verkostungsreihenfolge, Führungsunterlagen und Sicherheitsanweisungen bereit. Ein kompletter Technik- und Ablaufcheck dauert meist 60 bis 90 Minuten.

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