Cómo organizar una jornada de puertas abiertas en una destilería

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Divide a los visitantes en grupos y asigna un guía a cada recorrido; deja unos minutos entre salidas para evitar que dos grupos se junten en la misma zona. El guion debe indicar también dónde se aplican las instrucciones de seguridad.
• Cierra las inscripciones antes de hacer los pedidos al catering y a los proveedores. Usa los datos registrados para separar las preferencias dietéticas y calcular las raciones, las mesas y la vajilla necesarias.
• Define el orden de la degustación antes de imprimir las normas y las cartas del menú. Indica qué se prueba primero, cuándo se ofrece agua y cómo se gestionan las personas que no consumen alcohol.
• Prueba el terminal de pago y la caja antes de abrir, no durante la primera venta. Prepara también una mesa de caja claramente señalizada y comprueba que el stock destinado a venta coincide con el inventario.
• Haz un plano que incluya la entrada, la caja, los recorridos, el buffet, los baños y las salidas. Coloca la señalización antes de que llegue el público y revisa cables, iluminación y zonas exteriores con linternas de mano si la jornada termina tarde.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas en una destilería?

Empieza al menos 6 semanas antes para fijar el programa, comprobar permisos y seguro, reservar el catering y enviar las invitaciones. Cierra las inscripciones varios días antes del evento para poder confirmar pedidos, personal y preferencias dietéticas.

¿Cuántos guías hacen falta para una visita a una destilería?

Depende del aforo permitido y de la capacidad de la ruta, pero cada grupo debe tener un guía asignado y un horario propio. Programa los grupos con unos minutos de separación para que no coincidan en las mismas zonas ni bloqueen las explicaciones.

¿Cuánto alcohol se calcula para una degustación de destilería?

Define las cantidades por muestra y multiplica por el número de personas inscritas, dejando un pequeño margen operativo. Sirve agua entre muestras y registra por separado el stock de degustación y el destinado a venta para evitar quedarte corto durante la jornada.

¿Cuándo hay que comprobar los permisos y el seguro del evento?

Haz ambas comprobaciones antes de publicar las invitaciones y, como mínimo, 4 semanas antes de la fecha. Si el programa incluye catering, venta de botellas o zonas exteriores, confirma que esas actividades también quedan cubiertas.

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