Checklist pour organiser une journée portes ouvertes à la bibliothèque

Une journée portes ouvertes réussie se prépare par étapes, surtout si vous prévoyez une visite guidée, des activités pour enfants et un quiz. Commencez par fixer les horaires et le programme, puis répartissez les rôles entre le personnel et les bénévoles. Les inscriptions, les besoins alimentaires et la communication demandent souvent plus de suivi que prévu. Cette checklist vous aide à coordonner l’accueil, les espaces, le matériel et les derniers préparatifs sans attendre la veille.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et les horaires d'ouverture
Définir le programme et les activités
2 personnes
Réserver des salles et des espaces
Contacter le personnel et les bénévoles
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion sur le site web
Publier sur les réseaux sociaux
Distribuer les affiches
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Mettre à jour le programme en ligne
Commander les livraisons et les courses
Préparer la visite guidée
2 personnes
Préparer les activités pour enfants
2 personnes
Créer le quiz et le concours
Imprimer les présentations et les textes
Préparer les badges nominatifs
Faire les courses
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Aménager le comptoir d’information
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Aménager l’espace enfants
2 personnes
Aménager le coin lecture
2 personnes
Préparer les tables de livres
3 personnes
Installer la tente et le mobilier d’extérieur
3 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Installer les panneaux de parcours et de programme
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Installer le point café et thé
2 personnes
Disposer les amuse-bouches
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Présenter le programme
2 personnes
Accompagner les visites guidées
2 personnes
Inscrire les nouveaux membres
2 personnes
Présenter les services de bibliothèque
2 personnes
Animer les séances de lecture
2 personnes
Encadrer les activités pour enfants
3 personnes
Animer le quiz
Assurer la présentation
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
Vérifier les toilettes
Rassembler les objets trouvés
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Mettre la liste d’inscription en lieu sûr

Suivi

Remettre les livres en place
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Ranger le service traiteur
2 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Retirer les panneaux et la signalétique
2 personnes
Éteindre le matériel sonore
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
Nettoyer les espaces
3 personnes
Nettoyer les toilettes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Ranger le matériel restant
2 personnes
Traiter les données d’inscription
Envoyer un message de remerciement
Vérifier les livres empruntés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 80
Tente de réception
Table d'inscription
Tabouretsqté 8
Porte-manteauxqté 3

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 60
Plateauxqté 60
Assiettesqté 100
Fourchettesqté 100
Cuillères à caféqté 60
Plateaux de serviceqté 8
Carafeqté 4

Catering

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 3
Thermosqté 6
Distributeurs de boissonsqté 3
Serviettesqté 300
Courses

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Nappesqté 10
Présentoirs de livresqté 6
Compositions floralesqté 6
Badges nominatifsqté 30

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Enceinte portable
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Piles rechargeablesqté 12
Amplificateur Wi-Fi

Activités pour enfants

Crayons de couleurqté 12
Feutresqté 12
Livres de coloriageqté 30
Ciseaux de bricolageqté 10
Bâtons de colleqté 20
Papier pour découpage et bricolageqté 500
Livres de lectureqté 25
Albums illustrésqté 20
Drapé pour coin enfants

Promotion

Affichesqté 30
Flyersqté 300
Cartes du programmeqté 200
Formulaires d'inscriptionqté 200
Stylosqté 30
Presse-papiersqté 6
Panneaux indicateursqté 12
Formulaires du concoursqté 150
Présentoirs pour affichesqté 8

Nettoyage

Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièreqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6
Poubellesqté 8
Distributeur d’essuie-tout en papierqté 2

Conseils

Fixez les horaires et le programme au moins 6 semaines à l’avance. Prévoyez des créneaux distincts pour la visite guidée, les activités enfants et le quiz, afin d’éviter les croisements à l’accueil.
Confirmez les bénévoles 2 à 3 semaines avant l’ouverture et attribuez à chacun un poste précis : table d’inscription, comptoir d’information, visite guidée ou espace enfants.
Relancez les inscriptions 7 jours avant l’événement et notez les besoins alimentaires dans un tableau séparé. Cela laisse encore le temps d’adapter les courses et les en-cas.
Testez l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran et l’enceinte au moins 48 heures avant. Préparez aussi les présentations imprimées au cas où la projection ne fonctionnerait pas.
Installez la table d’inscription, les badges nominatifs et le comptoir d’information 60 à 90 minutes avant l’ouverture. Mettez les boissons au frais et aménagez l’espace enfants avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée portes ouvertes de bibliothèque ?: Prévoyez environ 6 semaines pour fixer la date, réserver les espaces, préparer le programme et lancer les invitations. Gardez les 7 derniers jours pour les relances, les courses et les vérifications techniques.
Quand faut-il envoyer les invitations pour une journée portes ouvertes ?: Envoyez une première invitation 4 à 6 semaines avant la date. Faites une relance 7 jours avant et mettez à jour le programme en ligne dès qu’une activité ou un horaire change.
Combien de bénévoles prévoir pour une journée portes ouvertes à la bibliothèque ?: Prévoyez au minimum 1 personne à l’inscription, 1 au comptoir d’information, 1 pour la visite guidée et 1 pour l’espace enfants, soit 4 personnes en parallèle. Ajoutez une personne de renfort si plusieurs activités se déroulent au même moment.
Quand installer les tables et le matériel le jour J ?: Commencez l’installation 60 à 90 minutes avant l’ouverture. Testez le matériel audiovisuel 48 heures avant, puis refaites un contrôle rapide le matin même avant l’arrivée des visiteurs.

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