Que faut-il prévoir pour une journée portes ouvertes à la bibliothèque ?

Une journée portes ouvertes à la bibliothèque demande plus que des livres et des affiches. Il faut aménager un accueil visible, prévoir le matériel des visites et des activités pour enfants, puis organiser les boissons et les en-cas sans gêner la circulation. Cette liste rassemble les achats et le matériel à apporter pour accueillir les visiteurs dans de bonnes conditions. Elle aide aussi à repérer ce qui est souvent réservé ou commandé trop tard, comme les tables, les tasses et le vidéoprojecteur.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 80
Tente de réception
Table d'inscription
Tabouretsqté 8
Porte-manteauxqté 3

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 60
Plateauxqté 60
Assiettesqté 100
Fourchettesqté 100
Cuillères à caféqté 60
Plateaux de serviceqté 8
Carafeqté 4

Catering

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 3
Thermosqté 6
Distributeurs de boissonsqté 3
Serviettesqté 300
Courses
- Café - 3 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 2 douzaines
- Tisane - 1 boîte
- Sucre - 2 paquets
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Eau plate - 8 bouteilles
- Eau pétillante - 6 bouteilles
- Cola - 6 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Sinas - 4 bouteilles
- Jus de pomme - 4 briques
- Jus multivitaminé - 4 packs
- Citrons - 10 pièces
- Biscuits au thé - 6 paquets
- Biscuits au beurre - 6 paquets
- Mini-muffins - 100 pièces
- Mini-croissants - 80 pièces
- Chips au paprika - 5 sachets
- Chips nature - 5 sachets
- Bâtonnets salés - 4 sachets
- Raisins - 5 kilos
- Pommes - 50 pièces
- Bananes - 40 pièces
- Concombre - 6 pièces
- Tomates cerises - 3 kilos
- Carottes - 3 kilos
- Houmous - 6 barquettes
- Fromage frais - 4 pots
- Fromage jeune - 2 kilos
- Vieux fromage - 1 kilo
- Pain complet - 8 pains
- Baguette blanche - 8 pièces
- Crackers sans gluten - 4 paquets
- Tartinade vegan - 4 paquets
- Ketchup - 2 bouteilles
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Sacs poubelle - 3 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Savon liquide pour les mains - 4 flacons
- Nettoyant multi-usages - 3 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Éponges - 6 pièces
- Essuie-tout - 8 paquets

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Nappesqté 10
Présentoirs de livresqté 6
Compositions floralesqté 6
Badges nominatifsqté 30

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Enceinte portable
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Piles rechargeablesqté 12
Amplificateur Wi-Fi

Activités pour enfants

Crayons de couleurqté 12
Feutresqté 12
Livres de coloriageqté 30
Ciseaux de bricolageqté 10
Bâtons de colleqté 20
Papier pour découpage et bricolageqté 500
Livres de lectureqté 25
Albums illustrésqté 20
Drapé pour coin enfants

Promotion

Affichesqté 30
Flyersqté 300
Cartes du programmeqté 200
Formulaires d'inscriptionqté 200
Stylosqté 30
Presse-papiersqté 6
Panneaux indicateursqté 12
Formulaires du concoursqté 150
Présentoirs pour affichesqté 8

Nettoyage

Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièreqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6
Poubellesqté 8
Distributeur d’essuie-tout en papierqté 2

Conseils

Prévoyez une table d’inscription distincte du comptoir d’information : les visiteurs doivent pouvoir s’enregistrer sans bloquer les demandes de renseignements.
Pour une pause d’une heure, comptez environ 2 boissons par personne, puis ajoutez 10 % de marge. Mettez les boissons au frais la veille et gardez une réserve dans des glacières.
Réservez les tables, les chaises et les tabourets au moins 7 jours avant l’ouverture, surtout si le mobilier vient d’un autre service ou d’un prestataire.
Préparez les badges nominatifs et les présentoirs de livres 2 à 3 jours à l’avance. Gardez quelques badges vierges pour les bénévoles ou les inscriptions de dernière minute.
Testez l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran et l’enceinte portable au moins 2 heures avant l’arrivée du public. Vérifiez aussi les câbles et l’emplacement des prises.

Questions fréquentes

Que faut-il acheter pour une journée portes ouvertes à la bibliothèque ?: Prévoyez les boissons, les en-cas, les gobelets réutilisables, les tasses à café, les assiettes, les couverts et les serviettes. Ajoutez le mobilier d’accueil, les badges, les présentoirs et le matériel nécessaire aux présentations et aux activités.
Combien de boissons prévoir par visiteur ?: Comptez environ 2 boissons par personne pour la première heure, puis 1 boisson par heure supplémentaire. Ajoutez une marge de 10 % pour les bénévoles, les intervenants et les visiteurs qui restent plus longtemps.
Quand commander le matériel pour les portes ouvertes ?: Commandez les boissons, les en-cas et les consommables 5 à 7 jours avant l’événement. Réservez le mobilier, le vidéoprojecteur et l’enceinte au moins 7 jours à l’avance, puis confirmez la disponibilité 48 heures avant.
Que faut-il prévoir pour l’espace enfants de la bibliothèque ?: Prévoyez des tables et des chaises adaptées, ainsi que les supports des activités et du quiz. Installez cet espace au moins 1 heure avant l’ouverture pour vérifier la circulation et séparer les animations de l’accueil.

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