Checklist pour organiser un bain de Nouvel An
Un bain de Nouvel An demande davantage qu’un lieu et des courageux prêts à se jeter à l’eau. Il faut cadrer la zone de baignade, prévoir la surveillance, vérifier la météo et organiser un accueil qui fonctionne même avec des participants frigorifiés. Cette checklist rassemble les étapes dans l’ordre : autorisations, inscriptions, sécurité, installation et ravitaillement. Vous saurez aussi quoi transmettre aux participants et quoi contrôler le matin même.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Fixer la date et le lieu
2 personnes
Vérifier les permis et les règles
Définir la zone de baignade et l’itinéraire
3 personnes
Préparer le plan de sécurité pour la plongée
3 personnes
Prévoir les superviseurs et les premiers secours
2 personnes
Réserver le lieu et les installations
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir les inscriptions
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Suivre les prévisions météo
Envoyer les informations aux participants
2 personnes
Envoyer le briefing des bénévoles
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer la soupe et les boissons chaudes
3 personnes
Imprimer la liste des participants
Effectuer le contrôle météo et de l’eau
2 personnes
Vérifier la sécurité du site
3 personnes
Monter les tentes et les auvents
5 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer des barrières le long de la zone de baignade
4 personnes
Installer les panneaux d’itinéraire et d’information
2 personnes
Aménager les vestiaires
3 personnes
Préparer le matériel de premiers secours et de sécurité
2 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
4 personnes
Événement
Accueillir les participants et les bénévoles
4 personnes
Enregistrer les participants
3 personnes
Donner les consignes de sécurité
3 personnes
Encadrer le départ du bain de Nouvel An
6 personnes
Assurer la surveillance de la zone de baignade
6 personnes
Servir des boissons chaudes et de la soupe
4 personnes
Servir les amuse-bouches et les sandwichs
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Prendre en charge les participants mouillés
3 personnes
Collecter les déchets pendant l’événement
2 personnes
Faire ses adieux aux derniers participants
2 personnes
Suivi
Ranger le buffet et la cuisine
4 personnes
Démonter les tentes et les barrières
5 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Laver la vaisselle et le matériel
3 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
Ranger le matériel propre et sec
2 personnes
Rendre le matériel loué
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 3
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 30
- Cabines d'essayageqté 4
- Porte-manteauxqté 4
Équipement
- Glacièresqté 6
- Bouilloiresqté 3
- Marmites à soupeqté 3
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
- Enceinte portable
- Mégaphonesqté 2
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 150
- Bol à soupeqté 120
- Assiettesqté 120
- Couvertsqté 120
- Thermosqté 8
Cuisine
- Planches à découperqté 4
- Couteaux de chef et de serviceqté 6
- Louchesqté 6
- Plateaux de serviceqté 8
- Bacs de maintien au chaudqté 4
Sécurité
- Trousses de premiers secoursqté 2
- Bouées de sauvetageqté 3
- Couvertures thermiquesqté 20
- Gilets réfléchissantsqté 12
- Lampes de pocheqté 6
- Barrières de sécuritéqté 12
- Cônesqté 20
Informations
- Table d'inscription
- Panneaux d'informationqté 6
- Flèches de directionqté 10
- Marqueurs indélébilesqté 6
- Presse-papiersqté 4
- Braceletsqté 150
Décoration
- Drapeaux du Nouvel Anqté 12
- Guirlandes de fanionsqté 6
Éclairage
- Guirlandes LEDqté 6
- Projecteurs de chantierqté 4
Nettoyage
- Poubellesqté 8
- Serpillièresqté 4
- Seauxqté 4
- Balais et pelleqté 3
Catering
- Courses
Conseils
- Commencez les démarches liées au lieu et aux autorisations plusieurs semaines avant l’événement. La zone de baignade, l’itinéraire d’accès et les règles locales doivent être validés avant d’envoyer les invitations.
- Fixez une date limite d’inscription et demandez les besoins alimentaires au même moment. Imprimez ensuite la liste des participants le jour J, avec les informations utiles pour l’accueil.
- Ne laissez pas la sécurité au dernier moment : attribuez clairement les superviseurs, préparez les premiers secours et définissez le plan à suivre en cas de problème pendant la plongée.
- Prévoyez un espace de retour au chaud avec vestiaires, porte-manteaux, couvertures thermiques, soupe et boissons chaudes. Les bouilloires, thermos et marmites doivent être installés avant l’arrivée des premiers participants.
- Faites un contrôle de la météo et de l’eau le matin même, puis vérifiez le site avant l’ouverture. Les barrières, cônes, panneaux, lampes et mégaphones doivent être visibles et immédiatement accessibles.
Questions fréquentes
- Quand envoyer les invitations pour un bain de Nouvel An ?
- Envoyez-les au moins 3 à 4 semaines avant la date prévue. Fixez une clôture des inscriptions environ 7 jours avant afin de confirmer les effectifs, les besoins alimentaires et le nombre de bénévoles.
- Combien de personnes faut-il prévoir pour surveiller un bain de Nouvel An ?
- Prévoyez plusieurs superviseurs, avec des rôles définis avant le jour J : surveillance de l’eau, accompagnement sur l’itinéraire et premiers secours. Le nombre exact dépend de la taille du groupe et des règles du lieu, mais personne ne devrait surveiller seul une zone très fréquentée.
- Que faut-il vérifier le matin d’un bain de Nouvel An ?
- Contrôlez la météo, l’état de l’eau, la sécurité du site et l’accessibilité de l’itinéraire avant l’arrivée du public. Faites cette vérification le matin même, puis répétez-la juste avant l’ouverture si les conditions changent.
- Que prévoir pour réchauffer les participants après la baignade ?
- Installez les vestiaires, les porte-manteaux et les couvertures thermiques avant le début de la baignade. Préparez aussi la soupe et les boissons chaudes à l’avance, et gardez-en assez pour chaque participant inscrit plutôt que pour l’estimation initiale.
Des plans du même genre
Lancez ce plan dans Lizzt
Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.
Organisez cet événement gratuitement avec LizztOrganisez gratuitement et invitez vos contacts !