Organiser une journée portes ouvertes de station sans rien laisser au dernier moment

Une journée portes ouvertes de station se prépare d’abord comme un parcours visiteur, puis comme un planning d’équipe. Commencez par les inscriptions et les besoins alimentaires, fixez les créneaux de visite et attribuez chaque rôle aux bénévoles. Ensuite, verrouillez les autorisations, le programme, le traiteur et la signalétique. Les derniers jours servent surtout à tester les itinéraires, la technique et l’accueil, plutôt qu’à résoudre des oublis de base.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Envoyer les invitations
2 personnes
2
Publier le formulaire d'inscription
3
Traiter les inscriptions
4
Recueillir les besoins alimentaires
5
Planifier les visites guidées
2 personnes
6
Planifier les bénévoles
2 personnes
7
Réserver le catering
8
Vérifier les autorisations
9
Finaliser le programme
2 personnes
10
Concevoir la signalétique
11
Préparer les panneaux d'information
2 personnes
12
Parcourir les itinéraires de visite
2 personnes
13
Tester la technique
2 personnes
14
Vérifier les stocks
2 personnes
15
Imprimer les informations visiteurs
16
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
17
Préparer les présentations
2 personnes
18
Rassembler les clés
19
Faire les courses
3 personnes
20
Refroidir les boissons
2 personnes
21
Inspecter le lieu
3 personnes
22
Dégager l’entrée
2 personnes
23
Installer les tables
4 personnes
24
Installer les chaises
4 personnes
25
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
26
Aménager les stands d'information
4 personnes
27
Installer les expositions
4 personnes
28
Suspendre la décoration
3 personnes
29
Installer la signalisation
3 personnes
30
Installer le système de sonorisation
2 personnes
31
Brancher l’éclairage
2 personnes
32
Mettre en place le buffet traiteur
4 personnes
33
Préparer le café et le thé
2 personnes
34
Préparer le matériel de visite guidée
2 personnes
35
Effectuer le contrôle de sécurité
3 personnes
36
Briefing des bénévoles
3 personnes

Événement

37
Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
38
Accueillir les visiteurs
3 personnes
39
Distribuer le programme
2 personnes
40
Tenir les stands d'information
6 personnes
41
Accompagner les visites guidées
6 personnes
42
Assurer les démonstrations
3 personnes
43
Encadrer les activités pour enfants
3 personnes
44
Assurer le stand photo
45
Servir le café et le thé
3 personnes
46
Servir des amuse-bouches
3 personnes
47
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
48
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
49
Récupérer la vaisselle
2 personnes
50
Vider les poubelles
2 personnes
51
Vérifier les toilettes
2 personnes
52
Orienter les flux de visiteurs
3 personnes
53
Annoncer le programme du soir
54
Accompagner la dernière visite guidée
3 personnes
55
Reconduire les visiteurs
3 personnes
56
Rassembler les objets perdus
57
Clôturer le catering
3 personnes

Suivi

58
Démonter les stands d'information
4 personnes
59
Démonter les expositions
4 personnes
60
Démonter la sono
2 personnes
61
Retirer la décoration
3 personnes
62
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
63
Trier les déchets
3 personnes
64
Faire la vaisselle
3 personnes
65
Nettoyer le lieu
4 personnes
66
Ranger le matériel en lieu sûr
2 personnes
67
Retirer la signalétique
3 personnes
68
Inventorier le matériel
2 personnes
69
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
70
Réfrigérer les restes
71
Archiver la liste d'inscription
72
Gérer les objets trouvés
73
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 80
Accueil
Tables hautesqté 8
Portants à vêtementsqté 2
Poteaux de balisageqté 12
Ruban de balisageqté 6
Porte-parapluiesqté 3

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Louchesqté 12
Cuillères à caféqté 100
Plateaux de serviceqté 12

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 10
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Nappesqté 12
Compositions floralesqté 8
Mur photo
Accessoires photoqté 20

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Vidéoprojecteurqté 2
Écrans de projectionqté 2
Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 2
Pieds de microqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Stations de rechargeqté 2
Glacièresqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Pichets réfrigérantsqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Plateaux de serviceqté 16
Pincesqté 8
Conteneurs réfrigérésqté 4
Serviettesqté 12

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Éclairage d’ambianceqté 6
Pilesqté 24

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 2
Lampes de pocheqté 6
Gilets de sécuritéqté 12
Talkies-walkiesqté 8
Protection auditiveqté 20

Informations

Panneaux d'informationqté 12
Flyers du programmeqté 500
Badges nominatifsqté 80
Porte-badgesqté 80
Stylosqté 30
Presse-papiersqté 10
Panneaux indicateursqté 20
Marqueursqté 20
Étiquettes nominativesqté 200

Activités pour enfants

Coloriagesqté 200
Crayons de couleurqté 40
Marqueursqté 40
Puzzlesqté 6
Tapis de jeuqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 12
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Gants de nettoyageqté 12
Bacs de tri des déchetsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Traitez les inscriptions au fil de l’eau et arrêtez une date limite pour les besoins alimentaires, idéalement 7 jours avant l’événement. Vous pourrez alors ajuster le traiteur, les groupes de visite et le nombre de badges nominatifs.
Construisez les visites guidées par créneaux de 30 à 45 minutes et prévoyez quelques minutes entre deux groupes. Parcourez chaque itinéraire au moins une fois pour repérer une entrée encombrée, un passage peu visible ou une zone nécessitant un balisage.
Attribuez les bénévoles par poste, pas seulement par plage horaire : accueil, orientation, visites et soutien technique. Prévoyez au moins une personne à l’accueil pendant toute l’ouverture et une relève pour les pauses.
Testez l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, les écrans, les haut-parleurs et les microphones 24 heures avant. Branchez les rallonges et multiprises comme le jour J afin de vérifier que les prises et les câbles ne gênent pas les visiteurs.
Installez l’accueil, les tables, les chaises et la signalétique avant l’arrivée du premier groupe. Refroidissez les boissons la veille et gardez les verres réutilisables, tasses, assiettes et couverts dans un emplacement identifié pour éviter une recherche pendant l’accueil.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une journée portes ouvertes de station ?: Envoyez-les idéalement 3 à 4 semaines avant la date prévue. Fixez la clôture des inscriptions environ 7 jours avant afin de traiter les participants, les besoins alimentaires et les créneaux de visite.
Combien de temps prévoir pour une visite guidée de station ?: Prévoyez généralement 30 à 45 minutes par visite, puis 10 à 15 minutes pour faire sortir un groupe et accueillir le suivant. Le bon format dépend du parcours, des arrêts et du nombre de visiteurs par groupe.
Quand tester la technique avant les portes ouvertes ?: Faites un premier test complet 24 heures avant l’événement, puis une vérification rapide le matin même. Testez les présentations, le son, les microphones, le vidéoprojecteur, les écrans et toutes les connexions électriques.
Que faut-il préparer la veille d’une journée portes ouvertes ?: La veille, finalisez le programme, les badges et les informations visiteurs, vérifiez les stocks et refroidissez les boissons. Inspectez aussi le lieu, rassemblez les clés et installez autant que possible l’accueil et la signalétique.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.