Journée portes ouvertes de l’église : la checklist

Une journée portes ouvertes réussie repose surtout sur un parcours clair et une équipe bien répartie. Commencez par fixer le programme, les espaces accessibles et la capacité d’accueil, puis prévoyez les inscriptions, les visites guidées et les activités pour enfants. Cette checklist couvre aussi les détails souvent oubliés : signalétique, besoins alimentaires, matériel audio, boissons au frais et informations sur les allergènes. Utilisez-la pour avancer dans le bon ordre, des premières réservations au rangement final.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Déterminer les espaces et la capacité
2 personnes
Faire des réservations pour les espaces supplémentaires
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion sur le site web
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
Distribuer les affiches
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Désigner des guides
Conserver le programme musical
2 personnes
Définir les activités pour enfants
2 personnes
Préparer les panneaux d’information
2 personnes
Élaborer l'itinéraire des visites guidées
2 personnes
Vérifier les coordonnées des services d’urgence
Vérifier le stock de vaisselle
Vérifier le stock de produits de nettoyage
Finaliser la liste de courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Contrôler les produits réfrigérés
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer les informations sur les allergènes
Préparer les badges nominatifs
Imprimer la liste de présence
Préparer les brochures d’information
2 personnes
Tester la technique
2 personnes
Organiser les clés et l’accès
Ouvrir le lieu
2 personnes
Aérer les espaces
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Installer le point café et thé
2 personnes
Installer les tables de buffet
2 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer les panneaux d’information
2 personnes
Aménager l’espace enfants
2 personnes
Installer les panneaux de visite
2 personnes
Aménager le vestiaire
Installer les poubelles
2 personnes
Passer en revue le programme
5 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Tenir le comptoir d’accueil
2 personnes
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
Distribuer les programmes
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Faire visiter l’église
3 personnes
Répondre aux questions des visiteurs
3 personnes
Encadrer les activités pour enfants
3 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
Animer une courte présentation
2 personnes
Exécuter le programme musical
4 personnes
Annoncer le programme du soir
Servir le dîner
4 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Guider les visiteurs vers la sortie
2 personnes
Distribuer les dernières informations

Suivi

Faire la ronde finale dans le bâtiment
2 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer la cuisine
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer les espaces
3 personnes
Contrôler le catering restant
2 personnes
Trier les matériaux
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Relancer les questions des visiteurs
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 100
Portantsqté 2
Tables pliantesqté 4
Nappesqté 12

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 100
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pichets à caféqté 6
Théièresqté 4

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 4
Microphonesqté 2
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Ordinateur portable
Vidéoprojecteur

Décoration

Ballonsqté 100
Guirlandesqté 12
Compositions floralesqté 6
Badges nominatifsqté 120
Numéros de tableqté 12
Panneaux en ardoiseqté 6
Marqueurs craieqté 12

Catering

Pichets à caféqté 6
Thermosqté 6
Courses

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 6
Louchesqté 8
Pinces de serviceqté 8
Verres doseursqté 3
Papier aluminiumqté 2
Boîtes de conservationqté 12

Activités pour enfants

Coloriagesqté 150
Crayons de couleurqté 12
Marqueursqté 12
Tabliersqté 10
Ciseaux de bricolageqté 10
Bâtons de colleqté 20
Papier de couleurqté 10
Autocollants de bricolageqté 10

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Lampes LEDqté 8

Nettoyage

Balaiqté 3
Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Chiffons de nettoyageqté 20
Balais à mainqté 3
Brosses de toilettesqté 3

Informations

Panneaux d'informationqté 8
Stylosqté 30
Presse-papiersqté 6
Ruban adhésifqté 6
Papier à écrireqté 500
Autocollants flèchesqté 40

Conseils

Fixez le programme avant de communiquer la date : prévoyez les horaires des visites guidées, du programme musical et des activités pour enfants, avec au moins 15 minutes entre deux groupes.
Attribuez chaque bénévole à une mission précise. Pour une journée d’accueil, prévoyez notamment des guides, une personne aux inscriptions et un référent pour les besoins alimentaires et les urgences.
Vérifiez la capacité de chaque espace avant d’envoyer les invitations. Comptez les places assises, les files d’attente et le passage nécessaire autour des tables, chaises et présentoirs.
Testez le son et les projections au moins 48 heures avant l’ouverture. Branchez les microphones, haut-parleurs, rallonges, multiprises, ordinateur portable et vidéoprojecteur dans les espaces réellement utilisés.
Préparez la collation la veille autant que possible : contrôlez les produits réfrigérés, mettez les boissons au frais, préparez les informations sur les allergènes et prévoyez une marge d’environ 10 % pour les gobelets, assiettes et couverts.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une journée portes ouvertes d’église ?: Commencez au moins 8 semaines avant la date prévue. Les 2 premières semaines servent à fixer le programme, les espaces et la capacité ; gardez ensuite 2 semaines pour les inscriptions, les bénévoles et les derniers contrôles.
Combien de bénévoles faut-il pour une journée portes ouvertes d’église ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole pour 10 à 15 visiteurs attendus, en plus d’un coordinateur. Ajoutez des guides selon le nombre de parcours simultanés et une personne dédiée aux inscriptions pendant toute la période d’accueil.
Combien de temps prévoir pour une visite guidée de l’église ?: Un parcours de 30 à 45 minutes convient généralement, avec 15 minutes entre deux groupes pour éviter les croisements. Indiquez l’itinéraire sur des panneaux et limitez la taille des groupes à la capacité réelle des espaces.
Que prévoir pour la collation d’une journée portes ouvertes ?: Prévoyez les boissons, les en-cas, les tasses, verres, assiettes, couverts, plateaux et pichets nécessaires au nombre d’inscrits, avec environ 10 % de marge. Préparez la liste des allergènes au plus tard la veille et conservez les produits réfrigérés jusqu’au service.

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