Journée portes ouvertes de l’église : liste de courses
Une journée portes ouvertes d’église demande plus que du café et quelques chaises. Il faut prévoir l’accueil des visiteurs, les visites guidées, les activités pour enfants, les informations pratiques et un service de boissons sans rupture. Cette liste rassemble le matériel et les consommables à vérifier ou à acheter avant le jour J. Commence par compter les participants inscrits, puis ajoute une marge de 10 à 15 % pour les visiteurs de dernière minute.
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 12
- Chaisesqté 100
- Portantsqté 2
- Tables pliantesqté 4
- Nappesqté 12
Vaisselle
- Tasses à caféqté 80
- Verresqté 100
- Assiettesqté 100
- Couvertsqté 100
- Plateaux de serviceqté 12
- Pichets à caféqté 6
- Théièresqté 4
Équipement
- Machines à caféqté 3
- Bouilloiresqté 3
- Glacièresqté 4
- Microphonesqté 2
- Haut-parleursqté 2
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 6
- Ordinateur portable
- Vidéoprojecteur
Décoration
- Ballonsqté 100
- Guirlandesqté 12
- Compositions floralesqté 6
- Badges nominatifsqté 120
- Numéros de tableqté 12
- Panneaux en ardoiseqté 6
- Marqueurs craieqté 12
Catering
- Pichets à caféqté 6
- Thermosqté 6
- Courses
- Café - 6 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 2 douzaines
- Thé aux herbes - 2 boîtes
- Chocolat chaud - 3 paquets
- Sucre - 2 paquets
- Édulcorants - 2 boîtes
- Lait demi-écrémé - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Citrons - 12 pièces
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Bitter lemon - 6 bouteilles
- Jus de pomme - 8 packs
- Jus d’orange - 8 briques
- Spa Blauw - 10 bouteilles
- Spa Rouge - 6 bouteilles
- Pommes - 8 kilogrammes
- Bananes - 6 kilogrammes
- Raisins - 5 kilogrammes
- Concombres - 8 pièces
- Tomates cerises - 5 kilogrammes
- Carottes - 4 kilogram
- Poivrons - 3 kilogrammes
- Houmous - 2 kilogrammes
- Fromage frais - 1 kilogramme
- Fromage jeune - 2 kilogrammes
- Brie - 1 kilogramme
- Jambon - 1 kilogramme
- Tranches de filet de poulet - 1 kilogramme
- Tartinade végétarienne - 1 kilogramme
- Pain complet - 12 pains
- Petits pains blancs - 120 pièces
- Wraps - 80 pièces
- Beurre - 1 kilogramme
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Pesto - 4 pots
- Huile d’olive - 2 bouteilles
- Sel - 1 paquet
- Poivre noir - 1 pot
- Paprika - 1 pot
- Herbes italiennes - 1 pot
- Soupe de légumes - 10 litres
- Baguettes - 12 pièces
- Petits biscuits au beurre - 8 paquets
- Chips au paprika - 6 sacs
- Chips nature - 6 sachets
- Snacks salés - 5 sachets
- Mini-muffins - 150 pièces
- Brownies - 100 pièces
- Biscuits vegan - 6 paquets
- Crackers sans gluten - 4 paquets
- Barquettes en aluminium - 100 pièces
- Serviettes - 500 pièces
- Gobelets en papier - 200 pièces
- Assiettes en papier - 200 pièces
- Bâtonnets mélangeurs en bois - 250 pièces
- Sachets de sucre - 300 pièces
- Sacs poubelle - 2 rouleaux
- Sacs poubelle biodégradables - 1 rouleau
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Savon pour les mains - 6 bouteilles
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 3 bouteilles
- Nettoyant pour toilettes - 3 bouteilles
- Spray désinfectant - 3 flacons
Cuisine
- Planches à découperqté 4
- Couteaux de cuisineqté 6
- Louchesqté 8
- Pinces de serviceqté 8
- Verres doseursqté 3
- Papier aluminiumqté 2
- Boîtes de conservationqté 12
Activités pour enfants
- Coloriagesqté 150
- Crayons de couleurqté 12
- Marqueursqté 12
- Tabliersqté 10
- Ciseaux de bricolageqté 10
- Bâtons de colleqté 20
- Papier de couleurqté 10
- Autocollants de bricolageqté 10
Éclairage
- Guirlandes lumineuses LEDqté 6
- Lampes LEDqté 8
Nettoyage
- Balaiqté 3
- Aspirateurqté 2
- Serpillièresqté 3
- Seauxqté 3
- Chiffons de nettoyageqté 20
- Balais à mainqté 3
- Brosses de toilettesqté 3
Informations
- Panneaux d'informationqté 8
- Stylosqté 30
- Presse-papiersqté 6
- Ruban adhésifqté 6
- Papier à écrireqté 500
- Autocollants flèchesqté 40
Conseils
- Prévois au moins une chaise par visiteur attendu, puis ajoute 10 % de marge pour les temps d’attente et les personnes à mobilité réduite. Les tables pliantes sont utiles pour l’accueil, les inscriptions et le service des encas.
- Pour le café et le thé, compte environ 2 boissons chaudes par personne sur les deux premières heures. Vérifie le nombre de tasses, verres, cuillères, pichets à café, théières et thermos avant de faire les courses.
- Achète au minimum 1 verre par personne et prévois 10 % supplémentaire. Les plateaux de service et les glacières sont souvent oubliés, surtout lorsque les boissons réfrigérées doivent être déplacées entre plusieurs espaces.
- Prépare un badge nominatif pour chaque bénévole, guide et intervenant, avec 10 % de badges vierges en réserve. Ajoute des panneaux en ardoise et des marqueurs craie pour indiquer l’accueil, les visites, les sanitaires et les activités pour enfants.
- Réserve les rallonges, multiprises, microphones, haut-parleurs et vidéoprojecteur au moins 7 jours avant l’événement. Teste chaque appareil dans la salle prévue et apporte une rallonge de secours pour éviter un branchement improvisé le matin même.
Questions fréquentes
- Combien de boissons prévoir pour une journée portes ouvertes d’église ?
- Compte environ 2 boissons par personne pour les deux premières heures, puis 1 boisson supplémentaire par heure. Ajoute 10 à 15 % de marge si l’événement est ouvert sans inscription obligatoire.
- Quelle quantité de vaisselle faut-il acheter ou emprunter ?
- Prévois 1 assiette, 1 verre, 1 tasse et 1 jeu de couverts par personne, avec 10 % de réserve. Pour une journée de 100 visiteurs, cela représente au moins 110 unités de chaque élément utilisé.
- Quand faut-il mettre les boissons au frais ?
- Mets les boissons réfrigérées au frais au moins 12 heures avant l’ouverture. Si tu utilises des glacières, ajoute les pains de glace 2 à 3 heures avant le début et vérifie la température avant l’accueil.
- Que faut-il prévoir pour les visites guidées et l’accueil ?
- Prépare les badges, panneaux d’information, numéros de table et supports de programme au moins 3 jours avant. Le jour même, installe l’accueil, les itinéraires et le matériel audio 60 à 90 minutes avant l’arrivée du public.
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