Que prévoir pour une journée portes ouvertes ?
Pour une journée portes ouvertes, il faut prévoir à la fois l’accueil, les démonstrations et les temps d’échange autour d’un café. Cette liste rassemble le mobilier, la vaisselle, le matériel de restauration et l’équipement audiovisuel à acheter ou à emprunter. Comptez la vaisselle et les boissons sur le nombre d’inscrits, en ajoutant environ 10 % de marge. Les éléments souvent oubliés sont les rallonges, les multiprises, les badges nominatifs et les supports de signalétique.
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables pliantesqté 12
- Tables hautesqté 8
- Chaises pliantesqté 80
- Accueil
- Jupes de tableqté 12
- Porte-manteauxqté 3
- Poteaux de balisageqté 8
Vaisselle
- Tasses à caféqté 100
- Verresqté 180
- Assiettesqté 160
- Couteauxqté 160
- Fourchettesqté 160
- Cuillèresqté 100
- Louchesqté 12
- Plateaux de serviceqté 16
- Plateauxqté 8
Catering
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 6
- Glacièresqté 6
- Bacs à buffetqté 8
- Distributeurs de boissonsqté 4
- Bacs à glaçonsqté 4
- Courses
- Grains de café - 3 kilogram
- Café décaféiné - 500 grammes
- Thé noir - 200 sachets
- Tisane - 100 sachets
- Bâtonnets de sucre - 300 pièces
- Édulcorant - 200 pièces
- Lait - 12 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Jus de citron - 2 bouteilles
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Thé glacé - 8 bouteilles
- Spa Blauw - 12 caisses
- Spa Rood - 6 caisses
- Jus de pomme - 6 briques
- Jus d'orange - 6 packs
- Bière - 8 caisses
- Bière sans alcool - 3 caisses
- Vin blanc - 12 bouteilles
- Vin rouge - 6 bouteilles
- Prosecco - 6 bouteilles
- Tonic - 4 bouteilles
- Bière de gingembre - 4 bouteilles
- Glaçons - 20 kilogrammes
- Chips au paprika - 12 sachets
- Chips nature - 12 sachets
- Tortilla chips - 10 sachets
- Snacks salés - 8 sacs
- Cacahuètes apéritives - 8 sachets
- Olives - 6 bocaux
- Cornichons - 4 bocaux
- Raisins - 8 kilogrammes
- Pommes - 100 pièces
- Bananes - 60 pièces
- Mandarines - 80 pièces
- Tomates cerises - 5 kilogrammes
- Concombres - 10 pièces
- Carottes - 4 kilogrammes
- Poivrons - 20 pièces
- Houmous - 12 barquettes
- Fromage frais - 8 pots
- Beurre aux herbes - 8 barquettes
- Mayonnaise - 4 bouteilles
- Ketchup - 4 bouteilles
- Moutarde - 3 bouteilles
- Beurre de cacahuète - 3 pots
- Confiture - 3 pots
- Baguettes - 30 pièces
- Pain complet - 12 pains
- Mini-sandwichs - 250 pièces
- Mini wraps - 200 pièces
- Fromage jeune - 5 kilogrammes
- Fromage affiné - 4 kilogrammes
- Jambon - 3 kilogrammes
- Garniture de filet de poulet - 3 kilogrammes
- Saumon fumé - 2 kilogrammes
- Falafel - 4 kilogrammes
- Garniture vegan - 3 kilogrammes
- Salade aux œufs - 3 kilogram
- Salade de poulet - 3 kilogrammes
- Salade de pâtes - 8 kilogrammes
- Salade de pommes de terre - 6 kilogram
- Salade verte - 6 kilogrammes
- Salade de quinoa - 4 kilogrammes
- Mini quiches - 180 pièces
- Nems aux légumes - 180 pièces
- Bitterballen - 250 pièces
- Bitterballen vegan - 150 pièces
- Mini pizzas - 150 pièces
- Mini muffins - 180 pièces
- Brownies - 120 pièces
- Biscuits - 8 kilogrammes
- Chocolat - 4 kilogram
- Crème fouettée - 12 boîtes
- Herbes aromatiques - 6 pots
- Poivre - 2 pots
- Sel - 2 paquets
- Huile d’olive - 2 bouteilles
- Citrons - 30 pièces
- Menthe fraîche - 10 bottes
- Filtres à café - 200 pièces
- Bâtonnets mélangeurs - 500 pièces
- Pics en bois - 500 pièces
- Serviettes - 1000 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Savon pour les mains - 6 bouteilles
- Liquide vaisselle - 4 bouteilles
- Produit nettoyant multi-usages - 4 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Petites éponges - 20 pièces
- Chiffons en microfibre - 30 pièces
- Sacs poubelle - 100 pièces
- Sacs en papier - 250 pièces
Équipement
- Ordinateurs portablesqté 3
- Projecteursqté 2
- Écrans de projectionqté 2
- Câbles HDMIqté 4
- Rallongesqté 8
- Multiprisesqté 8
- Microphonesqté 2
- Enceintes mobilesqté 2
- Cliques de présentationqté 2
- Chevaletsqté 3
- Trépiedsqté 4
- Batteries externesqté 6
Décoration
- Drapeaux d'entrepriseqté 6
- Bannièresqté 6
- Ballonsqté 100
- Ruban pour ballonsqté 2
- Décoration de tableqté 12
- Plantesqté 10
- Badges nominatifsqté 200
- Stylosqté 30
- Panneaux directionnelsqté 12
- Supports de panneaux de directionqté 12
- Porte-affichesqté 8
Éclairage
- Lampes LEDqté 12
- Guirlandes lumineusesqté 6
- Lampes à batterieqté 8
Cuisine
- Planches à découperqté 6
- Couteaux de chefqté 4
- Pinces de serviceqté 10
- Verres doseursqté 4
- Saladiersqté 6
- Boîtes à biscuitsqté 4
- Papier aluminiumqté 2
- Film alimentaireqté 2
Nettoyage
- Aspirateur
- Serpillièresqté 3
- Seauxqté 3
- Poubellesqté 10
- Conteneurs à déchetsqté 4
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
- Brosses de toilettesqté 4
- Gants de nettoyageqté 8
Sécurité
- Trousses de premiers secoursqté 2
- Extincteursqté 4
- Lampes de pocheqté 4
- Gilets de sécuritéqté 8
- Tapis antidérapantsqté 6
Promotion
- Packs d'informationqté 200
- Cartes de visiteqté 500
- Sacs cadeauxqté 200
- Blocs-notesqté 200
- Autocollantsqté 300
- Cartes d’enquêteqté 200
Autre
- Serre-câblesqté 200
- Ruban gafferqté 4
- Chemises à pinceqté 10
- Chemises à pinceqté 10
- Ponchos de pluieqté 20
Conseils
- Prévoyez environ 2 à 3 tasses ou verres par visiteur si l’accueil dure plusieurs heures, puis ajoutez 10 % pour les remplacements et les passages supplémentaires.
- Pour le café et l’eau chaude, prévoyez une machine à café ou une bouilloire pour chaque zone de service importante, ainsi qu’un thermos de réserve par point d’accueil.
- Comptez une chaise par personne attendue dans les espaces de présentation, mais privilégiez les tables hautes près de l’accueil pour fluidifier les échanges et éviter les files.
- Testez chaque ordinateur portable, projecteur, écran et microphone au moins 24 heures avant l’ouverture. Gardez au minimum une rallonge et une multiprise de secours.
- Préparez les badges nominatifs, les dossiers d’information et les supports promotionnels avant le jour J, puis placez les poteaux de balisage et la signalétique la veille.
Questions fréquentes
- Combien de vaisselle prévoir pour une journée portes ouvertes ?
- Prévoyez au minimum 1 assiette, 1 fourchette, 1 couteau et 1 cuillère par visiteur inscrit. Pour les tasses et les verres, comptez 2 à 3 unités par personne sur une demi-journée, avec 10 % de marge.
- Quelle quantité de café prévoir pour une journée portes ouvertes ?
- Comptez environ 2 tasses de café par visiteur sur une demi-journée, davantage si l’accueil dure toute la journée. Préparez aussi de l’eau chaude, des thermos et un second point de service si plus de 50 personnes sont attendues.
- Quand préparer les badges et les dossiers visiteurs ?
- Assemblez les badges et les dossiers d’information au plus tard la veille. Gardez 10 % de badges vierges supplémentaires pour les visiteurs non inscrits ou les erreurs de dernière minute.
- Combien de matériel audiovisuel faut-il prévoir ?
- Prévoyez au moins 1 ordinateur portable, 1 projecteur, 1 écran et 1 microphone par espace de présentation utilisé simultanément. Testez les câbles HDMI, rallonges et multiprises 24 heures avant l’ouverture et gardez un jeu de secours.
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