Que faut-il prévoir pour la journée portes ouvertes du Provinciehuis ?

Une journée portes ouvertes au Provinciehuis demande plus qu’un buffet et quelques chaises. Il faut équiper l’accueil, orienter les visiteurs, soutenir les visites guidées et prévoir la technique pour les présentations. Cette liste rassemble le mobilier, la vaisselle, le matériel de cuisine et les fournitures à acheter ou à emprunter. Prévoyez aussi une marge pour les visiteurs non inscrits et les remplacements de dernière minute.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Bureaux d’informationqté 4
Tables pliantesqté 18
Chaisesqté 180
Tabourets de barqté 12
Tables de buffetqté 6
Porte-manteauxqté 4
Poubellesqté 12

Équipement

Ordinateurs portablesqté 6
Écransqté 4
Projecteursqté 2
Écrans de projectionqté 2
Microphones sans filqté 4
Haut-parleursqté 4
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Stations de rechargeqté 3

Vaisselle

Tasses à caféqté 180
Verresqté 240
Assiettesqté 240
Couvertsqté 240
Plateaux de serviceqté 18
Louchesqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 4
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 10
Glacièresqté 8
Planches à découperqté 6
Couteaux à painqté 6
Pinces de serviceqté 12

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Ballonsqté 200
Nappesqté 24
Panneaux en ardoiseqté 10
Compositions floralesqté 8
Badges nominatifsqté 80
Porte-badgesqté 80
Panneaux indicateursqté 20
Panneaux du programmeqté 8

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 8
Lampes LEDqté 12

Catering

Courses
- Café - 8 paquets
- Café décaféiné - 2 paquets
- Thé noir - 4 boîtes
- Thé aux herbes - 2 boîtes
- Sucre - 3 kilogrammes
- Édulcorants - 2 boîtes
- Lait - 20 litres
- Lait d’avoine - 8 litres
- Citrons - 3 kilogrammes
- Spa Blauw - 12 bouteilles
- Eau pétillante - 8 bouteilles
- Cola - 8 bouteilles
- Cola Zero - 8 bouteilles
- Sinas - 6 bouteilles
- Jus de pomme - 6 briques
- Jus d'orange - 6 packs
- Glaçons - 20 kilogrammes
- Mini sandwichs - 350 pièces
- Pain complet - 12 pains
- Mini croissants - 250 pièces
- Beurre doux - 3 kilogrammes
- Fromage jeune - 5 kilogrammes
- Fromage affiné - 3 kilogrammes
- Jambon arrière - 3 kilogram
- Garniture de filet de poulet - 3 kilogrammes
- Houmous - 3 kilogrammes
- Fromage frais - 2 kilogrammes
- Beurre de cacahuète - 2 pots
- Confiture de fraises - 2 pots
- Concombres - 4 kilogrammes
- Tomates - 4 kilogrammes
- Salade - 12 laitues
- Poivrons - 3 kilogrammes
- Raisins - 8 kilogrammes
- Pommes - 12 kilogram
- Bananes - 8 kilogrammes
- Chips au paprika - 12 sachets
- Chips nature - 12 sachets
- Mélange de snacks salés - 8 sacs
- Biscuits - 12 paquets
- Brownies - 250 pièces
- Mini muffins - 250 pièces
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Crackers sans allergènes - 6 paquets
- Petits pains sans gluten - 30 pièces
- Tartinade végane - 2 kilogrammes
- Papier aluminium - 4 rouleaux
- Film alimentaire - 4 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Serviettes - 600 pièces
- Bâtonnets mélangeurs - 300 pièces
- Filtres à café - 4 paquets
- Sacs poubelle - 80 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Liquide vaisselle - 4 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 60 pièces
- Produit nettoyant multi-usages - 4 bouteilles
- Nettoyant pour toilettes - 4 bouteilles
- Savon pour les mains - 12 flacons
- Désinfectant pour les mains - 8 flacons
- Éponges - 12 pièces
- Chiffons en microfibre - 24 pièces
- Essuie-tout - 12 paquets

Fournitures de bureau

Papier d’impressionqté 5
Stylosqté 40
Marqueursqté 12
Presse-papiersqté 20
Ruban adhésifqté 8
Ciseauxqté 6
Agrafeusesqté 4
Agrafesqté 8

Nettoyage

Balaisqté 4
Pinces à déchetsqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 6
Gants de nettoyageqté 12
Bacs de tri des déchetsqté 6

Sécurité

Lampes de pocheqté 6
Gilets de sécuritéqté 20
Ruban de balisageqté 4
Tapis antidérapantsqté 8

Conseils

Prévoyez au moins un poste d’accueil par tranche de 100 visiteurs attendus, avec un ordinateur portable, les listes d’inscription et les badges nominatifs à portée de main.
Comptez 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis 1 boisson par personne et par heure supplémentaire. Refroidissez les boissons au moins 4 heures avant l’ouverture.
Prévoyez 1 tasse ou verre par personne et ajoutez 10 % de vaisselle supplémentaire. Les tasses à café, verres, assiettes et couverts manquent souvent lorsque plusieurs groupes arrivent en même temps.
Réservez une table de buffet par tranche de 40 à 50 personnes et marquez séparément les repas diététiques dès leur réception. Gardez les pinces et louches distinctes pour éviter les mélanges.
Testez les projecteurs, écrans, microphones, haut-parleurs, rallonges et multiprises au moins 24 heures avant l’événement. Prévoyez une rallonge et une multiprise de rechange par zone technique.

Questions fréquentes

Combien de boissons prévoir pour une journée portes ouvertes ?: Comptez 2 à 3 boissons par personne pendant la première heure, puis 1 par personne et par heure supplémentaire. Ajoutez une marge de 10 % si l’inscription n’est pas obligatoire ou si la météo est chaude.
Quelle quantité de vaisselle faut-il pour le buffet ?: Prévoyez une pièce par personne pour chaque type de vaisselle, puis ajoutez 10 %. Pour 100 visiteurs, cela représente par exemple 110 verres, 110 tasses, 110 assiettes et 110 jeux de couverts.
Quand faut-il préparer les badges et les plans de visite ?: Imprimez les badges et les plans 2 à 3 jours avant l’ouverture, après la dernière mise à jour des inscriptions et du parcours. Gardez quelques badges vierges pour les visiteurs ajoutés le jour même.
Combien de temps avant faut-il tester le matériel technique ?: Faites un premier test complet au moins 24 heures avant la journée portes ouvertes. Refaites un contrôle rapide 60 minutes avant l’arrivée du public, notamment des microphones, projecteurs, haut-parleurs et rallonges.

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