Journée portes ouvertes du Provinciehuis : la checklist d’organisation

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Conseils

• Fixez le programme avant d’envoyer les invitations : prévoyez les horaires des visites guidées, leur durée et le nombre maximal de personnes par groupe. Vous pourrez ainsi ouvrir un formulaire d’inscription réellement exploitable.
• Traitez les inscriptions au fil de l’eau et relevez les besoins alimentaires au moins 7 jours avant l’événement. Marquez séparément les repas diététiques afin qu’ils ne soient pas distribués par erreur le jour même.
• Briefez les guides avec le parcours définitif, les consignes de sécurité et les informations à transmettre. Imprimez le planning des visites et les plans dès que le parcours ne change plus, idéalement 2 à 3 jours avant l’ouverture.
• Testez toute la technique dans les espaces concernés au plus tard la veille : ordinateurs portables, écrans, projecteurs, microphones, haut-parleurs, rallonges et multiprises. Vérifiez aussi les stations de recharge si elles sont prévues pour les visiteurs.
• Réservez le catering après avoir consolidé les inscriptions, puis refroidissez les boissons et installez le buffet le jour même. Dégagez l’entrée, placez le bureau d’accueil et contrôlez l’accessibilité avant l’arrivée du premier groupe, au moins 60 minutes à l’avance.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les inscriptions pour une journée portes ouvertes ?

Ouvrez le formulaire dès que la date, le programme et les créneaux de visites sont confirmés, idéalement 4 à 6 semaines avant l’événement. Fermez-le 3 à 5 jours avant afin de finaliser le catering, les badges et les groupes.

Combien de temps prévoir pour installer l’accueil ?

Prévoyez au moins 60 minutes avant l’ouverture pour installer le bureau d’accueil, les tables, les chaises, les badges, les plans et les informations destinées aux visiteurs. Ajoutez 30 minutes si la signalétique ou le mobilier doit être déplacé entre plusieurs espaces.

Quand tester la technique pour les visites guidées ?

Effectuez un premier test 2 à 3 jours avant, puis un contrôle complet la veille avec les projecteurs, écrans, microphones, haut-parleurs et câbles réellement utilisés. Gardez les rallonges et multiprises nécessaires accessibles le jour de l’événement.

Quand confirmer le nombre de repas pour le catering ?

Consolidez les inscriptions et les besoins alimentaires 5 à 7 jours avant la journée portes ouvertes, puis transmettez le nombre final au traiteur. Prévoyez un marquage distinct pour chaque repas diététique afin de faciliter le service.

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