Organiser une journée portes ouvertes sans rien oublier
Une journée portes ouvertes se prépare dans un ordre précis : fixer la date et le programme, organiser les espaces, puis gérer les inscriptions et les bénévoles. Prévoyez aussi les autorisations, la signalétique et les besoins alimentaires avant de commander ou d’acheter quoi que ce soit. Les derniers jours servent surtout à contrôler le site, le matériel et la météo. Le jour même, l’accueil, les guides et le déroulé imprimé doivent être prêts avant l’arrivée du premier visiteur.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Fixer la date et le programme
2 personnes
- 2
Répartir les espaces et le terrain
2 personnes
- 3
Faire les réservations
- 4
Vérifier les autorisations et les déclarations
- 5
Rédiger les invitations
2 personnes
- 6
Envoyer les invitations
2 personnes
- 7
Publier la journée portes ouvertes en ligne
- 8
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 9
Recueillir les besoins alimentaires
- 10
Établir le planning des bénévoles
2 personnes
- 11
Répartir les guides
- 12
Préparer les activités
3 personnes
- 13
Créer le plan et la signalétique
2 personnes
- 14
Faire réaliser les imprimés
- 15
Vérifier la liste des courses
2 personnes
- 16
Faire les courses
3 personnes
- 17
Récupérer le matériel
2 personnes
- 18
Refroidir les boissons
2 personnes
- 19
Préparer les en-cas
4 personnes
- 20
Imprimer le déroulé et la liste de contacts
- 21
Vérifier les prévisions météo
- 22
Contrôler le site
2 personnes
- 23
Monter les tentes
4 personnes
- 24
Installer les tables et les chaises
4 personnes
- 25
Installer le bureau d’accueil
2 personnes
- 26
Monter la table de catering
3 personnes
- 27
Raccorder le matériel audio
2 personnes
- 28
Brancher l’éclairage
2 personnes
- 29
Installer la décoration
3 personnes
- 30
Installer la signalisation
2 personnes
- 31
Aménager les stands d'information
4 personnes
- 32
Installer les postes d’activités
4 personnes
- 33
Préparer le café et le thé
2 personnes
- 34
Disposer les amuse-bouches
3 personnes
- 35
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
- 36
Briefer les bénévoles
3 personnes
Événement
- 37
Ouvrir les portes
2 personnes
- 38
Accueillir les visiteurs
3 personnes
- 39
Enregistrer les inscriptions
2 personnes
- 40
Présenter le programme
2 personnes
- 41
Accompagner les visites guidées
4 personnes
- 42
Tenir les stands d'information
6 personnes
- 43
Encadrer les activités
6 personnes
- 44
Servir le café et le thé
2 personnes
- 45
Servir des amuse-bouches
3 personnes
- 46
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 47
Rassembler les déchets
2 personnes
- 48
Vérifier les toilettes
- 49
Garder les tables propres
2 personnes
- 50
Prendre des photos
- 51
Fournir la musique
- 52
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes
- 53
Accompagner les derniers visiteurs
2 personnes
Suivi
- 54
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
- 55
Rassembler la vaisselle
3 personnes
- 56
Trier les déchets
3 personnes
- 57
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
- 58
Retirer la décoration
3 personnes
- 59
Éteindre l’équipement
2 personnes
- 60
Nettoyer le lieu
4 personnes
- 61
Démonter les tentes
4 personnes
- 62
Retourner les matériels
2 personnes
- 63
Ranger le stock restant
2 personnes
- 64
Conserver les objets trouvés
- 65
Envoyer un message de remerciement
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 2
- Tables pliantesqté 12
- Chaises pliantesqté 80
- Tables hautesqté 6
- Jupes de tableqté 12
- Porte-manteauxqté 2
- Tabouretsqté 12
Vaisselle
- Assiettes réutilisablesqté 120
- Bols réutilisablesqté 60
- Gobelets réutilisablesqté 180
- Tasses à caféqté 80
- Verres à théqté 40
- Couvertsqté 120
- Plateaux de serviceqté 12
- Pinces de serviceqté 8
- Pichets à caféqté 4
- Thermosqté 6
- Carafes d’eauqté 8
- Pichets à laitqté 6
- Sucriersqté 6
Équipement
- Glacièresqté 6
- Machines à caféqté 3
- Bouilloiresqté 3
- Réfrigérateursqté 2
- Haut-parleursqté 2
- Microphonesqté 2
- Table de mixage
- Rallongesqté 8
- Multiprisesqté 8
- Lampes rechargeablesqté 8
- Accueil
- Caisse
- Terminal de paiement
- Ordinateurs portablesqté 2
- Tablettesqté 3
Décoration
- Guirlandes de fanionsqté 8
- Arches de ballonsqté 2
- Compositions floralesqté 8
- Décoration de tableqté 12
- Panneaux en ardoiseqté 8
- Porte-nomsqté 40
- Mur photo
- Bannières d’informationqté 6
Cuisine
- Planches à découperqté 4
- Couteau de chefqté 4
- Saladiersqté 6
- Verres doseursqté 3
- Bacs de rangementqté 12
- Papier aluminiumqté 4
- Pains de glaceqté 24
Nettoyage
- Poubellesqté 8
- Sets de balaiqté 3
- Sets de serpillièreqté 3
- Seauxqté 4
- Gants de nettoyageqté 12
Éclairage
- Guirlandes lumineusesqté 6
- Lampes d'extérieurqté 4
Catering
- Courses
Conseils
- Commencez par la date et le programme au moins 6 à 8 semaines à l’avance. Vous pourrez ensuite réserver les espaces, vérifier les autorisations et dimensionner les tables, les chaises et les tentes selon le nombre attendu.
- Fermez les inscriptions 5 à 7 jours avant l’événement si possible. Utilisez la liste finale pour répartir les guides, recueillir les besoins alimentaires et prévoir les quantités d’en-cas, de gobelets et de boissons.
- Préparez un plan du site avec un point d’accueil clairement visible, les espaces d’activité, les sanitaires et les sorties. Imprimez la signalétique et le déroulé au plus tard la veille, plutôt que de compter sur des informations envoyées en ligne.
- Organisez les bénévoles par créneaux de 2 à 3 heures et prévoyez une personne de remplacement pour chaque poste essentiel. Les guides doivent connaître leur zone, l’horaire de relève et le numéro du responsable avant l’ouverture.
- Réservez le matériel assez tôt, surtout les tentes, tables, chaises, sonorisation et machines à café. La veille, récupérez-le, refroidissez les boissons, testez les rallonges et multiprises, puis vérifiez que l’installation résiste aux prévisions météo.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser une journée portes ouvertes ?
- Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de fixer le programme, vérifier les autorisations, réserver le matériel, inviter le public et établir le planning des bénévoles.
- Quand envoyer les invitations pour une journée portes ouvertes ?
- Envoyez une première invitation 3 à 4 semaines avant la date, puis un rappel 5 à 7 jours avant. Traitez les inscriptions au fil de l’eau afin d’identifier rapidement les besoins alimentaires et les pics de fréquentation.
- Combien de bénévoles faut-il prévoir ?
- Comptez au minimum une personne à l’accueil, un guide par espace ou groupe de visiteurs et une personne responsable de la coordination. Ajoutez environ 10 % de remplaçants pour couvrir les absences et les pauses.
- Que faut-il vérifier la veille d’une journée portes ouvertes ?
- Contrôlez la météo, le site, les réservations et la liste des courses, puis récupérez le matériel et installez ce qui peut l’être. Testez aussi la sonorisation, les rallonges et l’éclairage, et imprimez le déroulé ainsi que les contacts utiles.
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