Tag der offenen Tür organisieren: der praktische Ablauf
Ein Tag der offenen Tür gelingt, wenn Besucherführung, Programm und Helferplanung früh zusammenpassen. Beginnen Sie mit Datum, Öffnungszeiten und dem Programm, teilen Sie danach Räume und Gelände ein und klären Sie Reservierungen sowie Genehmigungen. Erst dann lohnt es sich, Einladungen, Anmeldungen und die Einsatzpläne aufzusetzen. Am Veranstaltungstag entscheiden ein klarer Lageplan, beschilderte Wege und ein vorbereiteter Empfang darüber, ob sich Besucher sofort zurechtfinden.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
- 2
Räume und Gelände einteilen
2 Personen
- 3
Reservierungen vornehmen
- 4
Genehmigungen und Meldungen prüfen
- 5
Einladungen erstellen
2 Personen
- 6
Einladungen verschicken
2 Personen
- 7
Tag der offenen Tür online veröffentlichen
- 8
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 9
Ernährungswünsche erfassen
- 10
Freiwilligenplan erstellen
2 Personen
- 11
Führer einteilen
- 12
Aktivitäten vorbereiten
3 Personen
- 13
Lageplan und Beschilderung erstellen
2 Personen
- 14
Drucksachen anfertigen lassen
- 15
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 16
Einkaufen gehen
3 Personen
- 17
Materialien abholen
2 Personen
- 18
Getränke kühlen
2 Personen
- 19
Snacks vorbereiten
4 Personen
- 20
Ablaufplan und Kontaktliste ausdrucken
- 21
Wettervorhersage prüfen
- 22
Gelände kontrollieren
2 Personen
- 23
Zelte aufbauen
4 Personen
- 24
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 25
Empfangstheke aufbauen
2 Personen
- 26
Catering-Tisch aufbauen
3 Personen
- 27
Tontechnik anschließen
2 Personen
- 28
Beleuchtung anschließen
2 Personen
- 29
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 30
Beschilderung anbringen
2 Personen
- 31
Infostände einrichten
4 Personen
- 32
Aktivitätsstationen einrichten
4 Personen
- 33
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
- 34
Snacks auslegen
3 Personen
- 35
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
- 36
Freiwillige einweisen
3 Personen
Event
- 37
Türen öffnen
2 Personen
- 38
Besucher empfangen
3 Personen
- 39
Anmeldungen erfassen
2 Personen
- 40
Programm vorstellen
2 Personen
- 41
Führungen begleiten
4 Personen
- 42
Infostände besetzen
6 Personen
- 43
Aktivitäten begleiten
6 Personen
- 44
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 45
Snacks servieren
3 Personen
- 46
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 47
Abfall sammeln
2 Personen
- 48
Toiletten kontrollieren
- 49
Tische sauber halten
2 Personen
- 50
Fotos machen
- 51
Musik organisieren
- 52
Besucher zum Ausgang begleiten
2 Personen
- 53
Die letzten Besucher verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 54
Essen und Getränke aufräumen
3 Personen
- 55
Geschirr sammeln
3 Personen
- 56
Abfall trennen
3 Personen
- 57
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
- 58
Dekoration entfernen
3 Personen
- 59
Geräte ausschalten
2 Personen
- 60
Location reinigen
4 Personen
- 61
Zelte abbauen
4 Personen
- 62
Materialien zurückgeben
2 Personen
- 63
Restbestand einlagern
2 Personen
- 64
Fundgegenstände aufbewahren
- 65
Dankesnachricht versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 2
- KlappischeAnz. 12
- KlappstühleAnz. 80
- StehtischeAnz. 6
- TischröckeAnz. 12
- KleiderständerAnz. 2
- HockerAnz. 12
Geschirr
- Mehrweg-TellerAnz. 120
- Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 60
- Wiederverwendbare BecherAnz. 180
- KaffeetassenAnz. 80
- TeegläserAnz. 40
- BestecksetsAnz. 120
- ServierschalenAnz. 12
- ServierzangenAnz. 8
- KaffeekannenAnz. 4
- ThermoskannenAnz. 6
- WasserkannenAnz. 8
- MilchkannenAnz. 6
- ZuckerschälchenAnz. 6
Ausstattung
- KühlboxenAnz. 6
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 3
- KühlschränkeAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- MikrofoneAnz. 2
- Mischpult
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 8
- Wiederaufladbare LampenAnz. 8
- Empfangstresen
- Kasse
- Kartenterminal
- LaptopsAnz. 2
- TabletsAnz. 3
Dekoration
- WimpelkettenAnz. 8
- BallonbögenAnz. 2
- BlumenarrangementsAnz. 8
- TischdekorationAnz. 12
- KreidetafelnAnz. 8
- NamensschildhalterAnz. 40
- Fotowand
- InfobannerAnz. 6
Küche
- SchneidebretterAnz. 4
- KochmesserAnz. 4
- RührschüsselnAnz. 6
- MessbecherAnz. 3
- AufbewahrungsboxenAnz. 12
- AluminiumfolieAnz. 4
- KühlelementeAnz. 24
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 8
- BesensetsAnz. 3
- WischsetsAnz. 3
- EimerAnz. 4
- ReinigungshandschuheAnz. 12
Beleuchtung
- LichterkettenAnz. 6
- AußenlampenAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Planen Sie zuerst den Besucherweg vom Empfang bis zum Ausgang. Zeichnen Sie Führungen, Aktivitäten, Toiletten, Sitzbereiche und die Ausgabe von Getränken in einen Lageplan ein, bevor Sie Tische oder Zelte bestellen.
- Legen Sie für jede Führungsgruppe eine feste Startzeit und eine verantwortliche Person fest. Planen Sie zusätzlich mindestens eine Ersatzperson ein, falls jemand kurzfristig ausfällt.
- Bearbeiten Sie Anmeldungen nicht nur nach Namen, sondern erfassen Sie auch Ernährungswünsche und besondere Anforderungen. Prüfen Sie diese Liste spätestens 48 Stunden vorher und geben Sie sie an das Snack- und Empfangsteam weiter.
- Klären Sie Strom und Wetter nicht erst am Veranstaltungstag. Testen Sie Lautsprecher, Mikrofone, Kaffeemaschinen und Verlängerungskabel am Vortag und entscheiden Sie früh, wo Partyzelte und wiederaufladbare Lampen gebraucht werden.
- Bereiten Sie am Vortag eine Mappe mit Ablaufplan und Kontaktliste vor. Kühlen Sie Getränke rechtzeitig, stellen Sie Mehrweg-Geschirr bereit und weisen Sie dem Empfang mindestens zwei Personen zu, damit Anmeldung und Fragen gleichzeitig bearbeitet werden können.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Tag der offenen Tür organisieren?
- Beginnen Sie mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Programm, Räumen und Genehmigungen. Einladungen und die Online-Ankündigung sollten etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Termin veröffentlicht werden.
- Wie viele Helfer braucht ein Tag der offenen Tür?
- Rechnen Sie pro parallel laufender Besuchergruppe mit einer Führungskraft und einer zusätzlichen Ansprechperson für Empfang oder Wege. Für einen kleinen Tag der offenen Tür mit bis zu 100 Gästen sind meist 8 bis 12 eingeteilte Helfer sinnvoll.
- Wann sollte man Getränke und Snacks vorbereiten?
- Kühlen Sie Getränke am Vortag und bereiten Sie haltbare Snacks ebenfalls dann vor. Frische Speisen sollten erst 1 bis 2 Stunden vor Beginn angerichtet werden, damit sie ansprechend bleiben.
- Was muss am Tag der offenen Tür ausgeschildert werden?
- Beschildern Sie mindestens Empfang, Führungsstart, Aktivitäten, Toiletten, Ausgänge und den Getränkebereich. Bringen Sie die wichtigsten Hinweise spätestens 30 Minuten vor Einlass an und prüfen Sie die Wege danach noch einmal aus Besuchersicht.
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