Cómo organizar una jornada de puertas abiertas sin perderse en los detalles
Una jornada de puertas abiertas funciona mejor cuando el recorrido del visitante está decidido antes de preparar el recinto. Empieza por fijar la fecha, el programa y los espacios; después gestiona permisos, reservas e inscripciones. En la última semana, confirma voluntarios, actividades, materiales y preferencias dietéticas. El día anterior deja lista la señalización, enfría las bebidas y revisa el pronóstico; el montaje debe centrarse en recepción, orientación, actividades y zonas de descanso.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
- 2
Distribuir los espacios y el recinto
2 personas
- 3
Hacer reservas
- 4
Comprobar permisos y notificaciones
- 5
Redactar invitaciones
2 personas
- 6
Enviar invitaciones
2 personas
- 7
Publicar la jornada de puertas abiertas en línea
- 8
Gestionar inscripciones
2 personas
- 9
Recoger preferencias dietéticas
- 10
Crear el horario de voluntarios
2 personas
- 11
Asignar guías
- 12
Preparar las actividades
3 personas
- 13
Hacer el mapa y la señalización
2 personas
- 14
Encargar material impreso
- 15
Comprobar la lista de la compra
2 personas
- 16
Hacer la compra
3 personas
- 17
Recoger los materiales
2 personas
- 18
Enfriar bebidas
2 personas
- 19
Preparar aperitivos
4 personas
- 20
Imprimir el programa y la lista de contactos
- 21
Comprobar el pronóstico del tiempo
- 22
Inspeccionar el recinto
2 personas
- 23
Montar tiendas
4 personas
- 24
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 25
Montar el mostrador de recepción
2 personas
- 26
Montar la mesa de catering
3 personas
- 27
Conectar el equipo de sonido
2 personas
- 28
Conectar la iluminación
2 personas
- 29
Colgar la decoración
3 personas
- 30
Colocar la señalización
2 personas
- 31
Montar los puestos de información
4 personas
- 32
Montar estaciones de actividades
4 personas
- 33
Preparar café y té
2 personas
- 34
Montar aperitivos
3 personas
- 35
Realizar el control de seguridad
2 personas
- 36
Instruir a los voluntarios
3 personas
Evento
- 37
Abrir las puertas
2 personas
- 38
Recibir a los visitantes
3 personas
- 39
Registrar inscripciones
2 personas
- 40
Presentar el programa
2 personas
- 41
Guiar visitas
4 personas
- 42
Atender los puestos de información
6 personas
- 43
Coordinar actividades
6 personas
- 44
Servir café y té
2 personas
- 45
Servir aperitivos
3 personas
- 46
Rellenar las bebidas
2 personas
- 47
Recoger la basura
2 personas
- 48
Comprobar los baños
- 49
Mantener las mesas limpias
2 personas
- 50
Tomar fotos
- 51
Proporcionar la música
- 52
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas
- 53
Despedir a los últimos visitantes
2 personas
Seguimiento
- 54
Recoger la comida y las bebidas
3 personas
- 55
Recoger la vajilla
3 personas
- 56
Clasificar residuos
3 personas
- 57
Desmontar mesas y sillas
4 personas
- 58
Retirar la decoración
3 personas
- 59
Apagar el equipo
2 personas
- 60
Limpiar el lugar
4 personas
- 61
Desmontar las tiendas
4 personas
- 62
Devolver los materiales
2 personas
- 63
Guardar el stock restante
2 personas
- 64
Guardar los objetos perdidos
- 65
Enviar mensaje de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 2
- Mesas plegablescant. 12
- Sillas plegablescant. 80
- Mesas altascant. 6
- Faldones para mesascant. 12
- Percheroscant. 2
- Taburetescant. 12
Vajilla
- Platos reutilizablescant. 120
- Cuencos reutilizablescant. 60
- Vasos reutilizablescant. 180
- Tazas de cafécant. 80
- Vasos de técant. 40
- Cubiertoscant. 120
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 8
- Jarras de cafécant. 4
- Termoscant. 6
- Jarras de aguacant. 8
- Jarras de lechecant. 6
- Azucareroscant. 6
Equipo
- Neveras portátilescant. 6
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 3
- Neverascant. 2
- Altavocescant. 2
- Micrófonoscant. 2
- Mesa de mezclas
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 8
- Lámparas recargablescant. 8
- Mostrador de recepción
- Caja registradora
- Máquina de sellado
- Portátilescant. 2
- Tabletscant. 3
Decoración
- Guirnaldascant. 8
- Arcos de globoscant. 2
- Arreglos floralescant. 8
- Decoración de mesacant. 12
- Pizarrascant. 8
- Portanombrescant. 40
- Photowall
- Banners informativoscant. 6
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillo de chefcant. 4
- Cuencos para mezclarcant. 6
- Jarras medidorascant. 3
- Cajas de almacenamientocant. 12
- Papel de aluminiocant. 4
- Acumuladores de fríocant. 24
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Sets de escobacant. 3
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 4
- Guantes de limpiezacant. 12
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 6
- Lámparas de exteriorcant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra primero el programa y el recorrido: define qué ocurre en cada espacio y cuánto dura cada actividad. Así puedes asignar guías y preparar un horario de voluntarios con turnos concretos, en lugar de improvisar cuando lleguen los visitantes.
- No dejes las inscripciones y las preferencias dietéticas para el último día. Fija una fecha límite, reúne los datos en una sola lista y comprueba las cantidades antes de hacer la compra y preparar los aperitivos.
- Revisa permisos, notificaciones y reservas al principio, no cuando ya hayas enviado las invitaciones. Haz esta comprobación con varias semanas de margen para poder cambiar el recinto o el horario si falta alguna autorización.
- Prepara un mapa sencillo y coloca la señalización antes de abrir: entrada, recepción, aseos, actividades y salidas deben reconocerse a distancia. Imprime también el programa y una lista de contactos para quienes coordinan la jornada.
- Haz una inspección final del recinto y del equipo el día anterior. Comprueba tiendas, mesas, sillas, recepción, cables, sonido, iluminación y bebidas; deja cargadas las lámparas recargables y evita buscar adaptadores o alargadores durante la apertura.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes. Reserva el recinto, comprueba permisos y prepara el programa al principio; deja las compras, la impresión y el montaje para la última semana.
- ¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para una jornada de puertas abiertas?
- Envíalas unas 3 semanas antes y publica el evento en línea en ese mismo periodo. Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas entre 5 y 7 días antes para ajustar comida, guías y materiales.
- ¿Cómo se organiza el horario de voluntarios?
- Divide la jornada en turnos de 2 a 3 horas y asigna funciones concretas: recepción, guía, actividades y apoyo. Prepara el horario al menos 7 días antes y confirma cada persona 48 horas antes.
- ¿Qué hay que revisar el día antes de una jornada de puertas abiertas?
- Comprueba el pronóstico, inspecciona el recinto y verifica tiendas, mesas, sillas, señalización, recepción, sonido, cables e iluminación. Enfría las bebidas, prepara los aperitivos y deja impresos el programa y los contactos antes de terminar el día.
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