Zo organiseer je een open dag zonder last-minute problemen
Een open dag organiseren begint niet bij hapjes of uitnodigingen, maar bij een helder programma en een logische indeling van ruimtes en terrein. Leg eerst vast wat bezoekers wanneer kunnen doen, hoeveel mensen je verwacht en wie welke taak uitvoert. Controleer daarna reserveringen, vergunningen en praktische voorzieningen. Met een vrijwilligersrooster, duidelijke bewegwijzering en een ontvangstbalie voorkom je opstoppingen. Plan de opbouw bovendien ruim vóór de eerste bezoekers komen, zodat tenten, tafels, techniek en koffie rustig getest kunnen worden.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en programma vastleggen
2 personen
- 2
Ruimtes en terrein indelen
2 personen
- 3
Reserveringen maken
- 4
Vergunningen en meldingen controleren
- 5
Uitnodigingen opstellen
2 personen
- 6
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 7
Open dag online publiceren
- 8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 9
Dieetwensen verzamelen
- 10
Vrijwilligersrooster maken
2 personen
- 11
Rondleiders indelen
- 12
Activiteiten voorbereiden
3 personen
- 13
Plattegrond en bewegwijzering maken
2 personen
- 14
Drukwerk laten maken
- 15
Boodschappenlijst controleren
2 personen
- 16
Boodschappen doen
3 personen
- 17
Materialen ophalen
2 personen
- 18
Dranken koelen
2 personen
- 19
Hapjes voorbereiden
4 personen
- 20
Draaiboek en contactlijst printen
- 21
Weersverwachting controleren
- 22
Terrein controleren
2 personen
- 23
Tenten opbouwen
4 personen
- 24
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
- 25
Ontvangstbalie opbouwen
2 personen
- 26
Cateringtafel opbouwen
3 personen
- 27
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
- 28
Verlichting aansluiten
2 personen
- 29
Decoratie ophangen
3 personen
- 30
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
- 31
Infostands inrichten
4 personen
- 32
Activiteitenstations inrichten
4 personen
- 33
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
- 34
Hapjes uitstallen
3 personen
- 35
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
- 36
Vrijwilligers instrueren
3 personen
Event
- 37
Deuren openen
2 personen
- 38
Bezoekers ontvangen
3 personen
- 39
Aanmeldingen registreren
2 personen
- 40
Programma toelichten
2 personen
- 41
Rondleidingen begeleiden
4 personen
- 42
Infostands bemannen
6 personen
- 43
Activiteiten begeleiden
6 personen
- 44
Koffie en thee serveren
2 personen
- 45
Hapjes serveren
3 personen
- 46
Dranken bijvullen
2 personen
- 47
Afval verzamelen
2 personen
- 48
Toiletten controleren
- 49
Tafels schoonhouden
2 personen
- 50
Foto's maken
- 51
Muziek verzorgen
- 52
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen
- 53
Laatste bezoekers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
- 54
Eten en drank opruimen
3 personen
- 55
Servies verzamelen
3 personen
- 56
Afval sorteren
3 personen
- 57
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
- 58
Decoratie verwijderen
3 personen
- 59
Apparatuur uitschakelen
2 personen
- 60
Locatie schoonmaken
4 personen
- 61
Tenten afbreken
4 personen
- 62
Materialen retourneren
2 personen
- 63
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
- 64
Gevonden voorwerpen bewaren
- 65
Bedankbericht versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Klaptafelsaantal 12
- Klapstoelenaantal 80
- Statafelsaantal 6
- Tafelrokkenaantal 12
- Kapstokkenaantal 2
- Krukkenaantal 12
Servies
- Herbruikbare bordenaantal 120
- Herbruikbare kommenaantal 60
- Herbruikbare bekersaantal 180
- Koffiekopjesaantal 80
- Theeglazenaantal 40
- Besteksetsaantal 120
- Serveerschalenaantal 12
- Serveertangenaantal 8
- Koffiekannenaantal 4
- Thermoskannenaantal 6
- Waterkannenaantal 8
- Melkkannenaantal 6
- Suikerbakjesaantal 6
Apparatuur
- Koelboxenaantal 6
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 3
- Koelkastenaantal 2
- Luidsprekersaantal 2
- Microfoonsaantal 2
- Mengpaneel
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 8
- Oplaadbare lampenaantal 8
- Ontvangstbalie
- Kassa
- Pinapparaat
- Laptopsaantal 2
- Tabletsaantal 3
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 8
- Ballonnenbogenaantal 2
- Bloemstukkenaantal 8
- Tafeldecoratieaantal 12
- Krijtbordenaantal 8
- Naamkaartjeshoudersaantal 40
- Fotowand
- Infobannersaantal 6
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Koksmesaantal 4
- Mengkommenaantal 6
- Maatbekersaantal 3
- Opslagbakkenaantal 12
- Aluminiumfolieaantal 4
- Koelelementenaantal 24
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Bezemsetsaantal 3
- Dweilsetsaantal 3
- Emmersaantal 4
- Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Verlichting
- Lichtsnoerenaantal 6
- Buitenlampenaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan het programma in blokken van 30 tot 60 minuten en wijs per onderdeel één verantwoordelijke aan. Rondleiders hebben zo een vaste starttijd en bezoekers weten waar ze moeten verzamelen.
- Maak het vrijwilligersrooster uiterlijk één week vooraf en geef iedere vrijwilliger een telefoonnummer van de coördinator. Zet daarnaast een reservepersoon in voor ontvangst, rondleidingen en activiteiten.
- Controleer vergunningen, meldingen en reserveringen minimaal vier weken voor de open dag. Kijk ook of tenten, geluid en stroomvoorziening op het terrein zijn toegestaan en beschikbaar zijn.
- Richt de ontvangstbalie bij de ingang in met plattegrond, programma en aanmeldingen. Zet bewegwijzering op alle keuzepunten, niet alleen bij de entree, zodat bezoekers zelfstandig hun route vinden.
- Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en maak dan de definitieve opstelling. Bouw tenten, tafels en stoelen zo vroeg mogelijk op en test microfoons, luidsprekers, verlengkabels en stekkerdozen voordat het publiek arriveert.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een open dag organiseren?
- Begin minimaal acht weken vooraf met datum, programma, ruimtes en reserveringen. Regel vergunningen, uitnodigingen en vrijwilligers uiterlijk vier weken voor de open dag; de laatste week gebruik je voor boodschappen, drukwerk en controles.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een open dag?
- Reken per gelijktijdige activiteit op minimaal één begeleider en plan bij de ontvangst en rondleidingen extra bezetting tijdens de drukste uren. Maak daarnaast een reserve van ongeveer 10 procent, zodat een ziekmelding niet direct een onderdeel laat uitvallen.
- Wat regel je de dag voor een open dag?
- Controleer de weersverwachting, het terrein, de materialen en de aanmeldingen 24 uur vooraf. Koel dranken, verzamel boodschappen en materialen, print het draaiboek en leg plattegronden en contactgegevens klaar.
- Hoe richt je de ontvangst van een open dag in?
- Plaats de ontvangstbalie direct zichtbaar bij de ingang en houd minimaal twee medewerkers beschikbaar tijdens de eerste 30 minuten. Leg programma's, plattegronden en eventuele aanmeldlijsten klaar en zorg dat bezoekers vanaf daar naar de juiste activiteit worden verwezen.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!