Que prévoir pour les portes ouvertes des jardins familiaux ?

Pour une journée portes ouvertes, les achats ne se limitent pas au buffet. Il faut aussi prévoir de quoi accueillir les visiteurs, servir les boissons, organiser les visites et rendre les allées faciles à suivre. Comptez les consommables selon le nombre d’inscrits, puis ajoutez une marge de 10 à 15 % pour les visiteurs de dernière minute. Les boissons fraîches, le café, la vaisselle réutilisable et les supports de signalétique sont les éléments le plus souvent oubliés.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 80
Tables de bièreqté 4
Poubellesqté 8

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 120
Gobelets réutilisablesqté 160
Tasses à caféqté 80
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Saladiersqté 6
Thermosqté 6

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Enceintes portablesqté 2
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Mégaphone

Décoration

Banderolesqté 3
Guirlandes de fanionsqté 8
Nappesqté 10
Badges nominatifsqté 100
Panneaux en ardoiseqté 6

Activités

Brouettes pour enfantsqté 2
Gants de jardinageqté 20
Petits pots de plantationqté 100
Petites pelles à mainqté 20

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Lampes LEDqté 4

Nettoyage

Balaisqté 4
Pinces à déchetsqté 2
Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 20

Sécurité

Trousse de premiers secours

Accueil

Formulaires d'inscriptionqté 120
Brochures d’informationqté 150
Stylosqté 20
Flèches de directionqté 20

Catering

Courses
- Café - 3 paquets
- Sachets de thé - 2 boîtes
- Café décaféiné - 1 paquet
- Lait demi-écrémé - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Sucre - 2 kilogrammes
- Édulcorants - 1 boîte
- Eau plate - 8 bouteilles
- Eau pétillante - 8 bouteilles
- Cola - 8 bouteilles
- Cola Zero - 8 bouteilles
- Sinas - 6 bouteilles
- Jus de pomme - 6 briques
- Bière sans alcool - 24 bouteilles
- Bière - 48 bouteilles
- Vin rosé - 6 bouteilles
- Vin blanc - 4 bouteilles
- Mini petits pains à cuire - 150 pièces
- Pain complet - 6 pains
- Beurre doux - 2 paquets
- Fromage jeune affiné - 3 kilogrammes
- Jambon arrière - 2 kilogrammes
- Garniture de filet de poulet - 1 kilogramme
- Houmous - 8 barquettes
- Salade d’œufs - 6 boîtes
- Concombres - 8 pièces
- Tomates - 3 kilogrammes
- Laitues - 6 pièces
- Poivrons rouges - 12 pièces
- Pommes - 8 kilogrammes
- Raisins - 5 kilogrammes
- Bananes - 5 kilogrammes
- Fraises - 4 kilogrammes
- Tartes aux pommes - 6 pièces
- Gâteau vegan - 3 pièces
- Gâteau sans gluten - 2 pièces
- Chips nature - 8 sachets
- Chips au paprika - 8 sacs
- Cacahuètes salées - 4 sacs
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs-poubelle - 4 rouleaux
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 3 bouteilles
- Savon pour les mains - 6 bouteilles
- Essuie-tout - 6 paquets

Conseils

Prévoyez environ 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis 1 boisson par heure supplémentaire. Mettez les boissons au frais au moins 4 heures avant l’ouverture, en gardant une réserve dans les glacières.
Pour le café et le thé, comptez 1 tasse par visiteur attendu, avec 10 % de marge. Installez le stand au moins 30 minutes avant l’arrivée du public afin de vérifier les machines à café, les bouilloires et les thermos.
Prévoyez une assiette, un gobelet et un jeu de couverts par personne si la vaisselle est réutilisable. Ajoutez 10 à 15 % de pièces supplémentaires pour éviter de manquer pendant le renouvellement et le lavage.
Ne commandez pas les produits frais la veille si la journée a lieu le matin : faites les courses au plus tard le jour précédent et conservez les préparations au froid. Les produits longue conservation peuvent être achetés plusieurs jours à l’avance.
Préparez la signalétique avant le montage : comptez un panneau à chaque entrée, aux changements de direction et près de la table d’accueil. Gardez les badges nominatifs et les brochures regroupés par ordre d’inscription pour accélérer l’accueil.

Questions fréquentes

Que faut-il acheter pour une journée portes ouvertes de jardins familiaux ?: Prévoyez des boissons, du café et du thé, des produits pour les en-cas, ainsi que des assiettes, gobelets, tasses et couverts réutilisables. Il faut aussi réserver ou prévoir les tables, chaises, tentes, glacières et supports de signalétique.
Combien de boissons prévoir par personne pour des portes ouvertes ?: Comptez 2 à 3 boissons par personne pendant la première heure, puis environ 1 par heure supplémentaire. Ajoutez une marge de 10 à 15 % pour les inscriptions tardives et les visiteurs qui arrivent sans inscription.
Quand acheter les produits frais pour l’événement ?: Achetez les produits frais au plus tard la veille si l’accueil commence dans la matinée. Les préparations doivent rester au réfrigérateur jusqu’au service, tandis que les produits longue conservation peuvent être achetés plusieurs jours avant.
Combien de vaisselle prévoir pour les visiteurs ?: Prévoyez une assiette, un gobelet et un jeu de couverts par personne, plus 10 à 15 % de réserve. Pour le café et le thé, comptez une tasse par visiteur attendu et vérifiez le nombre de thermos disponibles avant l’ouverture.

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