LizztLIZZT
frLanguage — Français

Checklist pour organiser les portes ouvertes des jardins familiaux

Une journée portes ouvertes réussie repose sur une préparation étalée sur plusieurs semaines. Il faut gérer les inscriptions, les invitations, les visites guidées et la répartition des bénévoles avant de penser à l’accueil du public. Le jour venu, les allées doivent être praticables, les tentes montées et les tables installées avant l’arrivée des premiers visiteurs. Cette checklist vous aide à suivre l’ordre des préparatifs, des affiches jusqu’au buffet et au rangement.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Ouvrir les inscriptions

  • Distribuer les affiches

    3 personnes

  • Réserver le matériel

  • Traiter les inscriptions

    2 personnes

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Créer le programme et le plan

    2 personnes

  • Planifier les visites guidées

    2 personnes

  • Répartir les bénévoles

    2 personnes

  • Concevoir la signalétique

  • Imprimer les brochures et les badges nominatifs

    2 personnes

  • Acheter des produits longue conservation

    2 personnes

  • Préparer la décoration

    3 personnes

  • Préparer les activités

    2 personnes

  • Faire les courses de produits frais

    3 personnes

  • Préparer les en-cas

    4 personnes

  • Refroidir les boissons

    2 personnes

  • Préparer le stand café et thé

    2 personnes

  • Vérifier les allées du jardin

    3 personnes

  • Nettoyer le site

    4 personnes

  • Monter les tentes de réception

    4 personnes

  • Installer les tables et les chaises

    4 personnes

  • Aménager la table d'accueil

    2 personnes

  • Installer le buffet et la table des boissons

    4 personnes

  • Suspendre la décoration

    3 personnes

  • Installer la signalisation

    2 personnes

  • Tester le système de sonorisation

    2 personnes

  • Installer les stations d’activités

    3 personnes

  • Briefer les guides

    2 personnes

  • Animer le briefing des bénévoles

    3 personnes

Événement

  • Assurer l’accueil des visiteurs

    3 personnes

  • Accompagner les visites guidées

    4 personnes

  • Encadrer les activités de jardinage

    3 personnes

  • Servir le café et le thé

    2 personnes

  • Servir des amuse-bouches

    3 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Vider les poubelles

    2 personnes

  • Faire la vaisselle

    2 personnes

  • Allumer l’éclairage du soir

  • Saluer les visiteurs à leur départ

    2 personnes

Suivi

  • Ranger la nourriture et les boissons

    3 personnes

  • Ranger les tables et les chaises

    4 personnes

  • Démonter les tentes de fête

    4 personnes

  • Nettoyer le site et les allées

    4 personnes

  • Trier et évacuer les déchets

    2 personnes

  • Nettoyer la vaisselle et le matériel

    3 personnes

  • Restituer le matériel emprunté

    2 personnes

  • Ranger le stock restant

    2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tentes de réceptionqté 2
  • Tables pliantesqté 8
  • Chaises pliantesqté 80
  • Tables de bièreqté 4
  • Poubellesqté 8

Vaisselle

  • Assiettes réutilisablesqté 120
  • Gobelets réutilisablesqté 160
  • Tasses à caféqté 80
  • Couvertsqté 120
  • Plateaux de serviceqté 12
  • Pinces de serviceqté 8

Cuisine

  • Planches à découperqté 4
  • Couteaux de chefqté 4
  • Saladiersqté 6
  • Thermosqté 6

Équipement

  • Machines à caféqté 3
  • Bouilloiresqté 2
  • Glacièresqté 4
  • Enceintes portablesqté 2
  • Microphone
  • Rallongesqté 4
  • Multiprisesqté 4
  • Mégaphone

Décoration

  • Banderolesqté 3
  • Guirlandes de fanionsqté 8
  • Nappesqté 10
  • Badges nominatifsqté 100
  • Panneaux en ardoiseqté 6

Activités

  • Brouettes pour enfantsqté 2
  • Gants de jardinageqté 20
  • Petits pots de plantationqté 100
  • Petites pelles à mainqté 20

Éclairage

  • Guirlandes LEDqté 6
  • Lampes LEDqté 4

Nettoyage

  • Balaisqté 4
  • Pinces à déchetsqté 2
  • Seauxqté 4
  • Chiffons de nettoyageqté 20

Sécurité

  • Trousse de premiers secours

Accueil

  • Formulaires d'inscriptionqté 120
  • Brochures d’informationqté 150
  • Stylosqté 20
  • Flèches de directionqté 20

Catering

  • Courses

Conseils

  • Ouvrez les inscriptions au moins 3 semaines avant la journée et demandez dès ce moment les besoins alimentaires. Vous pourrez ainsi prévoir les en-cas, les boissons et le nombre de badges nominatifs.
  • Fixez les créneaux des visites guidées avant d’envoyer les invitations. Prévoyez un responsable par groupe et gardez quelques places pour les visiteurs qui viennent sans inscription.
  • Répartissez les bénévoles par missions, avec au moins une personne à l’accueil, une pour les visites et une pour le buffet. Donnez à chacun son horaire et son point de rendez-vous avant le jour J.
  • Vérifiez les allées du jardin la veille : retirez les obstacles, repérez les passages étroits et installez la signalétique aux croisements. Les panneaux doivent être visibles avant l’ouverture des portes.
  • Montez les tentes, les tables et les chaises plusieurs heures avant l’arrivée du public. Installez ensuite l’accueil, le buffet et le café, puis refroidissez les boissons pour éviter une mise en place précipitée.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les inscriptions pour les portes ouvertes des jardins familiaux ?
Ouvrez les inscriptions environ 3 semaines avant l’événement. Fermez-les 3 à 5 jours avant la date prévue afin de traiter les réponses, les besoins alimentaires et la répartition des visites.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une journée portes ouvertes ?
Prévoyez au minimum 1 bénévole à l’accueil, 1 responsable par visite guidée et 2 personnes pour le buffet et les boissons. Ajoutez une personne disponible pour les imprévus et le réassort.
Quand installer les tentes et les tables ?
Installez les tentes, les tables et les chaises le matin même, au moins 3 heures avant l’ouverture. Cela laisse le temps de vérifier la stabilité, de poser les nappes et d’aménager les différents espaces.
Combien de boissons prévoir par visiteur ?
Comptez environ 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis 1 boisson par heure supplémentaire. Gardez une partie des bouteilles dans les glacières et réapprovisionnez la table des boissons au fil de la journée.

Des plans du même genre

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Organisez gratuitement et invitez vos contacts !