Organiser une journée d’information sur le cancer, étape par étape

Commencez par définir le programme, le public visé et le fil conducteur de la journée avant de réserver la salle. Les intervenants, l’accessibilité et la confidentialité des inscriptions doivent être réglés tôt, car ils influencent l’organisation pratique. Prévoyez ensuite les inscriptions, les supports d’information, la technique et les bénévoles. Les derniers jours servent surtout à confirmer les présences, imprimer les documents et vérifier que chaque séance dispose du matériel nécessaire.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir le programme et le thème
2 personnes
2
Contacter les intervenants et les animateurs d’information
2 personnes
3
Réserver le lieu et l’agencement de la salle
2 personnes
4
Vérifier l’accessibilité du site
2 personnes
5
Créer le formulaire d’inscription
6
Rédiger le texte de confidentialité pour les inscriptions
7
Rédiger les invitations
2 personnes
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Traiter les inscriptions
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Recueillir les besoins d’accessibilité
12
Envoyer le programme aux participants
13
Demander les présentations et le matériel
14
Sélectionner les brochures d’information
2 personnes
15
Préparer les informations de suivi
2 personnes
16
Briefing des animateurs de discussion
2 personnes
17
Répartir les bénévoles
2 personnes
18
Commander la restauration et les courses
2 personnes
19
Réserver la technique et les microphones
20
Concevoir la signalétique
21
Créer les badges nominatifs et la feuille d'émargement
2 personnes
22
Envoyer un rappel aux participants
23
Traiter les dernières annulations
24
Faire les courses
2 personnes
25
Imprimer les brochures et les formulaires
2 personnes
26
Préparer les tables d’information
2 personnes
27
Stocker le catering au frais
2 personnes

Événement

28
Ouvrir la salle
2 personnes
29
Installer les tables et les chaises
4 personnes
30
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
31
Installer les tables d’information
4 personnes
32
Installer la signalétique
2 personnes
33
Tester les présentations
2 personnes
34
Tester les microphones
2 personnes
35
Préparer le café et le thé
3 personnes
36
Préparer les amuse-bouches et les fruits
3 personnes
37
Accueillir les bénévoles
2 personnes
38
Accueillir les intervenants
2 personnes
39
Briefer les intervenants
2 personnes
40
Enregistrer les participants
3 personnes
41
Distribuer les badges
2 personnes
42
Présenter le programme
43
Assurer la présentation d’ouverture
2 personnes
44
Animer la séance d’information médicale
3 personnes
45
Servir le café et le thé
3 personnes
46
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
47
Animer l'espace de discussion
3 personnes
48
Ravitailer les brochures d'information
2 personnes
49
Servir le repas chaud
4 personnes
50
Distribuer séparément les repas spéciaux
2 personnes
51
Animer le débat
3 personnes
52
Recueillir les questions de la salle
2 personnes
53
Maintenir le calme dans la salle de pause
54
Assurer la présentation du soir
2 personnes
55
Distribuer les coordonnées de suivi
2 personnes
56
Assurer la clôture
2 personnes
57
Reconduire les participants
2 personnes

Suivi

58
Rassembler la vaisselle
3 personnes
59
Rassembler les déchets
3 personnes
60
Démonter les tables d'information
3 personnes
61
Éteindre la technique
2 personnes
62
Emballer les brochures et le matériel
2 personnes
63
Faire la vaisselle
3 personnes
64
Nettoyer la salle
4 personnes
65
Remettre les tables et les chaises en place
4 personnes
66
Fermer le lieu
2 personnes
67
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
68
Envoyer un message de remerciement aux participants
69
Partager les présentations numériquement
70
Répondre aux demandes d’information en attente
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 90
Bureaux d’informationqté 6
Fauteuils loungeqté 6
Porte-manteauxqté 3

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Projecteurqté 2
Écran de projectionqté 2
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 4
Cliques de présentationqté 2
Destructeur de documents

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verres à boireqté 100
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Louchesqté 8
Plateaux de serviceqté 12
Thermosqté 8
Carafes d’eauqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteauxqté 6
Pincesqté 6
Saladiersqté 12
Glacièresqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 6
Plaques à inductionqté 2
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 3

Décoration

Sets de nappesqté 12
Badges nominatifsqté 100
Porte-nomsqté 10
Pieds pour panneaux d’informationqté 8
Panneaux indicateursqté 12
Cartes des intervenantsqté 10
Toiles de fond en tissuqté 2

Éclairage

Lampadairesqté 4
Lampes à pilesqté 6

Nettoyage

Seau de nettoyageqté 2
Serpillièresqté 3
Sets de balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Poubellesqté 8
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Distributeurs de désinfectantqté 6
Brosses de toilettesqté 4

Catering

Courses

Papeterie

Brochures d’informationqté 300
Flyers du programmeqté 120
Cartes de suiviqté 120
Formulaires d’évaluationqté 100
Listes de présenceqté 6
Blocs-notesqté 100
Papier A4qté 3
Enveloppesqté 120

Fournitures de bureau

Stylos à billeqté 150
Marqueursqté 12
Marqueurs permanentsqté 12
Rouleaux de ruban adhésifqté 8
Ruban de masquageqté 8
Notes adhésivesqté 12
Presse-papiersqté 10
Ciseauxqté 6
Agrafeusesqté 3
Trombonesqté 3
Porte-nomsqté 100

Sécurité

Lampes de pocheqté 4
Tapis antidérapantsqté 8
Passe-câblesqté 12
Masquesqté 100
Tabliers jetablesqté 20

Conseils

Bloquez les intervenants et les animateurs au moins 6 à 8 semaines avant la journée. Demandez dès ce moment leurs présentations, leurs besoins techniques et le temps exact prévu pour chaque intervention.
Vérifiez l’accessibilité avant de confirmer la salle : accès sans marche, toilettes adaptées, circulation entre les rangées et possibilité d’utiliser des fauteuils. Ajoutez une question dédiée au formulaire d’inscription.
Envoyez le programme et les informations pratiques 7 jours avant l’événement, puis un rappel 48 heures avant. Indiquez clairement les horaires, l’adresse, l’accès à la salle et les modalités d’accueil.
Centralisez les besoins alimentaires et d’accessibilité dans un tableau, puis transmettez un récapitulatif au traiteur et aux bénévoles au plus tard 5 jours avant. Les demandes reçues le jour même sont difficiles à traiter correctement.
Faites un test technique complet la veille ou au moins 2 heures avant l’ouverture : ordinateur, projecteur, écran, microphones, haut-parleurs, rallonges et multiprises. Gardez des batteries externes et une version hors ligne des présentations.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée d’information sur le cancer ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de confirmer les intervenants, réserver une salle accessible, ouvrir les inscriptions et commander les supports sans devoir tout régler dans les derniers jours.
Quand envoyer les invitations pour une journée d’information ?: Envoyez les invitations 4 à 6 semaines avant la date prévue. Fermez ou vérifiez les inscriptions environ 5 jours avant afin de confirmer les besoins alimentaires, l’accessibilité, les badges et les quantités de brochures.
Que faut-il prévoir pour les intervenants ?: Demandez leur présentation et leurs besoins techniques au moins 2 semaines avant. Confirmez ensuite la durée de leur intervention, l’ordre de passage et le nom à afficher sur les badges et la signalétique.
Quand préparer les documents pour les participants ?: Finalisez les brochures, formulaires, feuilles d’émargement et informations de suivi 7 jours avant. Imprimez les quantités définitives 2 à 3 jours avant, après avoir traité les annulations et les dernières inscriptions.

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