Organiser un forum de l’emploi, étape par étape

Un forum de l’emploi se prépare d’abord comme un projet logistique, puis comme un événement d’accueil. Commence par fixer la date et le lieu, puis confirme les employeurs avant d’ouvrir les inscriptions des visiteurs. Le plan des emplacements, les badges, la signalétique et les besoins techniques doivent être finalisés plusieurs jours avant l’ouverture. Les oublis les plus fréquents concernent le Wi-Fi, les adaptateurs, les câbles, l’alimentation électrique et la répartition des bénévoles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Faire les réservations
3
Contacter les employeurs participants
3 personnes
4
Inscrire les employeurs
2 personnes
5
Répartir les emplacements
2 personnes
6
Rédiger les invitations
2 personnes
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Publier le formulaire d'inscription
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Vérifier la liste des participants
2 personnes
12
Collecter les informations des employeurs
2 personnes
13
Finaliser le programme
2 personnes
14
Élaborer le plan
15
Confirmer les employeurs
2 personnes
16
Commander le catering
17
Répartir les bénévoles
2 personnes
18
Imprimer les consignes de sécurité
19
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
20
Composer les packs employeurs
3 personnes
21
Imprimer les plans
22
Impression de la signalétique
23
Rassembler les présentations
24
Tester la technique
2 personnes
25
Rassembler le matériel
2 personnes
26
Faire les courses
2 personnes
27
Vérifier le lieu
2 personnes
28
Installer les tables et les chaises
4 personnes
29
Marquer les emplacements
2 personnes
30
Monter les stands des employeurs
6 personnes
31
Installer le comptoir d'enregistrement
2 personnes
32
Aménager le point de restauration
2 personnes
33
Aménager l’espace de présentation
3 personnes
34
Installer la signalétique
2 personnes
35
Brancher la technique
2 personnes
36
Préparer le matériel d'inscription
2 personnes
37
Préparer le café et le thé
2 personnes
38
Mettre les boissons au frais
2 personnes

Événement

39
Accueillir les employeurs
3 personnes
40
Accompagner les employeurs jusqu’aux stands
3 personnes
41
Tenir le bureau d’inscription
3 personnes
42
Accueillir les visiteurs
3 personnes
43
Distribuer le programme
2 personnes
44
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
45
Soutenir les stands employeurs
2 personnes
46
Servir le café et le thé
2 personnes
47
Préparer les en-cas
2 personnes
48
Servir des amuse-bouches
2 personnes
49
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
50
Vider les poubelles
2 personnes
51
Annoncer les présentations
52
Animer les présentations
2 personnes
53
Gérer les micros
54
Résoudre les questions techniques
2 personnes
55
Distribuer des documents d’information supplémentaires
2 personnes
56
Faciliter des échanges calmes
2 personnes
57
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
58
Faire ses adieux aux employeurs
3 personnes

Suivi

59
Ranger le service traiteur
3 personnes
60
Rassembler le matériel des stands
4 personnes
61
Éteindre la technique
2 personnes
62
Remettre le mobilier en place
4 personnes
63
Rassembler les déchets
3 personnes
64
Faire la vaisselle
3 personnes
65
Nettoyer le lieu
4 personnes
66
Retirer la signalétique
2 personnes
67
Rassembler les objets trouvés
68
Rendre le matériel loué
2 personnes
69
Envoyer les remerciements aux employeurs
70
Traiter les données de présence
71
Rapporter les affaires en attente
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 32
Chaisesqté 110
Tabourets de barqté 8
Table d'inscription
Tabouretsqté 12
Portants à vêtementsqté 2
Poubellesqté 8

Équipement

Ordinateurs portablesqté 3
Antivols pour ordinateur portableqté 3
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Microphones sans filqté 2
Conférencierqté 2
Pieds de microqté 2
Rallonges électriquesqté 6
Multiprisesqté 12
Câbles HDMIqté 3
Adaptateurs USB-Cqté 3
Câbles de rechargeqté 6
Télécommande de présentationqté 2
Routeur Wi-Fi

Décoration

Bannières sur piedqté 6
Nappesqté 32
Présentoirs pour cartes nominativesqté 35
Panneaux indicateursqté 12
Panneau d’accueil
Toiles de fond avec logoqté 6
Bandes adhésivesqté 4
Goulottes de câblesqté 12

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verresqté 120
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Pinces de serviceqté 8
Louchesqté 4
Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 2

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Chiffons de nettoyageqté 12
Balais à mainqté 2
Balayette et pelleqté 2
Balaiqté 2
Lave-vitres

Catering

Courses

Papeterie

Brochures du programmeqté 250
Plansqté 200
Brochures pour employeursqté 300
Formulaires d'inscriptionqté 250
Formulaires d’évaluationqté 200
Blocs-notesqté 120
Enveloppesqté 120
Papier pour imprimanteqté 2
Badges nominatifsqté 180
Housses de badgeqté 180
Stylosqté 150
Marqueursqté 24
Notes adhésivesqté 24
Presse-papiersqté 12
Classeursqté 12
Cartes d’enquêteqté 150

Fournitures de bureau

Ciseauxqté 8
Rouleaux de ruban adhésifqté 12
Agrafeusesqté 4
Boîtes d’agrafesqté 8
Trombonesqté 4
Élastiquesqté 4
Autocollants d’étiquettesqté 8
Serre-câblesqté 100
Attaches-câblesqté 100
Mètres rubansqté 2
Ruban adhésifqté 4
Marqueurs pour tableau blancqté 12
Tableau blanc
Blocs pour chevaletqté 3
Feutres pour paperboardqté 12

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Lampes de bureauqté 6
Veilleusesqté 4

Sécurité

Passe-câblesqté 12
Panneaux d'avertissementqté 6
Lampes de pocheqté 4
Gilets réfléchissantsqté 8

Conseils

Fixe la date et le lieu avant de contacter les employeurs : réserve aussi les tables, les chaises et l’espace d’accueil dès que la capacité est connue. Prévois au moins une table d’inscription séparée du premier stand.
Demande aux employeurs leurs besoins techniques et alimentaires au moment de l’inscription, pas la veille. Regroupe ces informations dans une liste unique et relance les entreprises dont le dossier est incomplet 10 à 14 jours avant le forum.
Établis le plan des emplacements après avoir confirmé les employeurs. Laisse un passage dégagé entre les stands et indique clairement l’accueil, les sanitaires, les sorties et les espaces de présentation sur les plans imprimés.
Teste la technique au moins 24 heures avant l’ouverture : vidéoprojecteur, écran, microphones, câbles HDMI, adaptateurs USB-C, recharge et Wi-Fi. Garde des rallonges, multiprises et câbles de rechange à proximité, avec les câbles fixés au sol.
Prépare les badges nominatifs, les packs employeurs et la signalétique avant le jour J. Répartis les bénévoles par créneaux d’au moins 2 heures et désigne une personne responsable des incidents, de la technique et de l’accueil.

Questions fréquentes

Quand faut-il commencer à organiser un forum de l’emploi ?: Commence idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu, recruter les employeurs, traiter les inscriptions et commander la restauration.
Combien de temps avant faut-il confirmer les employeurs ?: Demande une confirmation définitive environ 3 semaines avant le forum. Tu peux alors finaliser le plan des stands, les badges, les packs employeurs et les quantités de tables et de chaises.
Que faut-il prévoir pour la technique d’un forum de l’emploi ?: Vérifie au minimum le vidéoprojecteur, l’écran, les microphones, le Wi-Fi, les câbles HDMI, les adaptateurs USB-C et les multiprises. Fais un test complet 24 heures avant et garde au moins un câble et un adaptateur de secours.
Quand commander le catering pour un forum de l’emploi ?: Passe la commande 7 à 10 jours avant l’événement, après avoir recueilli les besoins alimentaires des participants et des employeurs. Ajoute une petite marge pour les inscriptions tardives et vérifie les horaires de livraison 48 heures avant.

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