Einen Krebs-Informationstag strukturiert organisieren

Bei einem Krebs-Informationstag müssen Fachprogramm, Anmeldung und persönliche Gespräche zuverlässig zusammenpassen. Beginne mit Thema, Programm und Referenten, bevor du Einladungen verschickst oder Catering bestellst. Danach folgen Raumplanung, barrierefreie Zugänge, Datenschutz und die Erfassung von Ernährungs- und Unterstützungsbedarfen. In den letzten Tagen entscheidest du mit Technikcheck, Namensschildern, Materialien und Teilnehmererinnerung, ob der Tag ruhig abläuft.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Programm und Thema festlegen
2 Personen
2
Referenten und Dozenten ansprechen
2 Personen
3
Location und Raumaufteilung reservieren
2 Personen
4
Barrierefreiheit der Location prüfen
2 Personen
5
Anmeldeformular erstellen
6
Datenschutztext für Anmeldungen erstellen
7
Einladungen erstellen
2 Personen
8
Einladungen verschicken
2 Personen
9
Anmeldungen bearbeiten
10
Ernährungswünsche erfassen
11
Anforderungen zur Barrierefreiheit sammeln
12
Programm an Teilnehmer senden
13
Präsentationen und Materialien anfordern
14
Informationsbroschüren auswählen
2 Personen
15
Nachsorgeinformationen zusammenstellen
2 Personen
16
Gesprächsleiter einweisen
2 Personen
17
Freiwillige einteilen
2 Personen
18
Catering und Einkäufe bestellen
2 Personen
19
Technik und Mikrofone reservieren
20
Beschilderung entwerfen
21
Namensschilder und Anwesenheitsliste erstellen
2 Personen
22
Erinnerung an Teilnehmer senden
23
Letzte Abmeldungen bearbeiten
24
Einkaufen gehen
2 Personen
25
Flyer und Formulare drucken
2 Personen
26
Informationstische vorbereiten
2 Personen
27
Catering gekühlt lagern
2 Personen

Event

28
Saal öffnen
2 Personen
29
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
30
Empfangstheke einrichten
2 Personen
31
Informationstische einrichten
4 Personen
32
Beschilderung anbringen
2 Personen
33
Präsentationen testen
2 Personen
34
Mikrofone testen
2 Personen
35
Kaffee und Tee bereitstellen
3 Personen
36
Snacks und Obst bereitstellen
3 Personen
37
Freiwillige empfangen
2 Personen
38
Referenten empfangen
2 Personen
39
Referenten einweisen
2 Personen
40
Teilnehmer registrieren
3 Personen
41
Namensschilder verteilen
2 Personen
42
Programm vorstellen
43
Eröffnungspräsentation gestalten
2 Personen
44
Medizinische Informationsveranstaltung begleiten
3 Personen
45
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
46
Getränke nachfüllen
2 Personen
47
Gesprächsraum betreuen
3 Personen
48
Informationsbroschüren auffüllen
2 Personen
49
Warme Mahlzeit ausgeben
4 Personen
50
Diätmahlzeiten separat ausgeben
2 Personen
51
Podiumsgespräch begleiten
3 Personen
52
Fragen aus dem Publikum sammeln
2 Personen
53
Pausenraum ruhig halten
54
Abendpräsentation durchführen
2 Personen
55
Nachsorge-Kontaktdaten verteilen
2 Personen
56
Abschluss organisieren
2 Personen
57
Teilnehmer verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

58
Geschirr sammeln
3 Personen
59
Abfall sammeln
3 Personen
60
Infotische abbauen
3 Personen
61
Technik ausschalten
2 Personen
62
Flyer und Materialien einpacken
2 Personen
63
Geschirr abwaschen
3 Personen
64
Saal reinigen
4 Personen
65
Tische und Stühle zurückstellen
4 Personen
66
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
67
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
68
Dankeschön an Teilnehmer versenden
69
Präsentationen digital teilen
70
Offene Informationsanfragen beantworten
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 12
StühleAnz. 90
InformationsschalterAnz. 6
Lounge-SesselAnz. 6
KleiderständerAnz. 3

Ausstattung

LaptopAnz. 2
ProjektorAnz. 2
ProjektionsleinwandAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
PowerbanksAnz. 4
PräsentationsklickerAnz. 2
Aktenvernichter

Geschirr

KaffeetassenAnz. 100
TrinkgläserAnz. 100
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
ServierlöffelAnz. 8
ServierschalenAnz. 12
ThermoskannenAnz. 8
WasserkannenAnz. 8

Küche

SchneidebretterAnz. 4
MesserAnz. 6
ZangenAnz. 6
SchüsselnAnz. 12
KühlboxenAnz. 4
WarmhaltebehälterAnz. 6
InduktionsplattenAnz. 2
WasserkocherAnz. 3
KaffeemaschinenAnz. 3

Dekoration

TischdeckensetsAnz. 12
NamensschilderAnz. 100
NamensschildhalterAnz. 10
InfoständerAnz. 8
WegweiserAnz. 12
SprecherkärtchenAnz. 10
StoffhintergründeAnz. 2

Beleuchtung

StehlampenAnz. 4
BatterielaternenAnz. 6

Reinigung

Reinigungs-EimerAnz. 2
WischmopsAnz. 3
BesensetsAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
AbfallbehälterAnz. 8
HandseifenspenderAnz. 4
DesinfektionsspenderAnz. 6
ToilettenbürstenAnz. 4

Catering

Einkäufe

Papierwaren

InformationsbroschürenAnz. 300
ProgrammflyerAnz. 120
NachsorgekartenAnz. 120
EvaluierungsformulareAnz. 100
TeilnehmerlistenAnz. 6
NotizblöckeAnz. 100
A4-PapierAnz. 3
UmschlägeAnz. 120

Büromaterial

KugelschreiberAnz. 150
MarkerAnz. 12
PermanentmarkerAnz. 12
KlebebandrollenAnz. 8
AbdeckbandAnz. 8
HaftnotizenAnz. 12
KlemmbretterAnz. 10
ScherenAnz. 6
TackerAnz. 3
BüroklammernAnz. 3
NamensschildhalterAnz. 100

Sicherheit

TaschenlampenAnz. 4
Rutschfeste MattenAnz. 8
KabelmattenAnz. 12
MundmaskenAnz. 100
EinwegschürzenAnz. 20

Tipps

Lege Programm und Zielgruppe zuerst fest und sprich Referenten frühzeitig an. Präsentationen und Unterlagen sollten spätestens eine Woche vor der Veranstaltung vorliegen, damit Laptop, Projektor und Leinwand getestet werden können.
Prüfe die Barrierefreiheit nicht nur am Eingang: Berücksichtige auch Raumaufteilung, Sitzplätze, Wege, Beschilderung und erreichbare Toiletten. Sammle individuelle Anforderungen bereits mit der Anmeldung und bestätige sie den Betroffenen vor dem Termin.
Verschicke die Einladung erst, wenn Anmeldeformular, Datenschutztext und ein vorläufiges Programm fertig sind. Sende etwa sieben Tage vorher eine Erinnerung mit Uhrzeit, Anfahrt, Zugangsinfos und dem Hinweis, wie kurzfristige Abmeldungen gemeldet werden.
Plane Informationsschalter, Gesprächsbereiche und Vortragsraum getrennt voneinander. Lounge-Sessel eignen sich für vertrauliche Gespräche besser als Plätze direkt neben dem Mikrofon- oder Cateringbereich.
Bestelle Catering und Getränke nach der Anmeldefrist und rechne Ernährungswünsche separat aus. Stelle Wasser, Kaffeetassen, Trinkgläser und Thermoskannen so auf, dass sich keine Schlange am Informationsschalter oder vor dem Vortragsraum bildet.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Krebs-Informationstag organisieren?: Beginne mindestens acht bis zwölf Wochen vorher mit Thema, Programm, Referenten und Raum. Die Anmeldung sollte mehrere Wochen geöffnet bleiben, damit du Barrierefreiheits- und Ernährungswünsche rechtzeitig erfassen kannst.
Wann sollte man die Einladungen für einen Krebs-Informationstag verschicken?: Verschicke die Einladungen, sobald Programm, Anmeldeformular und Datenschutzinformationen stehen, idealerweise sechs bis acht Wochen vor dem Termin. Eine Erinnerung sieben Tage vorher reduziert vergessene Anmeldungen und kurzfristige Rückfragen.
Wie viele Mikrofone braucht ein Krebs-Informationstag?: Für einen Vortrag mit moderierter Fragerunde sind meist mindestens zwei Mikrofone sinnvoll: eines für die Referenten und eines für die Gesprächsleitung oder das Publikum. Teste Funkmikrofone, Lautsprecher und Projektor spätestens am Vortag oder am Morgen vor Einlass.
Wann muss das Catering für einen Krebs-Informationstag bestellt werden?: Bestelle das Catering nach Ablauf der Anmeldefrist, meist fünf bis sieben Tage vor der Veranstaltung. Prüfe dabei die gemeldeten Ernährungswünsche und plane Getränke, Geschirr, Kühlung sowie Warmhaltebehälter getrennt nach Ausgabepunkt.

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