Cómo organizar una jornada informativa sobre el cáncer

Una jornada informativa sobre el cáncer necesita más preparación que una charla convencional: hay que coordinar ponentes, privacidad, accesibilidad y materiales claros. Empieza por fijar el tema y el programa, y después confirma el recinto, la sala y el equipo técnico. Las inscripciones deben recoger también necesidades dietéticas y de accesibilidad, sin pedir datos innecesarios. Esta guía sigue el orden de trabajo para que el contenido, la atención a los asistentes y la logística lleguen listos el día de la jornada.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar el programa y el tema
2 personas
2
Contactar a ponentes e informadores
2 personas
3
Reservar el recinto y la distribución de la sala
2 personas
4
Comprobar la accesibilidad de la ubicación
2 personas
5
Crear formulario de inscripción
6
Redactar el texto de privacidad para las inscripciones
7
Redactar invitaciones
2 personas
8
Enviar invitaciones
2 personas
9
Gestionar inscripciones
10
Recoger preferencias dietéticas
11
Recoger necesidades de accesibilidad
12
Enviar el programa a los participantes
13
Solicitar presentaciones y materiales
14
Seleccionar folletos informativos
2 personas
15
Preparar la información de seguimiento
2 personas
16
Instruir a los moderadores de conversación
2 personas
17
Asignar voluntarios
2 personas
18
Pedir el catering y las compras
2 personas
19
Reservar equipo técnico y micrófonos
20
Diseñar la señalización
21
Hacer tarjetas con nombres y lista de asistencia
2 personas
22
Enviar recordatorio a los participantes
23
Procesar las últimas bajas
24
Hacer la compra
2 personas
25
Imprimir folletos y formularios
2 personas
26
Preparar las mesas de información
2 personas
27
Guardar el catering en frío
2 personas

Evento

28
Abrir la sala
2 personas
29
Colocar mesas y sillas
4 personas
30
Montar el mostrador de recepción
2 personas
31
Montar mesas de información
4 personas
32
Colgar señalización
2 personas
33
Probar presentaciones
2 personas
34
Probar los micrófonos
2 personas
35
Preparar café y té
3 personas
36
Preparar aperitivos y fruta
3 personas
37
Recibir a los voluntarios
2 personas
38
Recibir a los ponentes
2 personas
39
Instruir a los ponentes
2 personas
40
Registrar a los participantes
3 personas
41
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
42
Presentar el programa
43
Presentar la apertura
2 personas
44
Coordinar la sesión informativa médica
3 personas
45
Servir café y té
3 personas
46
Rellenar las bebidas
2 personas
47
Coordinar la sala de conversación
3 personas
48
Reponer folletos informativos
2 personas
49
Servir la comida caliente
4 personas
50
Servir por separado las comidas especiales
2 personas
51
Moderación del panel de debate
3 personas
52
Recoger preguntas del público
2 personas
53
Mantener tranquila la sala de descanso
54
Realizar la presentación de la noche
2 personas
55
Repartir los datos de contacto para el seguimiento
2 personas
56
Gestionar el cierre
2 personas
57
Acompañar a los participantes a la salida
2 personas

Seguimiento

58
Recoger la vajilla
3 personas
59
Recoger la basura
3 personas
60
Desmontar las mesas informativas
3 personas
61
Apagar la técnica
2 personas
62
Empaquetar folletos y materiales
2 personas
63
Lavar la vajilla
3 personas
64
Limpiar la sala
4 personas
65
Volver a colocar mesas y sillas
4 personas
66
Cerrar el recinto
2 personas
67
Devolver el material prestado
2 personas
68
Enviar agradecimiento a los participantes
69
Compartir las presentaciones digitalmente
70
Responder a las solicitudes de información pendientes
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 12
Sillascant. 90
Mostradores de informacióncant. 6
Butacas loungecant. 6
Percheroscant. 3

Equipo

Portátilcant. 2
Proyectorcant. 2
Pantalla de proyeccióncant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes para micrófonocant. 2
Altavocescant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Baterías externascant. 4
Pulsadores de presentacióncant. 2
Destructora de papel

Vajilla

Tazas de cafécant. 100
Vasoscant. 100
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Cucharonescant. 8
Bandejas de servircant. 12
Termoscant. 8
Jarras de aguacant. 8

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchilloscant. 6
Pinzascant. 6
Bandejascant. 12
Neveras portátilescant. 4
Bandejas para mantener calientecant. 6
Placas de induccióncant. 2
Teterascant. 3
Máquinas de cafécant. 3

Decoración

Juegos de mantelescant. 12
Tarjetas de nombrecant. 100
Portanombrescant. 10
Soportes para paneles informativoscant. 8
Carteles direccionalescant. 12
Tarjetas para ponentescant. 10
Telones de fondo de telacant. 2

Iluminación

Lámparas de piecant. 4
Linternas a pilascant. 6

Limpieza

Cubo de limpiezacant. 2
Fregonascant. 3
Sets de escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Papeleracant. 8
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Dispensadores de desinfectantecant. 6
Escobillas de bañocant. 4

Catering

Compras

Artículos de papel

Folletos informativoscant. 300
Folletos del programacant. 120
Tarjetas de seguimientocant. 120
Formularios de evaluacióncant. 100
Listas de asistenciacant. 6
Bloc de notascant. 100
Papel A4cant. 3
Sobrescant. 120

Artículos de oficina

Bolígrafoscant. 150
Rotuladores fosforescentescant. 12
Rotuladores permanentescant. 12
Rollos de cinta adhesivacant. 8
Cinta de pintorcant. 8
Notas adhesivascant. 12
Portapapelescant. 10
Tijerascant. 6
Grapadorascant. 3
Clipscant. 3
Portanombrescant. 100

Seguridad

Linternascant. 4
Alfombrillas antideslizantescant. 8
Alfombrillas para cablescant. 12
Mascarillascant. 100
Delantales desechablescant. 20

Consejos

Cierra el programa antes de enviar las invitaciones. Confirma a cada ponente, pide sus presentaciones y materiales con al menos 7 días de antelación y deja tiempo para revisar el contenido.
Comprueba el recorrido completo de accesibilidad, no solo la entrada. Revisa sala, aseos, mostradores, asientos y señalización al menos 2 semanas antes; incluye una pregunta específica en el formulario de inscripción.
Prepara las inscripciones y la privacidad desde el principio. Envía el formulario junto con la invitación y fija una fecha límite entre 5 y 7 días antes para poder organizar nombres, preferencias dietéticas y necesidades de apoyo.
Haz una prueba técnica antes de abrir las puertas. Comprueba portátil, proyector, pantalla, micrófonos, altavoces, cables, regletas y baterías externas; lleva también una copia local de cada presentación.
Asigna responsables visibles para cada punto de contacto. Los voluntarios deben saber quién recibe a los asistentes, quién controla la lista, quién acompaña a personas con necesidades de accesibilidad y quién repone agua, café y folletos.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada informativa sobre el cáncer?: Empieza al menos 6 semanas antes. Reserva pronto el recinto y confirma a los ponentes; durante las últimas 2 semanas centra el trabajo en inscripciones, materiales, señalización y pruebas técnicas.
¿Cuándo debo cerrar las inscripciones?: Cierra las inscripciones entre 5 y 7 días antes de la jornada. Así puedes procesar las últimas bajas, preparar las tarjetas con nombres, ajustar el catering y enviar el programa definitivo.
¿Qué debe incluir el formulario de inscripción?: Incluye nombre, contacto, consentimiento y texto de privacidad, además de preferencias dietéticas y necesidades de accesibilidad. Evita solicitar información clínica: para una jornada informativa normalmente no hace falta.
¿Cuánto material informativo debo preparar?: Prepara al menos un folleto por persona inscrita y un pequeño margen para asistentes sin inscripción. Ten los folletos, formularios y materiales de seguimiento impresos como mínimo el día anterior.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.